8 mejores formas de usar formularios de microsoft

Microsoft lanzó Microsoft Forms en septiembre de 2018. Desde entonces, ha reunido una audiencia saludable de personas que buscan un servicio que les permita crear encuestas, encuestas y cuestionarios. En comparación con Google Forms, Microsoft Forms tiene una interfaz más limpia. Sin embargo, algunas de sus características son fáciles de perder o son bastante difíciles de encontrar.

Pues no te preocupes. Ahí es donde entramos nosotros. Hemos revisado Microsoft Forms con un peine de dientes finos para que puedas aprovecharlo al máximo.

Como va a ser una publicación larga, pasemos directamente y veamos algunas de las mejores formas de usar Microsoft Forms.

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1. Cómo crear formularios

Cuando se trata de crear formularios, Microsoft Forms le ofrece siete opciones:

• Múltiples opciones
• Texto
• Clasificación
• Fecha
• Clasificación
• Puntaje neto del promotor

Cuando se trata de preguntas de opción múltiple, lo bueno es que los formularios analizan tu pregunta y te ayudan con las respuestas. Entonces, por ejemplo, si la pregunta comienza con "¿Compraste …", los formularios te indicarán Sí, No y Quizás.

O para el caso, si la primera opción es Triste, Forms le pedirá que agregue Happy and Angry como la segunda y tercera opción. Ingenioso, ¿verdad?

Agregarlos es obvio. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opción y pasar a la siguiente pregunta.

Del mismo modo, para las preguntas relacionadas con el texto, puede especificar si será una respuesta larga o breve. También puede restringir el tipo de respuesta. Por ejemplo, si desea un valor inferior a 5, simplemente haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Restricciones.

A continuación, seleccione uno de los valores del menú desplegable y agregue los valores.

Para las clasificaciones, puede especificar los niveles y los símbolos.

2. Compartir e incrustar: quién puede responder

Una vez que el formulario esté completo, puede enviarlo para recopilar respuestas. Para hacerlo, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

Puedes elegir la audiencia de tu forma. Si desea mantenerlo restringido solo a las personas de su organización, vaya con las opciones predeterminadas. Pero si no, haga clic en el enlace 'Solo personas en mi …' y seleccione la opción 'Cualquiera con el enlace'.

Nuevamente, puede compartir el enlace directamente con su público objetivo. Pero la mejor opción es insertar el formulario en su sitio web o blog. O mejor, simplemente puede descargar el código QR de su formulario y luego compartirlo en su blog, o agregarlo en un correo electrónico. Este método lo hace increíblemente útil para que sus encuestados respondan.

Consejo rápido: ¿Desea que se clone su formulario? En caso afirmativo, active la opción Compartir como plantilla y comparta el enlace con sus amigos, o en su propio formulario.

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3. Cuándo usar la ramificación

Si crea encuestas y encuestas con frecuencia, debe saber que no todas las encuestas o encuestas son un conjunto de preguntas directas. Es probable que surja la lógica condicional y, lamentablemente, Microsoft Forms no le permite agregar condiciones tan fácilmente como lo hace Google Forms. Esta es una de las características ocultas de Microsoft Forms.

Para agregar lógica condicional, incluya todas sus preguntas y una vez hecho esto, toque el icono de tres puntos en la esquina derecha y seleccione Ramificación.

A continuación, toque la pregunta que desea ramificar. Ahora, seleccione la siguiente pregunta del menú desplegable. Tenga en cuenta que debe hacerlo para todas las preguntas.

Para obtener una vista previa de su formulario con lógica condicional, simplemente regrese y toque el icono de vista previa.

4. Compartir para colaborar

Los formularios y las encuestas también pueden ser un trabajo de dos personas o más, y para eso, Microsoft Forms ha incluido la función para colaborar. Para compartir un formulario con su amigo o colega, toque el botón Compartir en la parte superior y seleccione la opción Compartir en el menú de la derecha.

Luego, elija el que prefiera y comparta el enlace con sus colegas. El único inconveniente es que no puede elegir selectivamente nombres para compartir un formulario, algo que sería una adición bienvenida en el futuro.

5. Formas grupales: qué son y qué hacen

Antes de comenzar, echemos un vistazo a lo que son los grupos. Grupos es un servicio exclusivo de Office 365 que lo ayuda en colaboración con sus compañeros de equipo. Y estos grupos no solo están relacionados con los formularios, sino que también se extienden por Office Suite.

Al llegar a Formularios de grupo, los miembros del equipo pueden ver y editar un formulario. Y si usted es parte de un grupo, no necesita tener un enlace al formulario para verlo. En cambio, estos formularios estarán disponibles en la sección de formularios de Grupo.

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6. Cómo agregar limitaciones de tiempo y otras personalizaciones

A primera vista, Microsoft Forms parece carecer de varias características. Pero como mencionamos anteriormente, algunas de las características están ocultas, y esta es una de ellas.

Para agregar la fecha de inicio y la fecha de finalización, vaya a Configuración en el menú de tres puntos y marque la casilla Fecha de inicio y Fecha de finalización. Ingrese las fechas, y eso es todo.

Otra personalización que también puede hacer es barajar las preguntas entre sus encuestados. Del mismo modo, también puede agregar un mensaje personalizado de 'Gracias' al final del formulario.

Pero la configuración que es de suma importancia es la notificación por correo electrónico. Verifique la configuración de Notificación, y eso es todo. La próxima vez, cuando alguien responda una encuesta, se le notificará de la misma.

7. Analizar respuestas

Entonces, ha enviado la encuesta y las respuestas han comenzado a llegar. Pero, ¿cómo analiza las respuestas?

Simplemente diríjase a la pestaña Respuestas de su formulario y verá las respuestas. Lo bueno es que Microsoft Forms ofrece una representación visual de todas las respuestas, lo que facilita su comprensión.

Sin embargo, si desea ver todas las respuestas individuales, haga clic en Ver resultados. A continuación, el nombre del respondedor aparecerá en el cuadro Respondedor y las respuestas aparecerán en la parte inferior.

Para ver la siguiente respuesta, haga clic en el icono de flecha. Además, para descargar todas las respuestas en una hoja de cálculo, haga clic en el botón Abrir en Excel y la hoja de cálculo se descargará en su sistema.

8. Cambiar tema y plantillas

Lo que me encanta de Microsoft Forms es que la interfaz es limpia y libre de desorden. Otra cosa que vale la pena amar de este servicio son sus temas. Con colores brillantes y llamativos, estos temas harán que sus formas se destaquen del resto.

Todo lo que tienes que hacer es tocar el botón Tema en la parte superior y elegir uno. Al mismo tiempo, también puede darle un color personalizado a su formulario, o mejor seleccionar una imagen en la galería de su PC.

Entonces, por ejemplo, si su encuesta es sobre dispositivos y teléfonos, un fondo con un dispositivo tendrá más sentido que uno con un hombre navegando.

Para hacerlo, haga clic en el ícono Más y seleccione una de las dos opciones. Para cargar un fondo, también puede elegir cargar una imagen desde su cuenta de OneDrive o buscar una desde la web.

¡Hazlos rock!

Aunque Microsoft Forms tiene un conjunto de características junto con un buen diseño, aún carece de ciertas opciones, como la capacidad de cargar archivos. Además, tampoco tiene plantillas listas para usar que puede recoger y continuar su trabajo sin perder mucho tiempo en la construcción de la estructura.

Siguiente: ¿ Desea crear un formulario que se pueda completar en Microsoft Word? Lea el artículo a continuación para saber cómo.