Cómo utilizar productivamente flash fill en microsoft excel

Ah, sí, Microsoft Excel. Esa herramienta que amamos odiar y odiamos amar. Si está trabajando en un trabajo donde innecesariamente tiene que trabajar en hojas de Excel durante todo el día, realmente lo siento por usted. Estuve en uno de esos trabajos hace años y es bueno sentarse ahora y mirarlo con indiferencia.

Sin embargo, si desea ser más productivo mientras usa funciones similares mientras usa Excel, permítame sugerirle que use Flash Fill.

Es como magia

Si nunca antes has usado Flash Fill, te parecerá mágico. Funciona según un principio simple de identificar patrones y llenar filas vacías con estos patrones. Veamos un ejemplo.

Dividiendo nombres

Tomemos una tarea simple de separar nombres, nombres e iniciales de empleados dentro de (y Albert Einstein) usando MS Excel. La columna B actualmente tiene nombres como los que normalmente encontraría en una base de datos. Columnas C en adelante es donde desea solo un (o más) elemento del nombre completo.

Entonces, todo lo que necesita hacer es escribir primero el nombre de la primera persona manualmente. Presiona Enter y en la siguiente celda, no escribas nada. En su lugar, haga clic en el menú Relleno y luego elija Relleno flash. Y voila, todos los otros nombres se autocompletarán solos.

Si no confías completamente en mí, aquí hay un video sin editar (convertido a GIF para una fácil visualización) para la siguiente columna.

Atajo de teclado

También hay un atajo de teclado para lograr lo mismo. Usando la misma hoja, llenas la primera celda manualmente como lo hicimos arriba y presionas Enter. Ahora, presione CTRL + E al mismo tiempo y Flash Fill completará automáticamente las celdas en blanco con los datos correspondientes.

Sin embargo, debe realizar una verificación cruzada si Flash Fill ha llenado los datos correctamente o no. En la columna de iniciales, vi que no lo estaba haciendo bien. Pero, cuando ingresé los datos de los dos primeros nombres (en lugar de uno), pude completar el resto sin ningún problema. Oye, todavía queda mucho tiempo ahorrado.

Nota: este método funciona siempre que la columna de entrada tenga el mismo formato en todo momento. Si hay alguna desviación, no reconocerá el patrón.

También funciona con números

Antes de que todos comiencen a asustarse, déjenme decir que también funciona bien con los números. Ya se trate de decimales con n números antes o después del punto decimal, o incluso fechas que deben segregarse en formato dd / mm / aa.

Otro video aquí (convertido a GIF nuevamente), que muestra que ingresé la información de las primeras celdas manualmente y Flash Fill pudo recoger el patrón y completar la información que falta a continuación de forma automática.

Evitar fórmulas complejas

La idea general de usar Flash Fill es evitar fórmulas complejas dentro de MS Excel. Si también puede pensar en otros escenarios, háganoslo saber en nuestros foros.