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Desde los albores de las computadoras personales ha habido predicciones de un futuro totalmente digital donde el papel era poco pero un recuerdo lejano. Décadas más tarde, parece que hemos avanzado hacia la "oficina sin papel", pero la visión utópica todavía está muy lejos.
Adobe, que compró la firma de firma digital Echosign en 2011, realizó un estudio para averiguar cómo las cosas están progresando en el camino hacia nuestro futuro de documentos totalmente digitales. El estudio se basa en datos recopilados de una encuesta en línea entre 1.051 gerentes de Estados Unidos que redactan, envían o firman contratos y acuerdos en pequeñas, medianas y grandes empresas.
El informe, "Papel: ¿una especie en peligro de extinción?" descubre algunos resultados interesantes. Un poco más de la mitad de los encuestados, el 51 por ciento, cree que el flujo de trabajo digital facilita la tarea de archivar y administrar documentos, y el 61 por ciento dice que trabajar digitalmente reduce los costos. Casi un tercio incluso siente que el flujo de trabajo digital les da una ventaja y les ayuda a ganar negocios.
Lo suficiente. Mirando la infografía de Adobe, esos números se están inclinando en la dirección correcta, aunque no tan fuertemente como podría esperar después de décadas de la promesa de una oficina sin papel. Entonces, llegamos a los contratos. Los resultados de la encuesta son casi unánimes (98
por ciento) que los contratos reales o documentos legales aún se hacen con papel, aunque casi tres cuartos piensan que la vida sería más fácil si los contratos se hicieran digitalmente.
Como analista y consultor independiente puedo responder por el hecho de que la mayoría de las empresas todavía confían en el papel. He estado en ambos lados de la división papel vs. digital, y puedo decir por experiencia que los contratos digitales son mucho más eficientes. Por ciento que los contratos reales o los documentos legales todavía se hacen usando papel, aunque casi tres cuartos piensan la vida sería más fácil si los contratos se hicieran digitalmente.
Normalmente, cuando acepto trabajar con un cliente, le envío un borrador de lenguaje para usar como contrato. Luego, el cliente rellena todos los detalles faltantes y devuelve el documento, generalmente en forma de archivo PDF. Luego debo imprimir el archivo PDF para poder firmarlo y escanear el documento firmado para poder devolverlo al cliente. Luego, el cliente debe imprimir mi versión firmada y firmarla ellos mismos para que puedan escanearla y devolverme el contrato completo. Es un proceso tedioso que desperdicia papel en ambos extremos.
También he trabajado con clientes que emplean una herramienta de firma digital. Recibí un correo electrónico con un enlace para "firmar" el documento. Firmé el contrato digitalmente, y terminamos y estábamos listos para hacer negocios. Sin comentarios, sin problemas, y sin papeles desperdiciados.
Los bancos son uno de los peores delincuentes. Cuando compré mi automóvil, y cuando compré mi casa, se usaron montones de papel. Incluso querían usar algo arcaico llamado máquina de fax (búscalo en Wikipedia). Firmé y firmé suficiente papel para derribar un pequeño bosque solo para completar las transacciones.
¿Oficina sin papel? Estamos avanzando lentamente hacia ese objetivo, pero estamos muy lejos de alcanzar el sueño utópico de la pirámide.
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