Cómo crear y administrar reglas en Outlook 365 webmail

Administrar correos electrónicos es una tarea ardua. Desde responder a los correos electrónicos a tiempo y agregar recordatorios a los correos electrónicos esenciales, hay muchas cosas que compiten por nuestra atención. Además, una horda de correos electrónicos no deseados llenos de la bandeja de entrada se suma al dolor de cabeza. Al final, un buzón no organizado hace que sea difícil encontrar correos electrónicos importantes.

Sí, la administración del correo electrónico es un negocio difícil, pero afortunadamente, se puede simplificar mediante reglas. Outlook 365 Webmail admite una variedad de reglas que le permiten reenviar correos electrónicos a una carpeta en particular. Puede eliminar inmediatamente los correos electrónicos de un remitente específico. Suena bien, ¿verdad?

Antes de comenzar, repasemos rápidamente cómo funcionan las reglas de correo electrónico.

Cómo funcionan las reglas

Las reglas son la forma de lograr una bandeja de entrada limpia y organizada. Una regla típica consiste en un desencadenante, una acción y una excepción. Una vez que se activa la regla, activa una acción como eliminar el correo electrónico, agregarlo a una carpeta o reenviarlo a otra cuenta.

Cuando se trata de reglas, Outlook 365 tiene muchas opciones, tanto acciones como condiciones. Puede hacer coincidir el tema o seleccionar una dirección en particular o elegir manualmente el nombre de un remitente.

Y la mejor parte es que puede agregar tantas condiciones como desee. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar las condiciones adecuadas.

Lo mismo ocurre con las acciones: las opciones son muchas. Por lo tanto, ¡todo lo que tiene que hacer es establecer la regla, seleccionar la condición para procesar más reglas y luego bingo!

Ahora que hemos establecido cómo funcionan las reglas, veamos cómo crearlas.

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Cómo crear reglas en Outlook 365

Paso 1: Abra Outlook y haga clic en el icono de Configuración en la esquina superior derecha. A continuación, haga clic en Ver todas las configuraciones de Outlook en la parte inferior.

Paso 2: Seleccione Correo electrónico en el panel izquierdo y luego elija Reglas. Ahora, toque la opción Agregar nuevas reglas y asigne un nombre a su nueva regla.

Si selecciona las condiciones de Personas, deberá ingresar las direcciones correctas. En cuanto a los temas, deberá agregar las palabras clave exactas.

Paso 3: una vez que haya enfocado la condición, es hora de agregar la acción. La acción constituye lo que le gustaría hacer con los correos electrónicos que coinciden con las condiciones anteriores.

En este momento, el correo web de Outlook 365 le permite reenviar, eliminar, anclar correos electrónicos, entre muchos otros.

Paso 4: ¿Desea que la regla de correo electrónico no se active a veces? En caso afirmativo, haga clic en Agregar una excepción e ingrese la condición requerida.

Luego, haga clic en Guardar. Allí, ha creado una regla de correo electrónico.

Nota: A diferencia de otros clientes de correo electrónico como Gmail, se aplica una nueva regla de correo electrónico a los mensajes recibidos después de que se crea la regla. No funcionará en mensajes antiguos.

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¿Cuándo usar dejar de procesar más reglas?

Debe haber notado la casilla de verificación Dejar de procesar más reglas al crear reglas. Esa opción se aplica si tiene varias reglas en su bandeja de entrada que podrían aplicarse a un solo mensaje.

Por ejemplo, supongamos que tiene una regla A que mueve todos los boletines de a una carpeta llamada GT NL, y otra regla B que reenvía todos los correos electrónicos con la palabra clave 'Android' a su cuenta de correo electrónico secundaria.

En este escenario, no querrá que la Regla B se ejecute después de que la Regla A se ejecute con éxito. Ahí es cuando aparece la opción Dejar de procesar más reglas. Una vez que cumple una condición específica, detiene la ejecución de más reglas.

Para eso, debe asegurarse de que la prioridad de las reglas se establezca en consecuencia, lo que veremos en el siguiente punto.

Edición y administración de reglas en Outlook 365

En Outlook 365, las reglas se ejecutan según el orden en la tabla. Afortunadamente, el pedido no es permanente y puede cambiar la prioridad.

Para hacer eso, haga clic en las flechas arriba y abajo. Para editar una regla, haga clic en el icono Editar y realice sus cambios. ¡No olvides salvarlos!

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1. Barrido de correos electrónicos

Barrido es otra forma de una bandeja de entrada más limpia. Al igual que las Reglas, esta le permite eliminar automáticamente todo el correo electrónico de un remitente en particular.

No simplemente elimina los correos electrónicos. Puede elegir eliminar los correos electrónicos o conservar el último correo electrónico de la cadena.

Barrer un correo electrónico es muy fácil. Simplemente abra el correo que le molesta y toque el icono de barrido en la parte superior.

A continuación, seleccione las opciones del menú desplegable. El segundo es el mejor, ya que crea una regla automáticamente. Una vez hecho esto, presione Guardar.

Nota: Opción de barrido en las carpetas Elementos enviados, Borradores, Correo no deseado y Elementos eliminados.

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2. Bloquear remitentes y dominios

Además de lo anterior, puede bloquear ciertos remitentes y dominios por completo. Simplemente dirígete a la sección de correo no deseado, haz clic en Agregar e ingresa las direcciones de correo electrónico o el nombre de dominio.

Al mismo tiempo, también puede agregar remitentes y dominios seguros. Esta opción asegura que los correos electrónicos importantes (o correos electrónicos de personas importantes) no terminen en la carpeta de la papelera.

Simplemente toque Agregar y agregue el nombre de dominio o las direcciones de correo electrónico.

¡Hola, Bandeja de entrada más inteligente!

Bueno, así es como puede crear y administrar reglas, y mantener su bandeja de entrada limpia de todo el desorden sin sentido. Después de todo, no podemos permitirnos perder los correos electrónicos importantes, ¿verdad?

Si está utilizando reglas interesantes que desea compartir, mencionelas en la sección de comentarios a continuación.

Siguiente: ¿Desea deshacerse de los boletines no deseados de su buzón? La siguiente publicación le mostrará cómo hacerlo.