La biblia de Validacion de Datos en Excel. ¡Listas desplegables, validación personalizada y más!
Tabla de contenido:
La mayoría de las personas, en la oficina y otros lugares de trabajo, mantienen hojas de Excel para realizar un seguimiento de ciertos registros y entradas de datos. A veces también necesitamos compartir libros de trabajo. Cualquiera que sea el caso, es muy difícil verificar las entradas y validar su corrección (especialmente, cuando hay un gran volumen de datos).
En lugar de preocuparse por los errores, sería una buena práctica crear el libro de trabajo o las hojas de tal manera que valide automáticamente las entradas y restrinja al usuario a realizar entradas incorrectas. Esto es exactamente lo que la herramienta de Validación de datos, en la pestaña Datos en MS Excel, le ayuda a hacer.
Y hoy veremos una de sus características donde puede crear un menú desplegable para cualquier celda, fila o columna y restringir la entrada de la celda a los datos de la lista. Esto también significa que el usuario nunca podrá cometer un error.
Pasos para crear una lista desplegable
Paso 1: Seleccione la celda, fila o columna en la que desea crear la lista de validación o la lista desplegable. En mi ejemplo, he seleccionado la columna no E. Entonces, el usuario tiene que ingresar valores a los que la columna E está restringida.
Paso 2: navegue a la pestaña Datos y busque la herramienta Validación de datos en la sección Herramientas de datos. Haga clic en este icono y seleccione Validación de datos para comenzar.
Paso 3: en la ventana emergente que aparece, seleccione Lista de la lista Permitir d rop ubicada en la pestaña Configuración.
Paso 4: A continuación, deberá ingresar la Fuente, es decir, los valores que forman parte de la lista o los valores que pueden seleccionarse o ingresarse. Puede ingresarlos directamente en el cuadro de texto Fuente (separados por comas).
Alternativamente, puede seleccionar un rango de celdas de la hoja actual en el libro y los valores de esas celdas se considerarán como la lista. Sin embargo, si desea utilizar esta opción, deberá preparar la lista incluso antes del Paso 1.
Nota: Mantener el menú desplegable en la celda marcado muestra el menú desplegable en el libro. De lo contrario, solo la validación funciona mientras el usuario tiene que escribir los valores.
Con esto, el menú desplegable está creado y listo para usar. El usuario puede seleccionar cualquier valor de la lista. Y la belleza es que reduce tanto esfuerzo para escribir manualmente.
Sin embargo, si un usuario intenta ingresar valores (escribiendo manualmente) que no forman parte de la lista de validación, se le mostrará un mensaje de error.
Conclusión
Este es solo uno de los métodos para validar las entradas de datos. La herramienta tiene aún más potencial de lo que puedas imaginar. Hablaremos sobre más de sus características en el futuro cercano. Luego, utilice el menú desplegable y cuéntenos sus experiencias.
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