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Cuando los primeros respondedores en Georgia El EMS nacional basado en ir a trabajar, salva vidas. También producen una montaña de papeleo, todos los cuales deben ser gestionados con precisión y almacenados de forma segura durante un mínimo de siete años. El almacenamiento de todos estos documentos fue una tarea monumental, que requería que la empresa utilizara un gran almacén para almacenarlo todo. Y las horas de trabajo desperdiciadas en almacenarlo y manejarlo todo, y recuperar documentos según sea necesario, fue abrumador para el personal de la oficina de 12 personas.
Para controlar todo este papeleo, National EMS llamó Computer Troubleshooters NRD. Evaluamos la infraestructura actual de la empresa y obtuvimos una solución que simplifica el proceso de administración de toda esta documentación al mismo tiempo que cumple con los estrictos requisitos de la Ley de privacidad y portabilidad del seguro médico y otras regulaciones gubernamentales.
Sobrecarga de documentos
Hasta que llamaron nosotros, National EMS habíamos estado trabajando en archivadores y grandes archivadores. Se usó una sala de archivo con seis archivadores verticales para almacenar archivos, y cada dos meses esos armarios se llenaban. En ese momento, los archivos se trasladarían a un almacén de almacenamiento a largo plazo, donde permanecerían durante siete años. Mientras tanto, la empresa contrata mensajeros para recuperar documentos y entregarlos entre la oficina y el almacén.
Además, dado que la compañía trabaja con Medicare y Medicaid, tiene que hacer copias múltiples de documentos para usar en múltiples archivos. Unas pocas docenas de veces al día, los empleados tienen que sacar los archivos existentes del almacenamiento, lo que demora unos 15 minutos en levantarse, ir a la sala de archivos, buscar el archivo, extraerlo y regresar a su escritorio. Calculamos que estaban desperdiciando el equivalente a dos empleados de tiempo completo que tiraban archivos todos los días.
Elaboramos un plan para detener todo este papel y simplificar el flujo de trabajo de la empresa, reducir los costos laborales y mejorar la eficiencia.
Gestión de documentos más inteligente
En el centro de nuestra solución, implementamos Cabinet NG, un sistema de administración de documentos para ayudarlos a eliminar todo el papel mientras proporcionan un sistema seguro y controlado por auditorías que les permitirá cumplir más fácilmente con HIPAA y otras reglamentaciones. Instalamos un servidor para manejar esta carga, ya que la demanda será demasiado alta para el servidor existente de la compañía. Este nuevo servidor también desempeñará el papel de servidor de terminal para que los usuarios remotos puedan acceder al sistema sin experimentar retrasos.
Cabinet NG también tiene la capacidad de extraer información de su sistema existente, por lo que recomendamos las opciones de sincronizador y retriever para integrar en sus programas e infraestructura existentes. De esta forma, podrán obtener los archivos que necesitan para un cliente en particular que hayan instalado en su software de facturación sin tener que buscar ese cliente en GNC. Synchronizer permite una importación única o una sincronización continua de una base de datos existente, como la de su software de facturación. Retriever les permite vincular Cabinet NG a sus programas existentes o aplicaciones web para que cuando retiren a un cliente en ese programa recuperen los documentos en GNC. Esta es una gran ventaja porque les permitió integrar la administración de documentos en sus programas existentes sin actualizarlos o reemplazarlos.
También recomendamos que aprovechen las funciones de flujo de trabajo de GNC para automatizar algunas de sus tareas más comunes. Sin embargo, ahora se puede mover electrónicamente el papel alrededor de la oficina. El nuevo flujo de trabajo les permite realizar tareas importantes rápidamente, como enrutar todas las hojas de tiempo a un único administrador para su aprobación y mover carpetas completas a alguien específico para su revisión. Planes futuros de flujo de trabajo que incluyen la automatización de algunos de sus documentos y su enrutamiento automático a la persona que necesita aprobarlos o editarlos a continuación. Podremos crear alertas y condiciones para cualquier documento que necesiten.
Para mantener los costos de licencias bajo control, recomendamos una licencia Cabinet NG de 20 asientos con una combinación de usuarios nombrados y licencias concurrentes de usuarios. De esta forma, la licencia concurrente se puede asignar a múltiples usuarios, como aquellos que trabajan en diferentes turnos.
The Payoff
El beneficio más claro de nuestra solución es que National EMS podrá eliminar todo ese papel y los costos asociados con el almacenamiento. El cumplimiento con HIPAA y otras regulaciones será más fácil de mantener y más fácil de rastrear. Al reducir la cantidad de papel que producen, incluida la eliminación de las máquinas de copia de gran volumen que solían hacer copias múltiples para cada archivo, la empresa ahorrará aproximadamente $ 6,000 al año.
El SME nacional también recuperará aproximadamente 80 horas de trabajo por semana, ya que los empleados ya no necesitarán archivar y recuperar documentos en papel manualmente. Mientras tanto, las funciones de seguimiento electrónico en GNC mejorarán la responsabilidad del trabajador. Todos los documentos en papel que tienen ahora se pueden escanear y triturar. En los próximos años, la compañía podrá reutilizar gradualmente su espacio de almacenamiento a medida que los archivos existentes alcancen el período de almacenamiento requerido de siete años.
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