Asegúrese de que el correo electrónico general sea respondido

¿Cómo maneja su empresa el correo electrónico de consultas generales y de ventas? En muchas organizaciones, estos mensajes van a una cuenta de correo electrónico compartida, como [email protected]. Responder a ellos puede ser responsabilidad de cualquiera de los representantes de varias compañías.

¿Pero cómo se asegura de que su empresa maneje rápidamente todas las consultas enviadas a una dirección de correo electrónico compartida? En el acelerado mundo de los negocios de hoy en día, dejar que un correo electrónico permanezca demasiado tiempo sin respuesta puede significar la diferencia entre ganar un pedido de venta y perderlo. ¿Y cómo evita que varios empleados pierdan su tiempo (y le den al cliente una mala impresión de los procesos de su empresa) respondiendo la misma consulta?

Email Center Pro (ECP) puede ayudar. Es un nuevo servicio basado en la web para compartir mensajes de correo electrónico entre compañeros de trabajo, quienes pueden agregar comentarios a los mensajes y usar plantillas o colaborar para producir respuestas oportunas.

Dependiendo de cómo configure el sistema, compartir mensajes puede tener implicaciones de privacidad. Y ECP no está diseñado para reemplazar el correo electrónico de su empresa; funciona con su servicio existente para garantizar que su personal no deje caer la pelota en su correspondencia electrónica.

Puede evaluar ECP utilizando un plan gratuito respaldado por publicidad. Los planes pagos comienzan en $ 19 por mes.

Uso de Email Center Pro

Puede suscribirse a una cuenta de ECP en línea y crear uno o más buzones de correo electrónico en solo un par de minutos. ECP recomienda que canalice el correo al servicio configurando la recuperación POP desde un buzón específico (por ejemplo, [email protected]); pero, si lo prefiere, puede reenviar el correo a medida que ingresa, o simplemente dar su dirección de correo electrónico de ECP (aunque esto producirá una dirección de aspecto más torpe, como [email protected]).

Puede use el servicio para cuentas privadas, por supuesto, pero al hacerlo, el correo electrónico de ese individuo dejará de ser privado. Aún así, cuando los empleados se enferman o se van de vacaciones o de maternidad, usar ECP para manejar sus cuentas (quizás reenviando temporalmente sus mensajes a ECP) ​​puede ayudar a sus compañeros de trabajo a controlar el correo electrónico que de lo contrario languidecería hasta que los empleados ausentes regresaran..

Después de iniciar sesión en el servicio en línea de ECP, puede ver y buscar todos los mensajes de correo electrónico en las cuentas cubiertas, lo que representa un historial de comunicación con el cliente. Además, para crear un registro más completo, puede reenviar mensajes anteriores y mensajes pertinentes de cuentas individuales que no maneja el servicio.

ECP usa SpamAssassin como filtro antispam. El spam entrante no cuenta en contra de las cuotas de mensajes de correo electrónico mensuales más ajustadas del servicio.

Email Center Pro le permite asignar mensajes en un buzón compartido a empleados individuales para su seguimiento.

Un menú desplegable le permite asignar un nuevo mensaje a una persona específica para el seguimiento. También puede hacer arreglos para enviar notificaciones de mensajes nuevos, y puede hacer un seguimiento de las respuestas para ver cuánto tiempo ha quedado sin responder un correo electrónico o agregar notas a un hilo de correo electrónico con un cliente para compartir información con su equipo.

El editor incorporado le permite crear plantillas de mensaje personalizadas, reduciendo el tiempo requerido para crear una respuesta personalizada e introduciendo un grado de consistencia en las respuestas de su empresa.

Las carpetas inteligentes le permiten organizar su correo electrónico mediante el filtrado de criterios que especifique, por ejemplo, el asunto del mensaje o el correo electrónico asignado a usted para una respuesta. Estas carpetas le facilitan la visualización de los mensajes que considera más importantes.

¿Es Email Center Pro adecuado para usted?

ECP surgió de la necesidad del desarrollador de software de planificación empresarial Palo Alto Software para administrar mejor su propio correo electrónico. -correo. La compañía dice que debido a que ECP usa la infraestructura de Amazon Web Services, posee el mismo nivel de confiabilidad que la tienda de Amazon.com.

Un plan gratuito, respaldado por anuncios en pie de página de correo electrónico, proporciona 1 GB de almacenamiento, acepta 250 mensajes de correo electrónico no por correo por mes y tiene capacidad para cinco usuarios y dos buzones de correo. Los planes pagos sin publicidad comienzan en $ 19 por mes para 5 GB de almacenamiento, 2500 mensajes de correo electrónico mensualmente, usuarios ilimitados y cinco buzones de correo; estos planes también incluyen un servicio para realizar copias de seguridad de sus datos.

El plan más costoso cuesta $ 149 por mes para 30 GB de almacenamiento, 15,000 mensajes de correo electrónico mensualmente, comunicación SSL segura y usuarios y buzones de correo ilimitados.

ECP isn Es la única forma de administrar el correo electrónico compartido. Discutí una estrategia menos elegante (y menos costosa) en una columna anterior. Un sistema de venta de tickets de ayuda, como el servicio de asistencia de Cerberus, es otra opción. Sin embargo, ECP es fácil de usar y fácil de configurar junto con su sistema de correo electrónico existente.

La compañía también ha creado una promoción para lectores de PC World: ingresando pcworld08 en el cuadro de código durante el registro el plan Estándar ($ 19 / mes) le dará derecho a tres meses de servicio gratuito.

Richard Morochove es un consultor y escritor de TI. Envíele preguntas sobre el uso de tecnología en su pequeña o mediana empresa conectada a través del correo electrónico. PC World puede editar su consulta y no puede garantizar que se responderán todas las preguntas.