Cómo crear reglas basadas en asuntos de correo electrónico en Outlook 2013

¿Utiliza MS Outlook como cliente de correo electrónico de escritorio? ¿Y lo usa solo para enviar y recibir correos electrónicos? ¿Sabía que podría darle otros usos como organizar listas de tareas y recordatorios de tareas?

Bueno, hago mucho más con el mío. Lo uso como un contestador automático de correo electrónico, como una herramienta para organizar mis correos electrónicos y mucho más. Uno de mis favoritos es usar MS Outlook para realizar encuestas. El cliente puede ordenar bella y automáticamente las estadísticas de la encuesta por correo electrónico. En realidad, el truco necesario para hacer esto se puede aplicar en muchos otros casos. Estamos hablando de crear reglas para correos electrónicos basados ​​en sus líneas de asunto.

Continuemos con el ejemplo de la encuesta. Digamos que está en una organización y se supone que debe enviar una invitación a un evento masivo a los empleados mientras recopila datos de cuántos desean asistir. Es fácil, simplemente agregue un botón de votación y solicite a los destinatarios que respondan Sí o No haciendo clic en el botón de votación.

Nota: Nuestro tutorial está basado en MS Outlook 2013. Sin embargo, la configuración también es aplicable a versiones anteriores. La única diferencia sería la interfaz de usuario.

Ahora, el problema es recolectar las estadísticas. ¿Va a desplazarse por su bandeja de entrada y contar cada respuesta y segregar los Sí y los No manualmente? Hay mejores formas; Te mostraremos uno.

Voy a enviar un correo electrónico con el asunto Emitir su voto y un botón de votación que se puede usar para responder con Sí o No. Haga clic en la opción Usar botones de votación para insertar los botones.

Antes de enviarlo, voy a configurar la herramienta para que esté lista para escuchar las respuestas y contar las estadísticas por sí solo. Esto es lo que necesito configurar.

Crear carpetas de estadísticas

Navegaría a mi Bandeja de entrada, en el panel izquierdo, haría clic derecho sobre él y crearía una nueva carpeta. Lo llamaría Votado Sí.

Del mismo modo, crearía otro llamado Votado No. El resultado se muestra en la imagen a continuación.

Crear reglas de escucha

Ahora, necesito crear reglas para que Outlook pueda aplicar reglas a los mensajes a medida que llegan y enviarlos a sus respectivas carpetas. Sigue los pasos para crear reglas.

Paso 1: navega a la pestaña Inicio. En la sección Mover, coloca el cursor sobre Reglas y luego haz clic en Administrar reglas y alertas.

Paso 2: Comience haciendo clic en Nueva regla.

Paso 3: en el Asistente de reglas, comience desde una regla en blanco seleccionando Aplicar reglas en los mensajes que recibo. Haga clic en Siguiente

Paso 4: selecciona una condición. La mejor manera es ir con palabras específicas en el tema. Puedes elegir tener más condiciones.

Paso 5: en el panel inferior de la misma ventana, haga clic en palabras específicas. Agregue una cadena de búsqueda como Sí: emitir su voto. Haga clic en Siguiente

Paso 6: selecciona una acción. La intención deseada con una respuesta entrante es moverla a una carpeta específica.

Paso 7: en el panel inferior de la misma ventana, haga clic en especificado. Ahora seleccione la carpeta Votado Sí y haga clic en Aceptar.

Paso 8: Vuelve al Asistente de reglas, haz clic en Finalizar. Siga los pasos 2 a 7 nuevamente. Esta vez con la cadena de búsqueda (Paso 5) como No: emita su voto y carpeta (Paso 7) como Votado No.

Eso es. Regrese al correo electrónico que está en borrador, agregue su lista de destinatarios y envíe. Una vez que las respuestas hayan llegado, solo verifique el conteo en cada carpeta.

Nota: Como se mencionó anteriormente, la regla se basa en el asunto del correo electrónico. La respuesta antepondrá la respuesta votada a la línea de asunto. Y, por lo tanto, las reglas están alineadas de esa manera. Con las opciones de votación que usa, sus reglas variarán.

¿Suena interesante? ¿Eso también significa mucho trabajo reducido? Pruébelo y díganos qué tan bien funcionó.