Ahorre tiempo y dinero con las herramientas de reuniones en línea

Si usted es como yo, probablemente odie asistir a reuniones de negocios. Pero han surgido varias herramientas útiles basadas en Internet que pueden ayudar a los grupos de trabajo a programarlas y ejecutarlas de manera más efectiva. Todas las herramientas aquí funcionan dentro de los navegadores web más populares, y la mayoría de ellas están disponibles de forma gratuita o con tarifas mensuales bastante bajas. El desafío es comprender qué herramienta se adapta a una situación en particular, ya que no todas las reuniones se realizan en las mismas circunstancias.

Sincronizar varios calendarios

Sin duda, las situaciones más comunes son aquellas en las que desea sincronizar un calendario común, como entre la PDA de alguien y su escritorio de Microsoft Outlook, o entre el calendario de un jefe y el de un asistente. Muchos servicios pueden facilitar el intercambio de calendarios entre los miembros del equipo de trabajo (o incluso entre familiares o amigos). Tanto Google Calendar como Yahoo Calendar ofrecen sincronización de calendario gratuita, y muchos otros productos, incluidos Calgoo's Connect, AppleMe y iTunes para sus computadoras y iPhones, NuevaSync y SugarSync, funcionan con ambos servicios. BusySync y Spanning Sync también pueden sincronizar los calendarios iCal de Apple con Google Calendar.

Pero estos servicios de sincronización no siempre funcionan correctamente. Parte del problema es que la mayoría de los calendarios y productos de programación en línea utilizan el correo electrónico para notificar eventos e invitaciones, y es difícil para varios programas de calendario reconocer o actuar sobre dichos mensajes de manera consistente. Otro problema es que si recibe un correo electrónico del programa de calendario con una URL incrustada, su servicio antispam corporativo podría bloquearlo. Y en otra situación, dos personas en dos servidores diferentes de Microsoft Exchange podrían programar una reunión común: es posible conectar ambos calendarios de Exchange para que se sincronicen con la misma cuenta de Google Calendar, pero puede ser complicado. Una posible solución para ese último problema es utilizar MailShadow de Cemaphore para Google Apps para sincronizar los servidores de Exchange con Google Calendar; el software cuesta $ 60 por cuenta de correo electrónico por año.

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Una cosa que tanto Google Calendar como Yahoo Calendar son geniales es enviar recordatorios por correo electrónico sobre recurrentes reuniones a una colección de direcciones. Siempre que haya ingresado las direcciones correctas, esta función funciona bien.

Permitir que los clientes configuren las citas

El panel de TimeDriver le muestra el estado de sus diversas citas.

¿Qué sucede si quiere a sus clientes o cualquier otra persona? no empleado por su empresa para reservar su tiempo directamente? En el pasado, las secretarias de citas estarían a cargo del calendario del jefe y establecerían las reuniones con lápiz y papel. Ahora puede señalar a los clientes y colegas externos a los sitios web del programador de citas de autoservicio, como HourTown o TimeDriver. Estos sitios pueden mostrar los horarios libres y ocupados de su personal, así como el "inventario" de tiempo restante disponible para las citas. También envían notificaciones por correo electrónico y no requieren ningún software especial más allá de un navegador web para confirmar la cita. Puedes ajustar fácilmente el horario cuando salgas de la ciudad o no estés disponible, también. Ambos servicios están disponibles por un costo razonable: TimeDriver tiene una versión de prueba gratuita de 90 días y es de $ 30 por año a partir de entonces; HourTown ofrece tres planes diferentes, incluido uno gratuito que permite dos reservas mensuales.

Configurar un horario de reunión común o un horario de turno

En SetMeeting es relativamente fácil organizar una reunión entre participantes de diferentes compañías.

¿Qué tal una situación en la que desea organizar un horario de reunión común para personas procedentes de diferentes empresas? Un organizador de la reunión podría enviar una notificación por correo electrónico con una serie de posibles horarios abiertos, y pedirle a cada participante que marque cuál de esos momentos trabaja para ellos. Pero si alguna vez ha tratado de organizar este tipo de reunión, sabe cuán rápido puede ser enterrado en todas las respuestas por correo electrónico.

Los servicios gratuitos SetMeeting.com (de Meeting Agent) y Doodle son útiles a este respecto. La mayor debilidad de SetMeeting.com es que una vez que inicia el proceso, no le permite cambiar la ubicación de la reunión sin cancelar y comenzar de cero. Doodle, que es menos sofisticado y tiene menos funciones, es realmente más un dispositivo de votación para ayudarte a encontrar un momento común; pero puede resultarle atractivo si eso es todo lo que desea hacer.

Schedulefly incluso tiene una aplicación de Facebook, por lo que puede integrar su calendario de turnos allí.

Otra situación podría implicar, por ejemplo, un gran número de trabajadores por turnos o voluntarios cuyos horarios disponibles desea coordinar. Si bien esto no es realmente un problema de programación de reuniones, puede ser una tarea que consume tiempo si intenta abordarlo manualmente o intenta hacer arreglos a través de un montón de correo electrónico de ida y vuelta. Los servicios pagados Schedulefly y Shiftboard están diseñados para este fin. El primero fue desarrollado para el personal del restaurante, mientras que el segundo fue originalmente construido para el mercado de la salud. Ambos han expandido su enfoque desde entonces y pueden ejecutarse en cualquier navegador web. Schedulefly comienza en $ 20 por mes para hasta 19 usuarios; Shiftboard comienza en $ 50 por mes por cinco inicios de sesión únicos. Las tarifas aumentan para grupos más grandes. Schedulefly también tiene un complemento de Facebook, por lo que puede coordinar y anunciar tiempos de cambio allí.

Enviar alertas de viaje a colegas lejanos

La página principal de Tripit muestra sus próximos viajes y quién viajará cerca de su ciudad.

Un servicio bastante inusual es el ofrecido por Tripit.com. La idea detrás del sitio web es que usted publique sus arreglos de viaje y use sus funciones de redes sociales para contarles a sus asociados y amigos cuando sus viajes lo llevarán a su vecindario, o para saber cuándo estarán en el medio del bosque.. Por supuesto, establecer eso significa enviar más invitaciones a otra red social más y conseguir que la mayor cantidad de gente posible (o al menos las que quieres ver cara a cara) se unan a tu círculo de Tripit. Pero una vez que tenga su red de amigos, notificarles de su viaje es relativamente fácil: solo reenvía la confirmación por correo electrónico de su reserva de avión o hotel a una dirección especial ([email protected]), y el sitio automáticamente analizará la información en la confirmación, averigüe quién está viajando y publique su itinerario de viaje en su red. El servicio también es gratuito y puede integrarse con su red de LinkedIn para que no tenga que armar su red de notificaciones desde cero.

Como puede ver, todo tipo de servicios basados ​​en la Web pueden ayudarlo a programar y coordine sus reuniones en persona de manera más efectiva. ¡Ahora si alguien desarrollara un servicio que pudiera notificar a todos que está corriendo 10 minutos tarde para sus citas!