Google keep vs todoist: comparación exhaustiva de aplicaciones de lista de tareas

Si nunca quiere olvidar algo, la mejor manera de avanzar es anotarlo en su lista de tareas, establecer un recordatorio y seguir con su rutina diaria. Sigue eso y nunca olvidarás nada en tu vida. Lo único que debe recordar aquí es que tiene un sistema / aplicación confiable para registrar sus tareas y está disponible en todas las plataformas con las que está familiarizado y utiliza.

Dos aplicaciones que vamos a comparar hoy son Google Keep y Todoist. Ambas aplicaciones adoptan un enfoque diferente cuando se trata de crear y administrar listas de tareas.

Google Keep es una aplicación gratuita que está disponible en todas las plataformas y le permite trabajar con texto, imágenes y notas de audio.

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Todoist es una aplicación robusta que también está disponible en todas las plataformas, admite subproyectos, usa lenguaje natural, se integra con aplicaciones de terceros y usa objetivos para rastrear el progreso.

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1. Notas y listas de tareas

Una distinción crucial es que Keep es una aplicación para tomar notas que admite notas y listas de tareas. Todoist, por otro lado, es una aplicación solo para listas, pero puede agregar comentarios. En Google Keep, una nota puede ser una nota de texto / imagen / audio o una con casillas de verificación. No puede ser ambas cosas al mismo tiempo, un poco limitante.

Todoist está creado explícitamente para funcionar como un administrador de tareas donde puede agregar tareas individuales y crear proyectos y subproyectos para manejar la carga de trabajo.

Tanto Keep como Todoist son inteligentes porque mueven los elementos marcados al final de la lista. Además, si crea una nueva tarea que ya está en la lista, Keep y Todoist le recordarán lo mismo.

Como se mencionó anteriormente, puede usar Keep para tomar notas en una variedad de formatos como texto, imagen y notas de audio. También puedes dibujar notas internas si lo tuyo es garabatear. Además, Keep convertirá las notas de audio en texto sobre la marcha para que pueda editarlo como desee. Del mismo modo, tomará texto de imágenes usando OCR que puede ser útil para escanear tarjetas de visita o letreros.

Para resumir, donde Keep le permitirá tomar notas en una variedad de formatos y le dará más opciones de entrada, Todoist le permitirá crear más niveles y profundizar y manejar proyectos complejos con múltiples capas.

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2. Administrar y ordenar

Anotar tareas de las que se supone que debe ocuparse es una cosa, pero administrar estas tareas y encontrarlas es otra. Tanto Keep como Todoist le permitirán agregar un recordatorio basado en la fecha y hora o ubicación. Los recordatorios basados ​​en la ubicación son especialmente útiles cuando estás haciendo mandados.

Todoist es más flexible en la gestión de tareas, ya que le permite mover tareas entre listas y proyectos. Solo arrastra y suelta. En Keep, no puede mover tareas de una nota a otra, sino que solo puede reordenarlas.

Todoist también te permitirá crear subtareas y reordenarlas fácilmente.

Tanto Keep como Todoist te permitirán marcar notas / tareas con etiquetas. Algunas personas también los llaman etiquetas. Pero no puede crear proyectos en Keep. En cambio, Keep utiliza señales visuales y le permite notas de código de color. Eso hace que las cosas sean interesantes. Puede elegir diferentes colores para diferentes proyectos, lo que facilita la distinción de las notas al instante.

Todoist le permitirá establecer prioridades para proyectos y tareas de un vistazo, qué tareas necesitan su atención inmediata y cuál puede permitirse detener. Cada nivel de prioridad está marcado con una bandera de un color diferente.

Una vez que comience a usar un servicio particular para sus sesiones de descarga de cerebro, las cosas pueden ir rápidamente de las manos con cientos de notas y tareas por ahí. Esto es cuando te das cuenta de que necesitas una función sólida de búsqueda y clasificación. Keep le mostrará una lista de etiquetas o etiquetas a la izquierda que puede usar para ordenar y buscar texto. He estado usando Keep por un tiempo y puedo encontrar fácilmente lo que busco la mayor parte del tiempo.

Todoist es mucho mejor en tareas de profundización. Puede ordenarlos por prioridad, etiquetas y proyecto, lo que le da una perspectiva de lo que desea lograr en este momento. Todo es fácilmente accesible en la barra lateral.

También puede ordenar las tareas en función de si vencen hoy o en los próximos 7 días. De esta manera, puede concentrarse en la próxima semana en lugar de preocuparse por el próximo mes. Una vez más, una excelente manera de priorizar su flujo de trabajo.

Todoist también le permitirá ordenar tareas y proyectos según el nombre y la persona responsable si está trabajando en un entorno colaborativo.

Puede asignar recordatorios a las notas, que pueden ser una nota o una lista, y Keep le recordará en el momento adecuado. Un vistazo rápido en la barra lateral le permitirá ver todas sus notas y recordatorios por separado.

Finalmente, hay puntos de Karma en Todoist que actúan como motivadores para completar sus tareas y obtener la satisfacción de marcar esa tarea en la lista. La idea es simple. Usted establece un objetivo y crea una lista de tareas que eventualmente lo ayudarán a lograrlo. A medida que trabajas hacia tus objetivos, y a medida que marcas más tareas, ganas más puntos.

Una diferencia crítica es que puede agregar archivos a tareas en Todoist, mientras que las notas en Keep solo admiten imágenes y enlaces.

Francamente, si necesita el incentivo para completar su trabajo, podría estar en la profesión equivocada. Pero bueno, solo soy yo. Idealmente, deberías disfrutarlo tanto que lo haces porque es divertido. Muy bien, suficiente con la filosofía.

3. Integraciones y colaboración

Keep es un producto de Google, lo que significa, y probablemente ya lo sabías, se integra con otras aplicaciones de Google como Docs, Slides, Forms, Sheets y Gmail. Puede crear fácilmente una nota para cualquier Doc u Hoja, pero una nota Keep solo se puede convertir en un Doc. Eso realmente tiene sentido.

A diferencia de Keep, Todoist viene con una API robusta que funciona con muchas aplicaciones de terceros, incluidas todas las aplicaciones de Google, así como otras como Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa y más. Eso hace que Todoist sea ideal como solución empresarial también.

Colaborar en Keep es tan fácil como hacer clic en el botón Compartir y enviar una invitación por correo electrónico. Él / ella puede comenzar a agregar a la nota o lista de verificación. Es bueno para cuando está comprando en un centro comercial y necesita armonizar los artículos que cada uno de ustedes ha agregado.

Todoist funciona de manera similar, donde puedes invitar a cualquiera a agregar o editar una lista de tareas en tiempo real. Para ello, envía una invitación por correo electrónico. Debido a que Todoist está diseñado para empresas y compañías, también puede invitar a colaboradores de otros proyectos si ya están usando Todoist. Como cuando necesita ayuda del administrador para resolver un problema específico.

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4. Precios y plataformas

Al ser un producto de Google, Keep es de uso gratuito, sin límite de tamaño o número de notas. Tampoco contará para los 15 GB de almacenamiento gratuito de su Google Drive. Todoist ofrece diferentes planes, comenzando de forma gratuita, donde no puede configurar recordatorios o agregar etiquetas, premium a $ 29 para individuos y $ 29 por usuario para empresas. La mayoría de los usuarios necesitarán un plan premium debido a las limitaciones que han establecido.

Tanto Keep como Todoist están disponibles en todas las plataformas como Windows y Mac, Android e iOS, y tienen extensiones / complementos para navegadores populares como Firefox y Chrome. Para que pueda recortar páginas web y sincronizar todos sus datos entre dispositivos.

Las notas son para siempre

La mayoría de nosotros que tenemos la costumbre de tomar notas tenemos cientos y miles de notas debajo de nuestra barriga. El verdadero problema ocurre cuando tienes que cambiar de base y usar una aplicación o servicio diferente. Es mejor comenzar bien, pensar a largo plazo y seleccionar una aplicación de notas / tareas que satisfaga sus necesidades desde el principio.

Si necesita una herramienta simple para tomar notas con un administrador de listas de tareas, Google Keep es muy versátil y potente. Todoist es más adecuado para usuarios avanzados con vidas laborales complicadas, proyectos múltiples o aquellos que necesitan una solución empresarial.

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