Cómo crear carpetas inteligentes para ahorrar tiempo en tu Mac

Las carpetas inteligentes de Apple son búsquedas guardadas que aparecen como carpetas activas en su Mac. Una vez que los configura, su computadora actualiza las carpetas automáticamente. Apple incluye algunos ejemplos en el Finder, pero ese es solo un punto de partida. Con un poco de ayuda, puede usar Smart Folders para ahorrar tiempo y encontrar lo que desea en su Mac.

¿Dónde puede configurar carpetas inteligentes?

Las carpetas inteligentes funcionan en la mayoría de las aplicaciones en tu Mac. Los lugares más comunes en los que usa Smart Folders son Finder, Mail, iTunes y Contactos. Cualquier aplicación en su Mac que funcione con muchos elementos generalmente tiene una opción de Carpeta inteligente. Por ejemplo, el popular programa de administración de contraseñas 1Password admite Smart Folders. Los contactos los llamarán Grupos inteligentes en lugar de carpetas. Busque la opción "inteligente" en sus programas.

Primeros pasos: crear una carpeta inteligente en el Finder

En este ejemplo, usaré el Finder para encontrar todos los archivos.pdf en mi carpeta de Descargas. Buscar en el disco duro completo un.pdf puede traer muchos resultados. Esta carpeta me permite encontrar rápidamente lo que necesito. En la mayoría de los programas de Mac, la opción Carpeta inteligente está en el Nuevo menú. Cuando crea esa carpeta, abre una ventana de búsqueda.

Lo primero que debe decirle a su Mac es dónde buscar el elemento. Por defecto, busca en esta Mac. Si desea que busque una carpeta o volumen específico, cree su Carpeta inteligente cuando esté en esa carpeta. En este ejemplo, comencé en Descargas, así que elegiré esa opción

Luego, observe el ícono más justo debajo de la burbuja de búsqueda en el lado derecho de la ventana. Haga clic en el signo más para crear criterios de búsqueda.

El Finder te da dos opciones. La primera opción es qué tipo de atributo está buscando. El siguiente campo o campos son los detalles de ese atributo. En este ejemplo, queremos encontrar archivos basados ​​en el atributo kind. Los detalles específicos de ese tipo de archivo es un archivo PDF. Para esta carpeta inteligente, configuraremos Kind como PDF.

El Finder pone un menú desplegable a cada lado de la palabra Is. Puede buscar archivos con el nombre de PDF, pero eso significa que si nombra un archivo incorrecto, no aparecerá. La búsqueda por atributo le brinda mejores resultados.

Las carpetas inteligentes le permiten buscar en base a más de una opción. Si quiero encontrar un PDF grande reciente, puedo especificar el tamaño como un atributo. Después de hacer clic en el ícono más, obtengo más opciones de atributos.

En este ejemplo, elegiré Otro y obtendré una gran lista de cosas que puedo buscar. Afortunadamente, puedo buscar dentro de todas esas opciones.

Pondré Tamaño y el Buscador me mostrará todos los atributos de tamaño. Elegiré el tamaño del archivo. Si quiero ahorrar tiempo en el futuro, puedo elegir el menú In para que siempre lo vea como una opción sin tener que ir a otro.

Aquí pondré Tamaño de archivo y luego la selección es mayor que en el campo central. Para el tamaño, pondré 1 y luego seleccionaré MB, así que sé que son archivos PDF más grandes.

¿Necesita aún más campos para buscar? No olvides que puedes crear etiquetas en el Finder.

Las mejores ideas de carpetas inteligentes

Encuentra archivos grandes en tu disco duro

Si su Mac tiene una unidad de estado sólido, no tiene la capacidad de una unidad mecánica. Eventualmente, comenzará a quedarse sin espacio en el disco duro. Si necesita averiguar qué ocupa todo el espacio, cree una Carpeta inteligente de archivos grandes.

En el Finder, vaya a Archivo-> Nueva carpeta inteligente. Seleccione Tamaño de archivo en el primer menú desplegable. Luego, en el medio, la selección es mayor que. Para el campo final, configuré el mío en 1 GB. Eso encontrará todos los archivos de más de 1 gigabyte. Esas son probablemente imágenes de disco de las que puedo deshacerme. Archivos grandes es un nombre sugerido para esta carpeta inteligente.

¿Necesita ideas para liberar espacio en su Mac? Tenemos algunos buenos consejos aquí.

Buscar archivos de instalador -.DMG

Si bien algunos instaladores tienen nombres claros, otros son algo crípticos (¡Microsoft te estoy mirando!) Si no sé el nombre del instalador, tendré problemas para encontrarlo. Una vez que vea el nombre, probablemente entenderé lo que estoy buscando. Crearé una Carpeta inteligente con el menú de la izquierda como Extensión de archivo.

A menos que haya elegido esta opción recientemente, tendrá que seleccionar Otro. En Otras opciones, seleccione Extensión de archivo. Luego establezca el siguiente campo en DMG. DMG es el formato de archivo para la mayoría de los archivos de instalación de Apple.

Probablemente todavía no recordaré que X16-92852-ES es Office 2011 para Mac, pero con una breve lista de instaladores, las probabilidades están a mi favor. Puede etiquetar los archivos de este instalador de carpetas inteligentes.

Archivos descargados de una URL

Descargo mi factura cada mes de mi proveedor de telefonía móvil, pero no siempre puedo encontrarla. Al igual que los instaladores, el nombre no es lo suficientemente descriptivo para mí. La ventaja de esta carpeta inteligente es que también buscará archivos adjuntos de correo electrónico. Tendrá que volver a mirar las otras opciones al configurar la búsqueda.

Esta vez, quieres elegir de dónde. Luego seleccione coincidencias y luego la fuente del archivo. En este ejemplo, quiero todos los archivos de att.com. ¡Ahí está mi factura del mes pasado!

¿Las carpetas inteligentes son tontas? Podría ser culpa de Spotlight. Aquí se explica cómo solucionar Spotlight, en el que se basan las carpetas inteligentes.

Todos los recibos de un vendedor en línea

Recuerde que la idea "inteligente" funciona en otros programas de Apple. Mi buzón está lleno de recibos de Amazon, Newegg y otros proveedores importantes en línea. Cuando quiero encontrar un recibo rápidamente, solo miro uno de mis buzones inteligentes. En el programa de correo de Apple, vaya a Buzón-> Nuevo buzón inteligente.

En Mail, tiene más opciones para configurar búsquedas. En este ejemplo, quiero todas mis compras de Amazon en un buzón inteligente. En el campo de búsqueda izquierdo, seleccione De y luego, en el medio, la selección contiene. En el último campo, escriba el nombre de la empresa de la que proviene el recibo. En este caso, es Amazon.com.

Consejo para ahorrar tiempo: si selecciona un recibo y luego selecciona Nuevo buzón inteligente, Apple completa la dirección de devolución cuando selecciona De.

Contactos Carpetas inteligentes

El concepto "inteligente" en los contactos es Grupos inteligentes. En los contactos, creé un grupo para todos en una determinada empresa. Eso ayuda cuando puedo recordar dónde trabaja la persona, pero no puedo recordar su nombre. Podría buscar mis contactos, pero si hago esto con frecuencia, un grupo inteligente me ahorra tiempo.

Para crear un grupo inteligente, elija Nuevo grupo inteligente en el menú Contactos.

Consejo para ahorrar tiempo: si realiza la búsqueda y luego selecciona Nuevo grupo inteligente, Apple le permite crear un Grupo inteligente basado en la búsqueda actual.

Ahora que tiene algunas ideas, no pierda el tiempo en su Mac buscando cosas todo el tiempo. Las carpetas inteligentes lo mantienen organizado y eficiente.