Comprar, arrendar o mudarse a la computación en la nube

Sus viejas y confiables computadoras de oficina probablemente se lleven el poder de un Oldsmobile de 20 años que escala el Monte. Everest, trabajando duro para completar tareas cada vez más complicadas y variadas para los empleados de su empresa. Pero aunque podría ser el momento de reemplazar las PC anticuadas, con la crisis crediticia de hoy en día, quizás esté considerando alternativas a simplemente comprar hardware nuevo como una forma de ahorrarle dinero a su negocio.

¿Debería arrendar hardware nuevo, omitir el software en caja? ¿O probar las nuevas soluciones de computación en la nube que se promocionan como la próxima gran novedad? Investigaremos una variedad de opciones para su negocio y le dejaremos saber cuáles le ahorrarán dinero, y cuál potencialmente podría costarle mucho.

Arrendamiento frente a compra: ¿Buena oferta o mala idea?

Según un estudio de 2007 de IDC, que reduce el ciclo de vida de su PC a tres años, en comparación con cinco o seis años, le ahorrará el costo general de mantener ese sistema. Como se presentó en el estudio, mantener dos generaciones de computadoras de escritorio rentadas (retenidas durante tres años cada una) es un 20.5 por ciento menos costoso que comprar y mantener una máquina por seis años.

Implicaciones del ciclo de vida, hay otras consideraciones para reflexionar antes firmar un contrato de arrendamiento de hardware, como los costos de final de arrendamiento y otras tarifas que pueden acumularse si no se supervisan, según Joe Loiselle, Vicepresidente de Global IT Advisory Services en IDC.

"Arrendamiento no es algo malo, si usted maneja. No administrado, será una gran responsabilidad. La mayoría [de los alquileres] favorecen la falta de disciplina que tiene un comprador, y la mayoría prefiere un dispositivo móvil: se mueve, se rompe y cambia de dueño ", dice. A menos que envíe el equipo a tiempo y aborde los problemas de fin de arrendamiento, Loiselle cree que su organización va a sangrar dinero en efectivo. La mayoría de las personas no presta atención a un contrato de arrendamiento una vez que lo firman, agrega, y los contratos de arrendamiento no están diseñados exactamente para ahorrar dinero a largo plazo.

"Las empresas están haciendo un éxodo masivo del arrendamiento", dice Loiselle. Arrendamiento "es un atrapamoscas Venus: es difícil entrar y más difícil de salir". Por supuesto, dada la crisis crediticia actual, será más difícil obtener un contrato de arrendamiento o financiamiento en primer lugar.

Cuando se trata de servidores, puede ser incluso más difícil devolver equipos, como datos, aplicaciones y redes. las conexiones se ven afectadas cuando elimina un servidor. Los servidores no son tan fáciles de arrancar de su red, y la mayoría de las pequeñas empresas no tienen redundancias establecidas, según Loiselle.

Una última consideración antes de firmar un contrato de arrendamiento: las empresas a menudo pueden cancelar tanto como $ 15,000 para equipo nuevo, por lo que puede tener sentido comprar el equipo por completo. Asegúrese de verificar con su contador o preparador de impuestos antes de cambiar a cualquiera de las opciones.

Comparaciones de costos: ¿es rentable el arrendamiento?

Analizamos las ofertas de arrendamiento en tres sitios de fabricantes de computadoras, comparando las opciones de precios para diez computadoras portátiles. En general, descubrimos que el arrendamiento es la opción más costosa a largo plazo, incluso si es más barato desde el principio.

En el sitio de HP, seleccionamos la opción de comprar diez computadoras portátiles de negocios a un costo de $ 15,590. HP enumera el precio del alquiler de estas mismas computadoras portátiles como $ 413 por mes para un contrato de arrendamiento de 48 meses. Eso es $ 19,824 por un arrendamiento de 48 meses, o $ 4824 adicionales por arrendar las máquinas, en lugar de comprarlas en su totalidad. (Para conocer otras longitudes de arrendamiento, precios u opciones, consulte el sitio de HP).

En el sitio de Dell, la empresa enumera las opciones de financiación que incluyen opciones de compra fija (FPO) y valor de mercado total (FMV) para arrendamiento con financiamiento de 24, 30, 36 o 48 meses. Ambas opciones requieren una tarifa de procesamiento de $ 75. Nuestro total de diez computadoras portátiles equipadas de manera similar, sin gastos de envío e impuestos, fue de $ 15,695.

A la derecha del total en el sitio de Dell aparecen enlaces a las opciones de alquiler. (Antes de pasar por el proceso de calificar, puede estimar sus pagos en función de su nivel de crédito: excelente, bueno o justo) y el monto total de la compra). El arrendamiento de 48 meses por $ 15,695 fue de $ 460.96 por mes para FMV y $ 461.04 por $ 1 de compra. Eso es $ 22,126.08 para FMV y $ 22,129.92 para $ 1 Buy Out durante 48 meses. Usted hace los cálculos: comprar equipos directamente le ahorra al menos $ 6500 aquí.

Luego, hicimos clic en el sitio de Fujitsu, donde la compañía ofrece opciones de compra de alquiler de $ 1, 10 por ciento o FMV, y proporciona una calculadora de arrendamiento para calcular sus costos Fujitsu no ofrece un contrato de arrendamiento de 48 meses, pero su arrendamiento de 36 computadoras portátiles por un total de $ 15,000 fue de $ 473 en el plan FMV, $ 483 en compras del 10 por ciento y $ 522 en compras de $ 1. Así que eso fue $ 17,028, $ 17,388 o $ 18,792, respectivamente en una compra de equipo de $ 15,000.

Al final, las diez computadoras portátiles que investigamos en los tres sitios de proveedores en promedio cuestan $ 4000 más si fueran a arrendarlas durante 48 meses, como se opone a comprarlos directamente. Si bien el arrendamiento significa que no se verá afectado por un alto costo inicial, la compra ahorra un montón de dinero en efectivo a largo plazo. Comprar también potencialmente ahorra más dinero en la línea, ya que los contratos de arrendamiento pueden estipular que un proveedor puede cobrar extra si devuelve el equipo tarde o sin un disco duro limpio.

Leasing de impresora y envío de faxes en línea: ¿Panacea o Problematic?

Si su oficina necesita también impresión de alto volumen, compaginación y todas las campanas y silbatos de una impresora de gran presupuesto, muchas compañías ofrecen arrendamientos de equipos. HP y Xerox ofrecen opciones de arrendamiento para modelos de alto volumen y alto volumen.

Por ejemplo, la serie HP LaserJet M5000 MFP de alto volumen en blanco y negro comienza en $ 4000 al por menor, y comienza la serie Color LaserJet CM6030 MFP a $ 7000. Pero para arrendar, tendrá que pagar $ 115 por mes por el M5000, o $ 190 por mes por el CM6030 por un arrendamiento de 48 meses. (Eso significa que gastará $ 5520 para el M5000, o $ 9120 para el CM6030, en el transcurso de 48 meses).

Aunque las impresoras de gran volumen no tienen un ciclo de vida tan corto como un portátil o de escritorio, paga por investigar para comprender las opciones de arrendamiento, lo que se espera al final del arrendamiento y cuál será el costo total durante la vigencia del arrendamiento.

Para equipos de oficina costosos, como una impresora de gran volumen, Es posible que el dinero extra gastado en el transcurso de un contrato de arrendamiento tenga sentido, ya que es solo un dispositivo que permanecerá en su oficina, y es más fácil de rastrear que una computadora portátil. Al igual que con cualquier contrato de arrendamiento, asegúrese de comprender los términos y si se quedará atrapado en el envío de una impresora gigante al proveedor una vez que se termine el contrato.

Sin embargo, sus necesidades pueden incluir menos impresiones y más faxes. Hoy en día, una nueva máquina de fax tiene un precio de menos de $ 100 a $ 350, dependiendo del conjunto de características. Pero si no envía faxes con la frecuencia suficiente para justificar una máquina o una línea telefónica separada, muchos servicios en línea gratuitos o de bajo costo le permiten enviar faxes en línea. Estos servicios de "máquina de fax virtual" le permiten enviar faxes por correo electrónico y recibirlos; algunos ofrecen un número fijo local gratuito.

Realice una búsqueda en Google de "fax en línea" y verá que hay literalmente miles de servicios de fax por Internet disponibles, con una variedad de precios y características. Algunos son gratuitos, otros te permiten enviar faxes solamente y otros te permiten enviar y recibir, todo sin un fax físico.

Un servicio popular, Myfax, ofrece planes que comienzan en $ 10 por mes o $ 110 por año a envíe 100 páginas y reciba 200 por mes. El servicio también incluye un año de almacenamiento en línea y un número de fax local o gratuito.

Efax es otro proveedor de fax por Internet. Ofrece planes gratuitos, Plus y Pro. El plan Plus cuesta alrededor de $ 17 por mes y puede recibir faxes gratis. Puede enviar 30 páginas por mes y páginas adicionales con 10 centavos cada una. Para leer o crear faxes, necesitará la aplicación eMessenger gratuita del servicio. (Sin embargo, si recibe o envía faxes como archivos TIF o PDF, no necesitará la aplicación). La versión gratuita incluye 30 días de almacenamiento para faxes, Plus ofrece un año de almacenamiento y el plan Pro brinda dos años.

En general, los faxes en línea son una gran oferta si no desea pagar una tarifa mensual por una línea telefónica, comprar el equipo o carecer de un espacio de oficina permanente. Los faxes en línea también pueden ser más seguros que un fax que se encuentra en un área pública. Pero si desea la confiabilidad de un teléfono fijo y un número de fax permanente, los faxes en línea pueden no ser la mejor opción.

Alcance para las nubes: almacenamiento, servidores y servicios

Puede optar por renunciar a los equipos nuevos y software a favor de la computación en la nube, que ha ido ganando popularidad y exageración en los últimos meses. Las empresas como Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com e incluso Microsoft están proporcionando aplicaciones, espacio web y poder de cómputo a través de la Web. ¿Significa esto que sus servidores y aplicaciones de software tradicionales serán innecesarios?

Gartner cree que el 80 por ciento de las compañías Fortune 1000 utilizará alguna forma de servicios de computación en la nube para el año 2012. La computación en nube permite a las grandes compañías gastar más dinero en infraestructura y menos dinero en el hardware real, pero a medida que la computación en la nube gana popularidad, algunos expertos de la industria argumentan que los costos aumentarán a medida que se adopte.

"Windows no se va, pero se ofrecerán más y más servicios desde la nube, en lugar de instalarse y administrarse en plataformas locales específicas ", dice Thomas Bittman, un analista de Gartner, en su blog. "No quiere decir que Amazon, Salesforce o Google tengan todos los problemas, pero seguro que han reducido la barrera de entrada para un desarrollador que busca construir una aplicación de clase mundial a bajo precio".

No Necesita comprar hardware o software, pero a menudo tendrá que pagar por el espacio y el uso de aplicaciones de computación en la nube. (Sin embargo, es posible que necesite un consultor para configurar algunos de ellos).

Algunos ejemplos de ofertas de computación en la nube incluyen Salesforce.com, un servicio de base de datos de administración de relaciones con clientes en línea personalizable que ofrece herramientas para rastrear contactos y oportunidades de venta, ejecutar campañas, generar informes y realizar un seguimiento de los ingresos. También puede almacenar archivos en línea. AppExchange le permite navegar e instalar aplicaciones de socios y desarrolladores de terceros. La compañía ofrece una versión de prueba de 30 días, y los precios varían según sus necesidades y la cantidad de usuarios. Verifique el precio específico en el sitio de Salesforce.

El recientemente lanzado servicio EC2 (Elastic Compute Cloud) de Amazon le permite renunciar a comprar servidores web y alquilar en su lugar. El término "elástico" significa que puede alquilar lo que necesita a pedido y pagar por el ancho de banda y los procesos de servidor que utiliza. El almacenamiento a través del S3 (Simple Storage Service) de Amazon le permite almacenar y recuperar cualquier cantidad de datos, desde 15 centavos por gigabyte por mes. El modelo de precios EC2 de Amazon se basa en una serie de factores, incluida la transferencia de datos, pero no hay una tarifa mínima o activación.

Y Microsoft está entrando en acción con su plataforma Windows Azure, que permite a los desarrolladores compilar y alojar sus servicios en la infraestructura de Microsoft. Azure aún no está disponible, pero según se informa eliminará la necesidad de actualizar sus aplicaciones de escritorio.

Por supuesto, cuando se trata de computación en la nube, Google Docs ha sido el rey de las aplicaciones desde hace mucho tiempo. Google ofrece procesamiento de texto, calendario, correo electrónico, hojas de cálculo y herramientas de colaboración gratuitas, así como servicios pagados que incluyen archivado de correo electrónico, la capacidad de deshabilitar anuncios y asistencia técnica. En su sitio, Google enumera los beneficios paralelos de los planes gratuitos y pagos.

Aunque todas las nubes tienen un lado positivo, estos servicios en la nube no son nada soñadores. Por un lado, está a merced del proveedor, y si sufren un corte de energía, usted también. La reciente interrupción de Gmail de Google dejó a los clientes varados sin correo electrónico y sus aplicaciones en línea durante días. La seguridad depende también del proveedor, así que asegúrese de verificar si su nivel de seguridad satisface sus necesidades.

Ya sea que siga la ruta tradicional de comprar su software en una caja, alquilar espacio en el servidor en línea, comprar hardware directamente o arrendar, vale la pena hacer su investigación y comprender los riesgos. Y recuerda, si algo suena demasiado bueno para ser cierto, casi siempre lo es.