Showdown de conferencia web: ¿Cuál es el mejor software para reuniones en línea?

Se ha convertido en una máxima de la vida empresarial moderna: su reunión más importante del año no tendrá lugar en una sala de conferencias, sino en línea con todos los asistentes viendo una pantalla de la computadora común.

Es impersonal. Está desapegado. Y a menudo es bastante molesto. Simplemente unirse a la reunión web a veces puede ser un problema. Pero si últimamente no ha consultado estos servicios en línea, es posible que le sorprenda lo mucho que han mejorado, o su amplia gama de precios y características. Si está buscando compartir pantallas simples para producir un mazo de PowerPoint, o una pizarra y herramientas de colaboración para una interacción más profunda, es probable que haya una aplicación web que se ajuste a sus necesidades y a su presupuesto.

Mientras que algunos de estos-WebEx, para ejemplo: han existido durante varios años, los proveedores de la nube se actualizan constantemente. Probamos cuatro servicios centrados en pequeñas empresas que pueden ayudar con varios tipos de reuniones y, en general, nos impresionaron sus niveles actuales de delicadeza.

MeetingBurner

A veces solo necesita una reunión rápida para ponerse al día con el equipo. Si no necesita muchos detalles, la versión gratuita de MeetingBurner (Mac o PC) para hasta 15 participantes incluye compartir pantalla y una línea telefónica.

Basado en Flash y Java, MeetingBurner solo toma unos pocos minutos para configurar, después de lo cual usted como organizador obtiene un tablero desde el que puede ajustar la configuración (no hay demasiados), programar una reunión, o simplemente iniciar una inmediatamente. El servicio le brinda una URL personalizada (yourname.meetingburner.com) y un número de teléfono para compartir con los participantes.

Una URL de MeetingBurner le permite compartir su pantalla.

Comienza ejecutando un applet de Java eso crea una pequeña ventana de control donde puede especificar si desea compartir la pantalla completa, una aplicación o una región personalizada. Es una lástima que los participantes vean un rectángulo gris en el área cubierta por la ventana de control, pero al menos pueden mover la ventana para que no oculte información importante.

Si comparten la pantalla completa, los participantes pueden ver una barra de navegación con información sobre usted en función de su configuración, el nombre de su reunión, el número de acceso telefónico y una ventana de chat (si ha autorizado uno). También obtiene una lista de participantes, y MeetingBurner le permite hacer que cualquiera de ellos sea el presentador, aunque esa persona debe descargar y ejecutar el applet para compartir la pantalla.

¿Inconvenientes? La interfaz de MeetingBurner es abarrotada y no siempre intuitiva.

Más importante aún, la versión gratuita no le permite grabar los procedimientos. Para grabar una reunión y compartir esa grabación, debe suscribirse al MeetingBurner Pro de $ 40 por mes (hasta 50 participantes) o la edición Premier de $ 100 por mes, que admite hasta 1000 usuarios y agrega análisis a la mix.

Citrix GoToMeeting

El enfoque de Citrix GoToMeeting es elegante y con todas las funciones. Una vez que haya instalado el software, el organizador puede configurar una reunión con un solo clic en la aplicación: esto produce un pequeño panel de control con un número de reunión para distribuir a los invitados, quienes deben ingresar cuando visitan JoinGoToMeeting.com.

Los asistentes no ven la ventana del panel de control. Para el organizador, tiene botones para activar el uso compartido de pantallas, el uso de micrófonos o cámaras web y silenciarlos, designando a otro asistente como presentador (una vez que han instalado un pequeño applet) o convocando una pequeña paleta de herramientas de marcado (como un bolígrafo, marcador, o un resaltador). Sin embargo, las herramientas de marcado no alteran el documento.

Solo el presentador ve los controles de GoToMeeting.

En cuanto a la ventana de chat del panel de control con opciones de audio, GoToMeeting usa de forma predeterminada un altavoz y micrófono integrados en la computadora. pero puede optar por obtener una línea telefónica y un PIN de audio para usar con su número de reunión. Otro botón inicia una grabación, que puede guardar para la reproducción en GoToMeeting o Windows Media Player. También verá cuánto espacio queda para su grabación.

GoToMeeting le permite ocultar partes o todo el panel de control. Además, no es necesario que vaya a un sitio web para comenzar: la aplicación de escritorio lo tiene funcionando en segundos (aunque la configuración inicial del software lleva algunos minutos).

Los asistentes a la reunión de prueba se quejaron de que no era obvio que tenían que hacer clic en un botón para activar el uso del sistema de audio de su computadora (no probé la línea puente), pero de lo contrario informaron que la aplicación funcionaba como se anunciaba. Los participantes pueden elegir si usar la línea telefónica o la computadora.

GoToMeeting admite hasta 25 asistentes en Mac, PC, iPad, iPhone y dispositivos Android. Hay una versión de prueba gratuita, pero no gratuita: una cuenta de organizador que le permite mantener reuniones ilimitadas cuesta $ 49 por mes o $ 468 por año, y Citrix ofrece servicios más costosos para grandes multitudes, por ejemplo, para seminarios web. No es un mal negocio si lleva a cabo muchas reuniones donde la gente colabora en proyectos.

OmniJoin

Al momento de escribir este artículo, OmniJoin de Brother funciona solo en una PC con Windows XP o posterior. Si eso no es un impedimento, esta es una herramienta de conferencia web capaz y altamente personalizable. Lanzada desde su página de cuenta en OmniJoin, la aplicación crea una sala de reuniones personalizable. Esta interfaz toma prestado mucho de la estética del diseño de Microsoft Office, utilizando una cinta con pestañas para exponer la mayoría de las funciones. Desafortunadamente, esto también consume espacio, un inconveniente en la pantalla de una computadora portátil.

Brother promociona la calidad del audio y video. En nuestras pruebas, la calidad del video en una pequeña ventana fue realmente buena. Puede usar audio de PC o una línea telefónica (que puede marcar o tener que llamar) como parte del servicio.

OmniJoin se destaca por sus opciones de uso compartido.

Puede organizar los diversos paneles de la sala de reuniones. -como la alimentación de video, la lista de participantes y el espacio de trabajo-mediante el uso de diseños preestablecidos o personalizados. Una pestaña Reunión tiene botones para invitar a otros, grabar una reunión y salir y finalizar su reunión.

Pero la acción real tiene lugar en la pestaña Compartir. Puede compartir todo o parte de su escritorio, una presentación de PowerPoint, un documento, una pizarra, un archivo multimedia, una ventana del navegador web o incluso folletos u otros archivos. Puede abrir ventanas con contenido diferente en el área de espacio de trabajo y alternar entre ellas. También puede delegar tareas de presentador, otorgar acceso a otras personas a su escritorio, o solicitar acceso de control remoto al escritorio de un participante.

Encontré la configuración de audio confusa: la aplicación me instaló a configurar una línea de acceso telefónico, y solo al excavar descubrí que podías usar el sistema de audio de la computadora. Además, al escribir esto OmniJoin aún no había habilitado las grabaciones de la reunión. [Nota del editor : OmniJoin ha habilitado la posibilidad de grabar una reunión.]

El plan básico de OmniJoin para un solo organizador cuesta $ 49 por mes, admitiendo hasta 30 usuarios (pero solo hasta 12 secuencias de cámara web)), Video de 720p (los planes más costosos superan la calidad del video hasta 1080i) y reuniones ilimitadas. La compañía espera lanzar una versión para Mac este otoño, lo que convertirá a OmniJoin en un competidor más serio de la talla de WebEx.

Cisco WebEx

WebEx fue un pionero en conferencias web, y sigue siendo un competidor formidable. WebEx ofrece una gama completa de opciones de uso compartido: escritorio, aplicación, archivo y pizarra, así como también cámara web y audio de computadora o de línea telefónica. Puede invitar a los participantes por correo electrónico, llamada telefónica o mensaje de texto SMS y hacer un seguimiento con recordatorios desde la aplicación basada en el navegador, que, a diferencia de GoToMeeting de Citrix, no requiere preinstalar el software. Puede grabar reuniones y cargar los resultados en un espacio de reunión, al cual también puede cargar archivos relacionados.

Puede iniciar una reunión sobre la marcha o establecer una antes de tiempo, permitir a los participantes acceder a aplicaciones compartidas (para que puedan puede escribir en un documento de Word o en una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo) y designar a otro participante como presentador.

No se requiere preinstalación de software con WebEx.

Una buena característica de WebEx es que solo una pequeña tira de aparece cuando coloca el cursor en la parte superior de la pantalla, por lo que no oculta gran parte del contenido que está compartiendo.

WebEx ofrece un plan gratuito para reuniones con no más de tres personas, video de definición estándar y audio de computadora solamente. El plan gratuito no permite compartir aplicaciones, pero sí permite compartir su escritorio, documentos y pizarras. Incluye 250 MB de almacenamiento para espacio de reuniones.

El plan pago más barato cuesta $ 24 por mes por host. Esto incluye reuniones con hasta ocho participantes; video de alta definición; y computadora, llamada de peaje o audio de llamada opcional Call Me sin cargo. También obtiene uso compartido de aplicaciones y control remoto, más 1GB de almacenamiento. Un plan de $ 49 por mes permite hasta 25 participantes en la reunión.

Las diversas ofertas de planes de WebEx, su hábil interfaz de usuario y sus características robustas hacen que valga la pena considerarlas para cualquier empresa seria que trabaje en un entorno colaborativo en línea.

En general, si está buscando un regalo de promoción para reunir a algunas personas, Meeting Burner o WebEx harán el trabajo. Sin embargo, WebEx tiene más en la tienda si necesita pasar a una reunión más grande más tarde. Además, no se requiere preinstalación, su precio para un grupo pequeño es mejor que el de GoToMeeting y, a diferencia de OmniJoin, sirve a usuarios que no son de Windows.

[Nota del editor , 15 de octubre de 2012: Artículo actualizado para reflejar que las reuniones de Omnijoin ahora se pueden registrar.]