Consejos de Microsoft Excel para ahorrar tiempo y trabajar más rápido

Microsoft Excel es una gran herramienta que hace su tedioso trabajo de una manera fácil. Ya sea que se trate de tareas repetidas o de administrar los datos de una manera limpia, Excel lo hace bien. Hay muchas características de Excel que la mayoría de nosotros no conocemos. Conocer esos consejos y características ocultos nos ayuda a completar nuestro trabajo más rápido y ahorra mucho tiempo. Hoy, le dejaré saber algunos consejos de Excel para ahorrar tiempo y completar su trabajo más rápido, en su computadora con Windows.

Consejos de Excel para ahorrar tiempo

Podemos enfrentar pequeños problemas como la creación de múltiples líneas en una sola celda o imprimir varias hojas de trabajo en un solo papel. Seguimos diferentes técnicas para hacer esto, que puede no ser tan eficiente como quisiéramos. Este artículo le permitirá saber cómo realizar tales tareas de una manera fácil para ahorrar tiempo y así completar su trabajo de una manera más rápida.

1. Varias líneas en una celda

Al completar la hoja de Excel, a veces necesitamos tener mucha información en una sola celda. Por ejemplo, si desea escribir la dirección en una celda, entonces debe estar en varias líneas dentro de una celda. Luego, si presiona el botón "Enter " , el control se mueve a la celda siguiente, pero eso no es lo que queremos. Presione Alt + Intro para mover el cursor a la siguiente línea de la misma celda. Este sería el salvador para tener múltiples líneas en una sola celda.

2. Agregar valores de celda rápidamente

Si desea agregar valores o valores promedio de valores de celdas múltiples, no es necesario usar la fórmula. Para hacer estas cosas básicas, seleccione la celda, presione la tecla " Ctrl " y seleccione las celdas que desee. En la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la hoja de Excel, puede encontrar la suma, el promedio y otros valores calculados. Si desea ver otros valores, simplemente haga clic derecho en la barra de estado y seleccione el valor que desea ver.

Puede agregar valores como Mínimo, Máximo, Conteo Numérico (celdas seleccionadas que contienen los valores numéricos) y muchos más de esta manera.

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3. Crear plantillas de gráfico para reutilizar

Crear el mismo tipo de gráfico una y otra vez es realmente un trabajo repetitivo. Por ejemplo, si desea crear un gráfico para los datos de ventas de un mes entero, es mejor crear la plantilla del gráfico y usar la misma plantilla cada vez que quiera usar el gráfico. Para crear y reutilizar la plantilla de gráfico, siga estos pasos.

• Seleccione los datos requeridos e inserte el gráfico de forma regular.
• Dé formato como desee. Agregue o elimine líneas de cuadrícula, etiquetas de datos, líneas de tendencia y todo lo que desee.
• Después de formatear el gráfico como desee, seleccione el gráfico y haga clic en "Guardar como plantilla" en la pestaña Diseño.
• Ahora, guarde el tabla con la extensión ".ctrx". La ubicación predeterminada para guardar la plantilla de gráfico es C: Users Nombre de usuario AppData Roaming Microsoft Templates Charts y guarda la plantilla de gráfico en esta ubicación. Si es necesario, incluso puede elegir su destino.
• Ahora, para reutilizar la plantilla del gráfico, seleccione los datos más recientes y diríjase a la "inserción", en la sección "Gráficos", vaya a "O hay Gráficos" y " Todos los tipos de gráficos". Haga clic en Plantillas y seleccione la plantilla que desee. Esto crea el gráfico para los últimos datos seleccionados.

Al usar la plantilla del gráfico, ahorra mucho tiempo y no es necesario crear el gráfico como lo desea desde el principio.

4. Crear gráfico a partir de diferentes valores de celda

Podemos crear un gráfico a partir de valores de celda que no sean adyacentes. Como ya sabemos, podemos seleccionar valores presentes en varias celdas manteniendo presionada la tecla Ctrl , luego de la misma manera, seleccionar valores que no son las celdas adyacentes y luego insertar el gráfico. Por ejemplo, si tiene encabezados en la primera columna y valores en la cuarta columna, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione la primera columna y la cuarta columna, luego inserte el gráfico.

5. Use nombres en fórmulas para entender fácilmente

Tener un nombre siempre es fácil de reconocer. De la misma manera, tener un nombre para una celda particular o un rango de datos y usarlo en fórmulas es fácil de entender. Por ejemplo, la Comisión * B5 es fácil de entender que C2 * B5. Para hacerlo, seleccione la celda o rango de datos y en la pestaña "Fórmulas", haga clic en Definir nombre. Le pide que ingrese el nombre y verifique las celdas de referencia antes de ingresar el nombre y haga clic en "Aceptar".

Supongamos que he creado el nombre "Comisión" seleccionando una celda en particular, y cuando uso Comisión * B5 , se refiere al valor de la celda que se llamó Comisión.

Lectura: Haga el mejor uso de Name Box en Excel.

Nota: El nombre debe comenzar con un carácter y también puede comenzar con un guión bajo. No debería comenzar con un número, y no debería tener espacios.

Todos los nombres creados se pueden ver desde el Cuadro de nombres. Haga clic en la flecha desplegable en el cuadro de nombre, y muestra la lista de nombres creados. Seleccione el nombre y le llevará a esa región o área en particular en la hoja de trabajo.

Estas son algunas de las sugerencias de Microsoft Excel para ahorrar tiempo y ayudarle a completar sus tareas de manera fácil y rápida. Si tiene algo que agregar, por favor, comparta con nosotros a través de los comentarios.

Mañana, echaremos un vistazo a algunos consejos avanzados de Excel y algunos consejos en línea de Excel.