13 mejores formas de usar Dropbox Paper

Han pasado un buen par de años desde que Dropbox Paper salió de la fase beta. La herramienta de colaboración le permite crear notas que se pueden compartir y organiza perfectamente documentos y archivos en carpetas o proyectos. Dropbox Paper acepta todo tipo de contenido y formato de medios, por lo que es increíblemente fácil trazar documentos.

Dropbox Paper es capaz de más que eso. Si desea explorar todo el potencial del papel de Dropbox, eche un vistazo al truco y los trucos mencionados a continuación.

1. Crear carpetas de solo invitación

De manera predeterminada, cuando crea una carpeta en Dropbox Paper, todos los miembros del equipo pueden verla. Sin embargo, si desea crear una carpeta para personas específicas del equipo, la mejor solución es crear una carpeta de solo invitación.

Para hacerlo, haga clic en el botón Crear una nueva carpeta en el panel derecho, y una vez que aparezca la nueva ventana, agregue el nombre. Luego, toque el ícono similar a un edificio en la cinta inferior y seleccione Solo por invitación.

Seleccione los nombres de los miembros de su equipo y presione el botón Crear.

Sugerencia: también puede optar por crear una carpeta abierta para todos en silencio. Para hacerlo, desmarca los nombres de los miembros antes de presionar el botón Crear.

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2. Compruebe el poder de la búsqueda

¿Necesita buscar un documento que tenga una palabra específica? La búsqueda de poder lo hace posible. Todo lo que necesita hacer es escribir la palabra clave en la barra de búsqueda, y el archivo o carpeta correspondiente aparecerá de inmediato.

Por ejemplo, el artículo de Ransomware aparece dentro de la carpeta GT> Android> Publicaciones> AI de mi cuenta. Por lo tanto, no necesito ir hasta esa carpeta.

Del mismo modo, puede buscar por el título del documento y la herramienta se encargará del resto.

3. Tome el atajo

En esta era de que todo sea casi instantáneo, es esencial que también sigas el mismo mantra mientras administras a tu equipo en papel, especialmente cuando se trata de formatear tus documentos.

Dropbox Paper viene con una variedad de atajos de teclado. Además de los atajos generales como Ctrl + B para negrita y Ctrl + U para subrayado, esta herramienta de colaboración admite un grupo de alternativas.

• Lista numerada: 1. seguida de un espacio
• Lista de tareas: seguida de un espacio
• Encabezado: Ctrl + Alt + 1
• Fecha: / fecha seguida de espacio

Entonces, si tiene que agregar una serie de tareas, agregue * seguido de espacio, y se agregará una viñeta al instante.

Con estos, ahorra mucho tiempo yendo y viniendo entre la barra de herramientas en un documento. Además, hacen que su flujo de trabajo sea más fluido.

Para conocer la lista completa, simplemente haga clic en el icono del teclado en la esquina inferior derecha.

4. Crear tareas pendientes como un jefe

Como ya sabrá, para agregar una lista de verificación de elementos, todo lo que necesita hacer es escribir seguido de un espacio. Ahora, la buena noticia es que puede asignar estas listas de verificación / tareas sobre la marcha simplemente agregando un signo @ seguido del nombre del miembro del equipo.

Entonces, si necesita crear una tarea llamada 'Agregar comentarios en Facebook' y asignarla a Sylvia con una fecha de vencimiento del 11 de marzo de 2020, solo tiene que escribir el siguiente comando.

Agregar comentarios en Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Eso es. No es asunto de jugar con la barra de herramientas o en la cinta superior.

Sugerencia: use el icono Presente en la parte superior para presentar su documento como una presentación de diapositivas.

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5. Agregar documentos a la carpeta

¿Abre una carpeta específica para colocar un documento dentro de ella a menudo? Esa es una terrible pérdida de tiempo.

La mejor manera es crear el documento en la página de inicio. Y una vez que lo haya nombrado, haga clic en el enlace Agregar a la carpeta debajo del nombre del documento, y la herramienta se encargará del resto.

Sabía que: los documentos sin estructura de carpetas se mostrarán como Sin archivar en la página de inicio.

6. ¿Demasiados emojis? ¡Cuéntalos!

¿Crees que usaste demasiados emojis en tu documento? En lugar de sentarse para contarlos manualmente, ¿qué tal si dejamos que Dropbox Paper haga el trabajo?

Sí, has leído bien. Además de los recuentos estándar como el recuento de palabras y el recuento de caracteres, Dropbox Paper también cuenta el número de emojis.

Entonces, si sientes que 29 emojis son demasiado, puedes volver al documento y eliminarlos.

Para verificar el recuento de palabras, toque el botón de tres puntos en la esquina superior derecha y presione la opción de Recuento de palabras.

7. Pega las capturas de pantalla como un profesional

Otro truco genial que Dropbox Paper le permite hacer es que no tiene que cargar capturas de pantalla e imágenes de la manera convencional. Todo lo que tienes que hacer es copiar las imágenes de la fuente y pegarlas en tu documento.

Además, reorganizar imágenes en Dropbox Paper es tan fácil como arrastrar y soltar. Seleccione la imagen que desea mover y mueva el puntero del mouse a la posición que desee. Ingenioso, ¿verdad?

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8. Enlace a diferentes elementos multimedia

Ya sea un archivo de audio o un video de YouTube, Dropbox Paper le permite mostrarlos con bastante facilidad. El mantra? Copiar y pegar. Sí, no tienes que agregar el enlace para insertar.

Aquí, simplemente tiene que copiar el enlace del video (o canción) de la barra de direcciones y pegarlo en su documento, sí, similar a las imágenes y capturas de pantalla.

9. Integre con su calendario

Por último, pero no menos importante, puede integrar Paper a Google Calendar (o MS Outlook). Para hacerlo, haga clic en el nombre del documento y verá un pequeño mensaje en gris para vincular un evento de calendario.

Seleccione el calendario de su elección, y una vez que se complete la configuración, agregue la fecha y las notas de la reunión.

La buena noticia es que una vez que haya integrado su calendario, todas las próximas reuniones se mostrarán en la página de inicio de Paper.

10. Enlace como un ninja

Sí, sé que hay un ícono útil además de Invitar que te permite agregar enlaces externos. Pero es engorroso hacer clic en él y luego agregar el enlace cada vez que tiene que agregar un enlace.

Lo más inteligente es seleccionar el texto que desea vincular, presionar Ctrl + K y luego agregar el enlace. Nifty, cierto!

11. Exporte sus documentos

Dropbox también te permite exportar tus documentos en formato PDF, Word o Markup. Esto es especialmente útil si tiene que enviar algunos documentos a clientes o socios comerciales que no tienen acceso al Dropbox Paper de su equipo.

Para exportar, seleccione el documento desde la página de inicio y presione el botón Exportar, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

A continuación, seleccione su formato y la descarga comenzará en unos segundos.

Pon la pluma al papel

Además de todas las características anteriores, Dropbox Paper le permite integrarse fácilmente con aplicaciones de terceros que amplía el alcance de la herramienta en varios grados. Sobre todo, puede vincular a sus archivos y documentos de Dropbox tan fácilmente como agregaría una casilla de verificación o una lista de viñetas.

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