Colabore en tiempo real con Google Docs

Google Docs ofrece a las pequeñas y medianas empresas una plataforma de productividad de oficina asequible y basada en la web. Además de brindarles a los usuarios la capacidad de crear, almacenar y trabajar con documentos desde cualquier lugar del mundo con una conexión a Internet en vivo, Google Docs permite que equipos, colegas y socios colaboren en línea en tiempo real en el mismo archivo.

Con el reciente lanzamiento de Microsoft Office 2010 y las aplicaciones web de Office que lo acompañan, Microsoft ahora le permite trabajar con documentos en la nube. Pero, aunque Microsoft puede ser el proveedor dominante de software de productividad de oficina, Google tiene la ventaja cuando se trata de trabajar con documentos en la nube y colaborar con ellos.

Aquí hay una breve descripción general de las aplicaciones de Google Docs, y su actualización reciente, funciones de colaboración en tiempo real.

• Documentos

Una vez que alguien crea un documento, otros usuarios a los que se les concede acceso también pueden verlo y editarlo. Puede compartir un documento con hasta 200 personas, y hasta 50 usuarios pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento. Si dos usuarios están editando el mismo documento, un cuadro en la parte superior de la pantalla mostrará los colaboradores actuales.

Los usuarios que visualicen o trabajen con el documento podrán ver todas las ediciones y adiciones en tiempo real a medida que se escriben. Obviamente, existe la posibilidad de que dos colaboradores editen exactamente el mismo texto al mismo tiempo. Google supervisa de cerca la marca de tiempo de cada edición para aplicarla en el orden apropiado.

Afortunadamente, Google también ofrece chat, para que los usuarios puedan enviar mensajes instantáneos mientras colaboran en tiempo real. Haga clic en la flecha a la derecha de los nombres en la parte superior de la pantalla para abrir un panel y chatear con otros usuarios que actualmente editan el mismo documento. El chat permite a los colaboradores coordinar el esfuerzo y evitar conflictos, y proporciona un medio de respuesta instantánea.

• Hojas de cálculo

Al igual que con Documentos, puede compartir un archivo de hoja de cálculo con hasta 200 usuarios y tantos como 50 puede editar simultáneamente. Los nombres de los colaboradores activos aparecen en la parte superior de la pantalla y al hacer clic en una flecha se muestra un panel para chatear en tiempo real.

Un pequeño cuadrado de color junto a cada nombre representa el color designado para ese usuario. Cualquiera que sea la celda en la que esa persona está actualmente enfocada o editando, aparece enmarcada por el color asignado por ese usuario, lo que facilita identificar quién está editando cada celda en un momento dado.

• Presentaciones

Archivos en presentaciones, aplicación de presentación de diapositivas similar a PowerPoint, también se puede compartir con hasta 200 usuarios diferentes, pero se limita a diez editores simultáneos. Otras funciones, como la visualización de cambios en tiempo real y una flecha junto a los nombres de los colaboradores en línea que abren una ventana de chat, son las mismas que en las otras aplicaciones.

• Dibujos

Google Drawings es el recién llegado a la línea de Google Docs, que ofrece características similares a las de Microsoft Visio. Los dibujos pueden tener hasta 50 colaboradores simultáneos trabajando en el mismo archivo y ofrece chat.

Sin embargo, Drawings tiene una definición ligeramente diferente de "tiempo real", ya que los colaboradores en línea solo ven los cambios completados de los demás. Si alguien agrega una nueva forma o edita formas o líneas dentro del dibujo compartido, esos cambios no aparecen a otros usuarios mientras se están dibujando. Si la acción se cancela antes de completarse, ninguno de los otros editores lo verá jamás.

Google Docs no es tan robusto y rico en funciones como Microsoft Office para el escritorio, pero muchos consideran que Office está lleno de funciones innecesarias.. Para documentos simples, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos, Google Docs es más que suficiente. Y, para la colaboración en línea en tiempo real, Google establece el estándar.

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