Conviértete en un usuario avanzado de QuickBooks en 11 sencillos pasos

Existe una razón por la que QuickBooks sigue siendo el software de contabilidad para pequeñas empresas más popular. Intuit lleva 13 años afinando sus características, después de todo. Sin embargo, debido a que hay una nueva versión todos los años, es posible que no esté al día con todo lo que puede hacer para que QuickBooks sea más fácil y rápido de utilizar.

Ya sea que esté creando informes o buscando accesos directos para invocar información clave, estos consejos le ahorrará tiempo y teclas. Cada consejo está etiquetado con el año de edición de QuickBooks en el que apareció por primera vez, volviendo a QuickBooks 2010. Cualquier cosa anterior simplemente se muestra como anterior a 2010.

Haga que QuickBooks siga sus preferencias

QuickBooks ofrece una gran cantidad de opciones en su ventana de Preferencias, a la que accede desde el menú Edición. Para cada elemento de Preferencia, obtiene pestañas para opciones personales y de empresa. Las opciones personales se aplican solo al usuario actual, mientras que las opciones de la compañía se muestran a todos los usuarios. Vale la pena hacer clic en ambas pestañas para ver todas las opciones de personalización.

1. Elija su escritorio (QB2010)

Vista de escritorio

El diagrama de flujo predeterminado que aparece cuando enciende por primera vez una nueva copia de QuickBooks parece algo de una clase de contabilidad, pero afortunadamente no está atrapado con él. En Preferencias, Vista de escritorio puede optar por otra pantalla de inicio, como la popular Instantánea de empresa, yendo a la ventana que prefiera y luego haciendo clic en Guardar botón de radio del escritorio actual. Alternativamente, puede hacer que QuickBooks simplemente guarde las ventanas en las que está trabajando cuando lo cierre haciendo clic en Guardar al cerrar la empresa. En esta misma ventana, también puede elegir entre la opción predeterminada, mantener abiertas múltiples ventanas cuando trabaja, o la opción de una sola vez (cuando abre una ventana, la anterior se cierra automáticamente).

2. Aceleración de búsquedas (QB2012)

Búsqueda La función de búsqueda de QuickBooks le permite buscar elementos en el archivo de su empresa o en los archivos de ayuda del programa. De forma predeterminada, aparece un campo de búsqueda en la barra de iconos superior (invocado en Ver, luego en la barra de iconos Arriba), pero bajo Preferencias, Buscar puede eliminar y también especifique si desea una empresa o búsqueda de archivos de ayuda. (De forma predeterminada, QuickBooks le permite elegir desde un menú desplegable debajo de la búsqueda cada vez que inicia una búsqueda). En la pestaña Compañía, también puede especificar con qué frecuencia QuickBooks debe indexar el archivo de su empresa para que las búsquedas reflejen las entradas recientes. QuickBooks recomienda la indexación en intervalos de 30 minutos, pero dado que la indexación puede ralentizar el programa, es posible que desee optar por períodos más largos. Cuando necesite encontrar una transacción reciente, siempre puede hacer clic en el botón Actualizar ahora en esta ventana.

3. Buscar mensajes antiguos (anterior a QB2010)

QuickBooks tiene de forma predeterminada un grupo de recordatorios que puede desactivar marcando la casilla do-not-show-this-message-again en el mensaje. Pero si quiere traerlos de vuelta, solo vaya a la ventana de preferencias generales y haga clic en el cuadro "Devolver todos los mensajes de una sola vez". Aquí también puede hacer que QuickBooks use la tecla Intro para tabular entre campos, mostrar (o suprimir) texto recortado en la información sobre herramientas, elegir entre usar la fecha actual y la fecha de la última transacción para nuevas transacciones, y mucho más. Las versiones 2012 y posteriores le ofrecen la opción de ejecutar QuickBooks en segundo plano para acelerar su lanzamiento.

Trabaja mejor con datos e informes

4. Agregue o edite varias entradas de lista (QB2011)

Entradas de lista múltiple

Supongamos que necesita actualizar una lista de QuickBooks, desde clientes y proveedores hasta servicios y partes. El Agregar / Editar entradas múltiples en el elemento del menú Listas proporciona varias maneras prácticas de hacerlo. Al mostrar los datos de la lista en un formato de cuadrícula similar a una hoja de cálculo, le permite REPLACEar, eliminar o mover columnas y pegar las celdas de Excel copiadas, además de simplemente escribir nuevas entradas. A El comando Copiar abajo que aparece al hacer clic con el botón derecho en una celda completará el resto de la columna con el contenido de la celda. Sin embargo, utilícela con cuidado ya que sobrescribirá cualquier contenido anterior.

5. Modificar un informe antes de que se ejecute (antes de QB2010)

Modificar un informe

QuickBooks hace que los informes de ajuste sean muy fáciles, pero no tiene que esperar a que se abra el informe antes de realizar cambios. Vaya a Preferencias, Informes y marque Indíqueme que modifique las opciones de informe antes de abrir un informe. A partir de ese momento, cuando elija un informe, obtendrá una ventana con sus opciones antes de ejecutar el informe real. Si sus conjuntos de datos son grandes, esto puede ser un ahorro de tiempo real.

6. Actualización automática de informes en Excel (QB2012)

Actualización de informes automáticamente.

A muchos usuarios de QuickBooks les gusta exportar datos de informes a una hoja de cálculo de Excel, donde pueden realizar ajustes que van desde cambios de formato hasta la adición de fórmulas. Hace algún tiempo, QuickBooks hizo que la creación de la hoja de cálculo fuera fácil al colocar un botón de Excel en la parte superior de los informes, lo que abre una ventana con opciones de exportación. Incluso puede establecer algunas opciones de Excel antes de exportar los datos haciendo clic en el botón Avanzado.

El problema con esto en ediciones anteriores es que refrescar la hoja de cálculo ajustada con nuevos datos de QuickBooks podría ser un desastre. Los cambios de formato, por ejemplo, no se aplicaron a los nuevos datos. La edición de 2012 de QuickBooks actualizó la funcionalidad de exportación de Excel para abordar al menos algunos de estos problemas. Una vez que haya creado un libro de Excel con datos exportados, QuickBooks crea un elemento de menú en Excel que le permite actualizar la hoja de cálculo sin ejecutar QuickBooks.

El proceso aún no es perfecto: QuickBooks incluso agrega una hoja en libros de Excel creados usando la función de exportación para explicar algunas de sus limitaciones. Sin embargo, puede hacer la vida más fácil si te gusta dar masajes a los datos de QuickBooks en Excel.

Buscar accesos directos y personalizaciones de menú

7. Play favorites (QB2011)

QuickBooks tiene tantos informes estándar que puede resultar molesto encontrar los que usa regularmente en sus menús. Puede evitar el menú de navegación designando los informes como favoritos haciendo clic en el ícono de corazón debajo de cualquier informe estándar, memorizado o contribuido en el Centro de informes. Después de eso, aparecerá en la pestaña Favoritos en el Centro de informes, e incluso hay un comando Ejecutar informes favoritos para que todos esos informes se actualicen con un solo clic.

8. Personalice la barra de iconos (anterior a QB2010)

¡No tome la barra de iconos como viene!

La interfaz estándar de QuickBooks está cargada con íconos para elementos que puede que nunca necesite, y a veces faltan los que usted quiere. Puede hacer que la barra de iconos sea más relevante para la forma en que usa QuickBooks agregando o eliminando íconos en la ventana de la barra de iconos Personalizar eligiendo Ver, luego la barra de iconos Personalizar. O bien, cree iconos nuevos haciendo clic en el botón Avanzado en esa ventana.

9. Información del producto QuickBooks (anterior a QB2010)

La ventana de información del producto QuickBooks proporciona una gran cantidad de estadísticas y otros detalles que puede necesitar para soporte técnico u otros problemas. Entre otras cosas, puede averiguar cuándo instaló su copia, el número de versión exacto, la información de la licencia, los detalles sobre la cantidad de usuarios y los elementos de la lista, y mucho más. Acceda a él presionando la tecla F2 en su PC con Windows.

10. Calculadora emergente (pre QB2010)

Calculadora emergente

Si necesita hacer algunas operaciones matemáticas rápidas mientras crea un presupuesto, un pedido de cliente o una factura, no es necesario salir del formulario de QuickBooks. Con el cursor en cualquier campo de cantidad de dólares, simplemente haga clic en una de las teclas + , - , * o / (para sumar, resta, multiplicación o división), y aparecerá una pequeña ventana de cálculo.

11. Muchos atajos de teclado (anteriores a QB2010) : las personas que prefieren los atajos de teclado para hacer clic en los menús gráficos y las ventanas tienen muchas opciones en QuickBooks, muchas de las cuales datan de sus orígenes DOS. Por ejemplo, CTRL-F invoca la ventana de búsqueda detallada para rastrear transacciones específicas; CTRL-R produce el registro asociado a la transacción actual. También hay muchos accesos directos contextuales que solo se aplican a tipos de datos específicos; por ejemplo, si está trabajando en un campo de fecha, al presionar Y se cambia la fecha al primer día del año actual. Para ver listas completas de atajos de teclado, comience por ir a la página de ayuda de QuickBooks sobre este tema. Desde allí, puede acceder a listas para todas las categorías de acceso directo: General, Fechas, Edición, Ayuda de Windows, Actividades y Desplazarse por una ventana.