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Además de ser un enemigo letal de los árboles, el papel es el enemigo de la productividad de las empresas, de acuerdo con Adobe. El nuevo software de formato de documento portátil Acrobat XI Pro de Adobe tiene como objetivo hacerles un favor a ambas partes al facilitar el trabajo sin usar papel. Por supuesto, los árboles probablemente sean todos para esto, pero la implementación de Adobe de un flujo de trabajo sin papel puede no facilitar lo suficiente las empresas para cambiar sus formas.
La interfaz predeterminada de Acrobat XI Pro tiene el mismo aspecto que en la versión anterior, aunque ahora puede crear y guardar conjuntos de herramientas personalizados, exportarlos y distribuirlos en una empresa. También puede descargar conjuntos de herramientas personalizadas que otros hayan creado.
Mientras que la versión Pro, que contiene todas las características del programa, está disponible tanto para Mac como para Windows, la versión estándar que carece de ciertas características de alta gama está disponible para Windows solamente.
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La capacidad de firmar documentos digitalmente no es nueva, pero ahora puede solicitar, recibir y administrar firmas digitales utilizando el sitio web de EchoSign recientemente adquirido de Adobe. Cree su documento en Acrobat XI Pro, luego haga clic en el botón Firmar y luego envíe la firma. Acrobat XI Pro carga el documento en EchoSign.com y luego le indica que complete la transacción allí.
Puede enviar hasta cinco documentos por mes con una cuenta gratuita de EchoSign, o puede optar por tipos de cuenta que permiten un mayor número de usuarios y funciones adicionales, por ejemplo, marca corporativa en todos sus correos electrónicos. -que cuesta entre $ 15 por mes y $ 400 por mes.
Si ya ha iniciado sesión en EchoSign, simplemente ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario, seleccione un par de opciones (envíela por correo electrónico o envíela por fax a usted), y haga clic en Enviar. Ahora comienza el seguimiento y el reloj: el sitio web envía el documento a su destinatario y un correo electrónico que informa que se ha enviado, y luego le envía un correo electrónico cuando el destinatario firma o rechaza el documento. Los destinatarios no necesitan tener cuentas de EchoSign; solo tienen que hacer clic en el enlace del correo electrónico enviado por el sistema. Puede ver cuándo se enviaron los documentos y el tiempo promedio que tardó en volver a recibirlos.
El correo electrónico que el sistema envía contiene un enlace general y un enlace para usuarios de dispositivos móviles. Lamentablemente, el enlace para dispositivos móviles me llevó a una página web con una imagen de mi documento que se había comprimido tanto que no podía leer ningún texto del cuerpo, ya sea en mi teléfono inteligente con Android o en mi tableta Google Nexus 7 con Android. La página también contenía enlaces que me permitían descargar el PDF original, y el PDF era bastante legible en la versión móvil de Acrobat Reader, pero no pude firmar allí mis documentos; Tuve que regresar a la página web para firmar el documento. Puede firmar y reenviar documentos digitalmente en la aplicación móvil EchoSign de Adobe, pero solo está disponible para iOS, no para Android.
Además, no necesita Acrobat XI Pro para usar EchoSign. Puede cargar documentos creados con Microsoft Word, versiones anteriores de Acrobat u otras aplicaciones en el sitio web de EchoSign. La integración de Acrobat XI Pro y EchoSign agrega una comodidad mínima; no puede enviar algo a la firma directamente de Acrobat XI Pro.
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Para mejorar la creación de formularios de Acrobat, Adobe adoptó un enfoque diferente. Acrobat XI Pro viene incluido con FormsCentral, una aplicación de escritorio separada que interactúa con el sitio web FormsCentral.com de Adobe. FormsCentral.com no es nuevo, pero su integración con Acrobat XI Pro, o mejor dicho, su integración con la aplicación FormsCentral. Acrobat tiene desde hace tiempo capacidades estelares de creación de formularios, pero solo para formularios en archivos PDF; ahora, con FormsCentral, puede crear formularios basados en la Web sofisticados y rastreables.
Puede crear formularios a la antigua usanza, permaneciendo en Acrobat XI Pro, pero Adobe lo dirige hacia FormsCentral. Puede elegir entre 50 plantillas de formulario preformateadas, o puede crear una desde un contenido existente o desde cero. Puede personalizar cualquiera de estas plantillas, por supuesto, y guardarla como propia para usarla en el futuro, y cuando haya terminado, puede publicarla en formato PDF o en la Web.
Las versiones anteriores de Acrobat le permitían crear formularios que interactuaban con Acrobat.com para recopilar y tabular respuestas de formularios, pero los formularios solo podían ser PDF. Con un formulario web, puede vincularlo a su formulario en FormsCentral.com, o puede incrustarlo en su propia página web o en una página de Facebook. Puede conectar una cuenta de PayPal para que también acepte pagos.
Pero la parte más interesante de FormsCentral son los datos que recibe. Puede ordenar y filtrar resultados de envío, agregar funciones básicas similares a Excel (como Suma, Promedio, Cuenta, Mín. Y Máx.), Y ver un informe de resumen rápido completo con gráficos de barras. Puede exportar datos de envíos en formato Excel o.csv para que pueda importarlos en un programa CRM u otra aplicación. Puede hacer campos obligatorios, como era de esperar, y requiere que los campos de entrada sean texto, números, moneda, porcentajes, fechas o direcciones de correo electrónico, pero a menos que use menús desplegables, no puede forzar el formateo (como guiones en lugar de paréntesis en los números de teléfono), lo que significa que es posible que deba realizar una limpieza de datos antes de importarlo a una base de datos.
Hay otras formas de producir y administrar formularios basados en la web, pero la mayoría, si no todos, tienen un precio. Algunos módulos del sistema de gestión de contenido del sitio web lo ofrecen, y algunos servicios web, por ejemplo, Jotform, también lo ofrecen. FormsCentral cuesta $ 15 al mes por el servicio básico, que incluye cinco formularios por mes y un máximo de 500 respuestas, o $ 144 por año por el servicio Plus, que permite un número ilimitado de formularios y un máximo de 5000 respuestas por formulario.
Pero como con EchoSign, no necesita Acrobat XI Pro para usar FormsCentral. Para el caso, tampoco necesita la aplicación FormsCentral, porque el sitio web de FormsCentral se ve y funciona exactamente igual que la aplicación.
Edición de archivos PDF
Admito que a menudo uso las capacidades de edición rudimentarias de Acrobat para modificar un PDF en lugar de desenterrando el documento original que utilicé para crearlo. Pero Acrobat XI Pro permite una capacidad de edición mucho mayor, por lo que puede que no tenga que volver a esos documentos originales, incluso para ediciones importantes.
Además de editar texto en una línea, como lo hacía antes, ahora puede agregar, mover y cambiar el tamaño de bloques de texto e imágenes, y puede cambiar los atributos de las fuentes. Acrobat XI Pro no tiene todos los ajustes de texto precisos de InDesign, pero tiene espaciado vertical y horizontal de líneas y espaciado básico de caracteres. Puede encontrar y reemplazar texto (pero la aplicación no le permitirá reemplazar todas las instancias de una sola vez, debe hacer clic en Reemplazar tantas veces como sea necesario).
En los documentos que creé de Word, los párrafos permanecieron juntos, pero en un documento que se había creado con Adobe InDesign, muchas de las líneas del documento se veían como elementos separados en Acrobat XI Pro, por lo que para reorganizar la página, tuve que mover y cambiar el tamaño de cada línea. Además, si mueve una imagen o bloque de texto a un lugar donde reside otro elemento, el elemento no se moverá; se superpondrán. Acrobat XI Pro tiene un comando Organizar para reenviar elementos o enviarlos hacia atrás, pero no tiene funciones de ajuste, por lo que debe cambiar el tamaño o mover el texto para que no oscurezca la imagen. Acrobat XI Pro no ofrece funciones de seguimiento para las nuevas funciones de edición.
Un nuevo asistente de acción lo ayuda a crear grupos de configuraciones estandarizadas. Puede usar estas configuraciones para muchas configuraciones diferentes en Acrobat, incluida la seguridad; guarde la acción en la barra de herramientas del lado derecho de Acrobat XI Pro, y luego cada vez que haga clic en el botón, la aplicación lo guiará a través de la configuración requerida. Puede exportar las acciones y distribuirlas en toda la organización.
Combinación de Acrobat XI Pro las capacidades se han mejorado, también. Ahora, no solo puede ver una vista previa de la mayoría de los documentos, puede reorganizarlos en una vista de icono escalable, ver cómo se ve cada página de cada documento, y puede establecer qué páginas de un documento se incluyen en el archivo final exportado. Ahora también puede transformar archivos PDF en presentaciones editables de Microsoft PowerPoint.
Línea inferior
Tomados en conjunto, Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign y FormsCentral tienen capacidades impresionantes, pero los enlaces para EchoSign y FormsCentral son solo eso: enlaces; ese es el alcance de su integración en Acrobat XI Pro. Son componentes separados con una integración mínima, y sospecho que tener que lidiar con tres componentes diferentes hará que el concepto de oficina sin papel se vea bien solo en … papel.
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