Estrategias de correo electrónico: archivos adjuntos, líneas de asunto

Gente: Es 2009. El correo electrónico no es un fenómeno nuevo. Como planeta, llevamos un par de décadas. Incluso tenemos guías de etiqueta sobre el tema (como "etiqueta de correo electrónico: consejos para el hogar y el trabajo" y "etiqueta de correo electrónico", por ejemplo). Y, sin embargo, algunas personas que, por lo demás, son muy inteligentes, estoy segura de que aún no dominaron los conceptos básicos. Como escribir una línea de asunto efectiva.

Por ejemplo, recientemente recibí un correo electrónico con este tema: "Del usuario de Joe". (Los nombres han sido cambiados para proteger el, er, equivocado.)

¿Um, Joe? Sé que es de ti Lo dice ahí mismo en el campo De. Lo que no sé es de qué se trata su correo electrónico o por qué debería leerlo.

[Más información: Su nueva PC necesita estos 15 programas gratuitos, excelentes]

Otro mensaje vino con el tema " MOLESTIA." De nuevo, nada demasiado esclarecedor allí. ¿Necesitas ayuda para resolver un problema o estás escribiendo para molestarme? Ya tengo suficiente de esto último, gracias.

Creo que los peores delincuentes son personas a las que no se les puede molestar en escribir una línea de asunto. Es como llamar a la puerta, mirar por la mirilla y no ver a nadie del otro lado. ¡Supongo que no necesito abrirlo!

Ahora, es mi trabajo leer tu correo, y lo hago, felizmente. (Desgraciadamente, no puedo responderlo todo, pero intento responder las preguntas siempre que puedo). Pero si espera la mejor respuesta posible de cualquier correo electrónico que envíe, es importante tener cuidado con su línea de asunto.

En otras palabras, hágala breve pero informativa. Si está escribiendo en Hassle-Free PC, por ejemplo, brinde una descripción rápida de su problema. Un gran ejemplo: "Computadora que no reconoce unidades de DVD / CD-ROM".

Recuerde, la línea de asunto de su correo electrónico es lo primero que ve el destinatario. Debe ser un pequeño resumen de lo que hay en el cuerpo del correo electrónico. Cualquier otra cosa y su mensaje puede ser pasado por alto, pasado por alto, o simplemente ignorado.

Tres maneras de evitar archivos adjuntos olvidados

Porque soy perfecto en todos los sentidos, nunca he olvidado adjuntar un archivo a un correo electrónico. Pero he estado en el extremo receptor, y nada supera la sensación de superioridad que se obtiene al componer esta respuesta: "¡Olvidaste el archivo adjunto, doofus!"

Para evitar problemas de correo electrónico como ese, considera instalar un complemento. que alerta sobre los archivos adjuntos olvidados (el equivalente digital de aparecer en la puerta de alguien sin pantalones).

Estas herramientas escanean los mensajes salientes en busca de palabras clave como "archivo", "adjunto" y "archivo adjunto". Si detectan tal palabra pero no hay nada adjunto, recibirás una alerta, lo que te permitirá adjuntar el archivo deseado y evitar vergüenza en el futuro.

Los usuarios de Outlook 2007 pueden tomar el PowerToy de Attachment que faltan, o el más poderoso. Forgotten Attachment Detector (que admite palabras clave personalizadas e incluso puede advertirle sobre líneas de asunto en blanco).

Si está utilizando una versión anterior de Outlook, intente Attached4Sure: admite todas las versiones que datan de 2002.

Best noticias de todos? Todos y cada uno de los complementos que he mencionado son gratuitos.

Rick Broida escribe el blog PC's Hassle-Free para PC. Regístrese para recibir el boletín informativo de Rick por correo electrónico por semana.