Cómo crear y usar una lista de distribución en ms outlook

¿Tiene grupos de contactos a quienes sigue enviando correos electrónicos y convocatorias de reunión? ¿Y vuelve a escribir cada dirección de correo cada vez que desea hacerlo? Ahora, si está utilizando MS Outlook como su cliente de correo electrónico y sigue haciendo lo mismo, se está perdiendo algo realmente genial.

Outlook le permite crear listas de distribución que no son más que subconjuntos de sus contactos o grupos personalizados como puede llamar. Entonces, la próxima vez que tenga un grupo de personas para enviar correos frecuentes, cree una lista de distribución como la que se explica a continuación.

Pasos para crear una lista de distribución

Antes de comenzar, le recomiendo (y asumo) que ya tiene la mayoría de los contactos agregados en su lista de Contactos. Eso solo te facilita las cosas.

Paso 1: haga clic en la pestaña Contactos en la parte inferior del panel izquierdo. Ahora, presione la pestaña Acciones en la cinta y siga a Nueva lista de distribución. Los amantes del teclado pueden encontrar Ctrl + Shift + L como una mejor opción.

Paso 2: aparece una nueva ventana con la pestaña Lista de distribución en el resaltado. Dé un nombre a su grupo y agregue miembros desde Seleccionar miembros en la sección Miembros.

Paso 3: haga doble clic en los nombres que desea agregar o selecciónelos y haga clic en el botón Miembros.

También puede usar el icono Agregar nuevo para agregar miembros que no están en su lista de contactos. Actualizar y eliminar contactos son opciones complementarias.

Paso 4: Una vez que haya agregado miembros, volverá a la ventana del Paso 2. Haga clic en Guardar y cerrar para comenzar a usar su primera lista de distribución.

Echa un vistazo a la imagen de arriba. He creado mi lista para algunos miembros de y este es el nombre que uso para agrupar todos los correos.

Nota: Siempre puede editar la lista navegando a Contactos> Seleccionar grupo y siguiendo los pasos 2 a 4 o según lo considere adecuado.

¿Cómo usar una lista de distribución?

Comience con un nuevo correo electrónico. Cree su mensaje y en el campo Para ingrese el nombre que le dio a su grupo. En mi caso es Guiding-Tech. Si escribe el nombre, verá que se pone en negrita y subrayado, lo que indica que Outlook ha reconocido la dirección. Si no es así, intente hacer Ctrl + K. Si aún no lo hace, ha arruinado el proceso y puede que tenga que volver al Paso 1.

Al hacer clic en el signo + se dividirá el nombre de la lista en direcciones de correo individuales (útil si desea eliminar excepciones a veces).

Conclusión

Esto no puede ser más sencillo si necesita enviar correos grupales de vez en cuando. Puede crear tantas listas como desee y utilizarlas para su flexibilidad. Una lista se puede tomar como un superconjunto o subconjunto de otra. Hay mucho más que entender y lo hará, una vez que comience a explorar la función.