Energía a través de Gmail con 21 trucos para ahorrar tiempo

Gmail es el servicio de correo electrónico más popular del mundo, pero algunas de sus mejores características se esconden a plena vista, desconocidas para la mayoría de los usuarios. A pesar de que Gmail brinda capacidades de búsqueda insuperables, excelente filtrado de spam y un montón de espacio de almacenamiento gratuito (10 GB en el último control), también ofrece mucho más, y siempre hay margen de mejora. Con un poco de know-how y algunos complementos clave, puede hacer que el servicio de correo web de Google salte a través de los aros de una manera que nunca creyó posible.

¿Cansado de la vista de conversación con hilos de Gmail? Apágalo. ¿Desea aprender atajos de teclado? Una ventana emergente emergente está integrada. ¿Y no sería bueno si pudieras guardar los archivos adjuntos directamente en tu cuenta de Dropbox? Lo suficientemente fácil, con la herramienta adecuada.

Esta guía ayudará a los principiantes y expertos de Gmail a obtener más del servicio. La mayoría de los consejos se basan en el uso de Gmail en un navegador web, pero asegúrese de ver la sección "Gmail desde el exterior en" para aprender a aprovechar Gmail al máximo, incluso cuando no se encuentre en su navegador.

Trabaja más inteligentemente, no más duro

1. Buscar archivos adjuntos grandes

Rápidamente encontramos mensajes que contienen la palabra "potencia" y 15MB de archivos adjuntos.

Gmail es conocido por sus capacidades de búsqueda robustas, y ahora es compatible con otro parámetro de búsqueda práctico: el tamaño del mensaje. Por lo tanto, si desea buscar, por ejemplo, todos los mensajes de correo electrónico que tienen archivos adjuntos de más de 10 MB, simplemente debe buscar tamaño: 10 m . Y puede emparejar eso con el modificador "older_than" para búsquedas como size: 10m older_than: 6m (para obtener todo el correo electrónico de más de 10MB y más de seis meses).

2. Trabajar sin conexión

¿Trabajar en un avión sin Wi-Fi? ¿Vives en un área donde el acceso a Internet es lento o irregular? De cualquier forma, instala Gmail sin conexión. Con él, puede leer, responder, redactar, buscar y archivar mensajes, que se enviarán o sincronizarán automáticamente la próxima vez que esté en línea. Solo una pega: requiere Google Chrome. Si usa otro navegador, no tiene suerte.

3. Tame respuestas desordenadas

Cuanto más tiempo recibe una conversación por correo electrónico (o "hilo"), más difícil se vuelve a través de esa desordenada y abarrotada explosión de texto. Esto se debe a que normalmente, cuando hace clic en Responder, Gmail cita el correo electrónico original completo y todas las respuestas posteriores. Afortunadamente, tiene una solución fácil: en el mensaje del remitente, seleccione el texto exacto al que está respondiendo, por así decirlo, el contenido del mensaje, y luego haga clic en Responder. Ahora, cuando Gmail crea la respuesta, solo incluirá el texto resaltado. Traducción: mucho menos lío.

4. Desactivar la vista de conversación

Si desea una apariencia de bandeja de entrada más tradicional, desactive la vista de conversación.

Hablando de desordenado, algunas personas argumentan que la vista de conversación de Gmail (también conocida como enhebrado de mensajes) hace las cosas extremadamente, ya que agrupa mensajes juntos con el mismo tema. Si prefiere que sus mensajes se extiendan y, por lo tanto, sean más fáciles de navegar de un vistazo, diríjase a Configuración de Gmail (en la pestaña General) y seleccione Vista de conversación desactivada.

5. Métodos abreviados de teclado maestro

KeyRocket sugiere atajos de teclado para las acciones que ha realizado recientemente.

Manos fuera del mouse. Puedes acelerar drásticamente tus operaciones de Gmail aprendiendo varios atajos de teclado: R para responder, Ctrl-K para REPLACEar un enlace, Ctrl-Enter para enviar, y así sucesivamente. Para obtener una lista completa de accesos directos disponibles, presione Mayúsculas? mientras visualiza su bandeja de entrada de Gmail. Google también tiene una página web que enumera todos los accesos directos de Gmail. Y si eres un usuario de Chrome, puedes aprender atajos mucho más rápido instalando KeyRocket para el complemento de Gmail, que te enseña mientras trabajas.

6. Haga que los mensajes importantes sobresalgan en la parte superior

Correo electrónico del trabajo, amigos, familiares importantes. Correo electrónico de tiendas, Facebook y personas que no conoces, menos importante. La función Prioridad de la bandeja de entrada de Gmail puede priorizar su correo para que las cosas importantes aparezcan en la parte superior, donde es menos probable que se pierdan en la reproducción aleatoria. Para habilitar la función, vaya a Configuración, haga clic en la pestaña Bandeja de entrada y elija Bandeja de entrada prioritaria en el selector Tipo de bandeja de entrada. Esta característica puede ser un poco difícil de entender, así que lea la descripción general de la Bandeja de entrada prioritaria de Google si necesita ayuda.

7. Restaure los botones de la escuela anterior Los botones

sin etiquetas de texto pueden ser confusos. Afortunadamente, Gmail te permite restaurarlos.

Hace un tiempo, Gmail reemplazó la mayoría de sus botones-Archive, Delete, Spam, etc. -con iconos que algunos usuarios encuentran crípticos, o al menos más difíciles de reconocer de un vistazo. Si prefiere tener botones con texto en lugar de iconos, puede restaurarlos: solo vaya a Configuración> General, desplácese hacia abajo hasta Etiquetas de botón, y cambie la configuración a Texto.

Trae los complementos

8. Agregue un botón de repetición a su bandeja de entrada

¿No está listo para responder? Programe un recordatorio.

¿No puede atender un mensaje en particular ahora mismo? Incluso si lo marca como no leído, el correo electrónico más reciente lo empujará hacia abajo y desaparecerá de la vista. Lo que necesita es una forma de "posponer" ese mensaje, para que regrese a la parte superior de su bandeja de entrada en un momento designado. Dos excelentes opciones son Boomerang y Snooze Your Email. Ambos se integran con Gmail, agregando botones que hacen que sea sencillo establecer la demora durante un número específico de minutos o días. Boomerang funciona con Chrome y Firefox y cuesta $ 5 por mes; Posponer su correo electrónico es gratuito, pero solo funciona con Chrome.

9. Convierta el correo electrónico en tareas pendientes

Gmail tiene una lista de tareas incorporada, pero es un poco anémica, especialmente si desea acceder a esa lista en otro lugar. Si buscas algo más sólido, echa un vistazo a Astrid, un administrador de tareas basado en web gratuito que siempre se clasifica entre los favoritos de los usuarios. El nuevo add-on Remind Me para Google Chrome trae el servicio Astrid a Gmail: puede ver sus tareas actuales y, aún mejor, hacer clic en un botón para convertir un mensaje de correo electrónico en una nueva tarea.

10. Guarde automáticamente los archivos adjuntos de Gmail en su nube favorita

Guarde los archivos adjuntos de Gmail en cuatro servicios populares de almacenamiento en la nube.

¿Alguna vez deseó guardar los archivos adjuntos directamente, por ejemplo, en su cuenta de Dropbox? Attachments.me es un servicio gratuito que puede cargar archivos adjuntos de Gmail a Box, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Simplemente instale el complemento de su navegador (disponible para Chrome y Firefox) y luego vincule con uno o más de los servicios en la nube antes mencionados. Una vez hecho esto, indexa todos sus archivos adjuntos y luego los cataloga para facilitar su visualización y búsqueda. Con solo unos pocos clics, puede ver, descargar, compartir o archivar un archivo adjunto.

11. Dale a Gmail un cambio de imagen social

Conoces el ejercicio: recibes un mensaje de correo electrónico de LinkedIn, Twitter o similar, y luego tienes que hacer clic en un enlace dentro de ese mensaje para ver la conexión, enlace, actualización o lo que sea. PowerInbox incorpora todo eso dentro de Gmail, lo que le permite ver el contenido de varios mensajes de redes sociales directamente dentro de los mensajes. Este complemento de Chrome también le permite realizar ciertas acciones, como comentar sobre las actualizaciones de Facebook y aceptar solicitudes de contacto.

12. Haga que su bandeja de entrada sea "más inteligente"

Smartr Inbox trae una barra lateral similar a Xobni a Gmail.

Los expatriados de Outlook pueden tener buenos recuerdos de Xobni, una especie de libreta de direcciones con esteroides. Smartr Inbox para Gmail brinda esa misma bondad a su correo web, empaque la información de contacto, las actualizaciones de redes sociales, los historiales de mensajes y los contactos relacionados en una atractiva barra lateral que puede ver u ocultar según sea necesario. Está disponible para Chrome, Firefox y Safari, y es una de esas herramientas que rápidamente descubrirás que no puedes vivir sin ella.

13. Mantenga los mensajes marcados fuera de su bandeja de entrada

Mantenga el correo electrónico no esencial fuera de su bandeja de entrada con PhilterIt.

Admítelo: la mitad del desorden en su bandeja de entrada proviene de tiendas, redes sociales y otras fuentes de "marca". PhilterIt for Chrome "filtra" todo ese material de su bandeja de entrada, relegándolo a una barra lateral de Gmail repleta de iconos donde puede revisarlo más adelante, según le convenga. Es una manera rápida y fácil de eliminar el desorden de la bandeja de entrada, mientras se mantienen las cosas que tal vez quiera ver.

14. Agregue archivos adjuntos de servicios que no sean Google Drive

Si usted es un usuario de Gmail, usted sabe lo fácil que es adjuntar archivos desde su Google Drive. Pero, ¿y si quieres adjuntar algo de Box, Dropbox, Evernote, Facebook o Flickr? Cloudy para Chrome le permite adjuntar archivos de esos servicios y otros hangouts en la nube. Simplemente haga clic en el botón Adjuntar mientras redacta un nuevo mensaje, y luego elija un servicio en la nube o una red social. Incluso puede adjuntar múltiples elementos de múltiples servicios.

Proviene del laboratorio

15. Responder al correo electrónico más rápido con las respuestas enlatadas

Las respuestas enlatadas te permiten REPLACEar rápidamente texto repetitivo en el correo electrónico.

¿Sueles escribir las mismas respuestas una y otra vez? Labs característica Respuestas guardadas puede ahorrarle tiempo, siempre que mantenga los mensajes cortos. Después de habilitarlo, solo redacte o responda a un mensaje, haga clic en la flecha Más opciones, pase el mouse sobre Respuestas almacenadas y elija la que desee. También puedes crear nuevos según sea necesario. No es la adición más elegante a Gmail, pero definitivamente es muy práctica.

16. Ver mensajes sin hacer clic en

¿Alguna vez deseó que Gmail tuviera un panel de vista previa? Puedes darle uno.

Gmail no tiene una opción de panel de vista previa, lo que significa que tienes que hacer clic en el correo electrónico que quieras leer y luego volver a la bandeja de entrada y hacer clic en otro, un proceso lento y lento. Afortunadamente, Labs presenta Message Sneak Peek simplifica las cosas un poco: simplemente haga clic derecho en cualquier mensaje para ver de inmediato su contenido en una ventana de vista previa. Mejor aún, habilite Panel de vista previa, que le ofrece una ventana de vista previa de buena fe junto a su bandeja de entrada.

17. Marque los mensajes como leídos con un clic menos

A veces, los mejores ahorros de tiempo son los más simples. Si ha utilizado, por ejemplo, Message Sneak Peek para mirar un mensaje de correo electrónico y ahora desea marcarlo como leído sin hacer clic en el menú Más, habilite Labs feature Mark as Read button. Después de seleccionar uno o más mensajes, verá ese botón en su barra de herramientas. Un clic y listo.

Gmail desde el exterior en

18. Configure activadores inteligentes

Doble Gmail a su voluntad con la ayuda de IFTTT.com.

¿No sería genial si Gmail pudiera notificarlo a través de un teléfono inteligente cada vez que ingrese un correo electrónico marcado como "urgente"? ¿O si pudiera guardar automáticamente los mensajes destacados en su cuenta de Evernote? Esas son solo algunas de las "recetas" disponibles en If This Then That's Gmail Channel, que también te permite crear tus propios disparadores para que Gmail haga todo tipo de cosas geniales.

19. Agregue marcadores de Gmail específicos a su navegador

Agregue un acceso directo de Redacción a su navegador.

Cuando desee redactar un nuevo mensaje de correo electrónico, conozca el ejercicio: abra Gmail y luego haga clic en el botón Redactar. Pero puede guardar un paso agregando un marcador a la barra de favoritos de su navegador, y no solo para Compose, sino también para elementos como Starred, Sent Mail e incluso etiquetas específicas. Simplemente haga clic en la opción deseada en su navegador y luego cree un nuevo marcador arrastrando la URL en la barra de direcciones del navegador hacia la barra de favoritos del navegador. Ahora tiene acceso con un solo clic a sus funciones favoritas de Gmail.

20. Cambiar a buzón para iOS

¿Desea usar la nueva aplicación Buzón de correo? Paciencia.

Aunque todavía está en versión beta, Mailbox para iOS está surgiendo rápidamente como la aplicación preferida para usar Gmail en tu iPhone. Entre otras características, te permite "posponer" los mensajes para más tarde (al igual que la sugerencia n. ° 8, arriba). Y definitivamente promueve la filosofía de "bandeja de entrada cero" para simplificar su correo electrónico. Lo mejor de todo es que es gratis, aunque probablemente tengas que esperar en la cola para obtenerlo.

21. Agregue cifrado PGP a su correo electrónico de Gmail

¿Preocupado por la seguridad del correo electrónico? Debería ser: Webmail, en particular, tiende a ser bastante inseguro, como lo demuestra cualquier cantidad de piratas informáticos recientes de alto perfil. Mailvelope (en versión beta para Chrome y Firefox) le permite intercambiar correos electrónicos cifrados a través del cifrado OpenPGP. Puede generar sus propias claves públicas y privadas, y luego simplemente haga clic en un pequeño ícono de candado para asegurarse de que su correo atraviese una protección de trabajo pesado.