10 Consejos para dominar Microsoft Outlook 2013

Hacer un seguimiento de los correos electrónicos, los calendarios y los contactos puede absorber un tiempo incalculable de cualquier día de trabajo. Cualquier cosa que acelere su trabajo en Outlook puede aumentar su productividad mensurablemente. Imagina si tu bandeja de entrada solo mostrara los mensajes que querías ver. Considere si puede ubicar información de contacto vital en segundos. ¿Qué pasa si finalmente supiera por qué algunas de las características de Outlook promocionadas no funcionan como se anuncian?

Estos 10 consejos le ayudarán a revisar sus mensajes y agenda, y trabajar de manera más efectiva en general.

1. Vea su bandeja de entrada a su manera

Una vez que haya organizado la pantalla de la manera que desea que se vea, guarde la configuración de Vista para que pueda volver a ella en cualquier momento.

Cuando abre su bandeja de entrada, aparece una vista predeterminada, pero no tiene que mirar de esta manera. Para ver las muchas opciones de personalización de Oulook, haga clic en la pestaña Ver en la barra de herramientas de la cinta y elija Cambiar vista. Hay varias vistas preestablecidas que puede elegir, como una que solo muestra los correos electrónicos más recientes.

También en la pestaña Ver, puede seleccionar Vista previa de mensajes y elegir Desactivar para activar la vista previa desactivada O bien, elija 1, 2 o 3 para ver ese número de líneas del texto del mensaje debajo de su encabezado. Puede configurar cualquiera de estas opciones para la carpeta actual o para todos los buzones.

Haga clic en Configuración de vista para ver opciones de personalización de una vista, como agregar columnas o reorganizar su orden. Las opciones de Arreglo le permiten ordenar los correos electrónicos por Fecha, Asunto, etc. Las opciones de diseño le permiten personalizar el panel de carpetas y el panel de lectura.

Una vez que haya organizado la bandeja de entrada a su gusto, haga clic en Cambiar vista> Guardar vista actual como una nueva vista. Luego escriba un nombre para la vista y especifique en qué carpetas se puede usar y por quién. En el futuro, vuelva a esta vista seleccionando Cambiar vista y seleccionando su vista guardada.

2. Redefina lo que marca un correo electrónico como "leído"

Marca automáticamente los mensajes como de solo lectura si aparecen en el panel de lectura por más tiempo que un tiempo preestablecido.

Outlook colorea los mensajes no leídos de forma diferente a los mensajes que ya leer. Sin embargo, es muy fácil que un correo electrónico se marque como leído cuando apenas se le ha echado un vistazo, lo que puede hacerle pasar por alto algo importante.

Para evitar esto, seleccione Archivo> Opciones> Correo, y luego haga clic en el botón Panel de lectura. Marque la casilla "Marcar elementos como leídos cuando se ve en el panel de lectura". Ajuste el número de segundos que desea que el mensaje aparezca en el Panel de lectura antes de que Outlook lo marque como leído. El valor predeterminado es 5 segundos. Supongamos que lo configura en 30 segundos.

Después de eso, mientras hace una vista previa de los mensajes en el Panel de lectura, solo los correos electrónicos que aparezcan por más de 30 segundos se marcarán automáticamente como leídos.

3. Escriba sus propias reglas sobre cómo aparecen los mensajes

Los mensajes no leídos se marcan en azul de forma predeterminada, pero puede cambiar esto.

Outlook 2013 tiene una nueva forma de indicar los mensajes no leídos. Hay una barra azul a la izquierda del mensaje en su bandeja de entrada y el encabezado del mensaje también aparece en azul.

Este azul se aplica con el formato condicional. Sin embargo, puede cambiar el color y la fuente. Mejor aún, puede escribir sus propias reglas y formatear sus correos electrónicos usando colores de su elección.

Puede asignar un cierto color a los correos electrónicos en función de quién los envió o sobre qué palabras aparecen en el asunto. Para hacer esto, elija Ver> Ver configuraciones> Formato condicional. Verá la regla de Mensajes no leídos y el color azul. Aquí puede cambiar la fuente o el color como lo desee.

También puede hacer clic en Agregar para agregar una nueva regla. Comience escribiendo un nombre para la regla en el cuadro Nombre. A continuación, haga clic en Fuente y elija una fuente y color de fuente para aplicar al encabezado del correo electrónico. Finalmente, haz clic en Botón Condición. Cuando se abra el cuadro de diálogo Filtro, seleccione las opciones que describen qué tipos de correos electrónicos se formatearán con su nueva configuración. Haga clic en OK tres veces para guardar su configuración.

4. Restablecer la barra de tareas

Puede mostrar la barra Tareas pendientes en Outlook 2013, pero no funciona tan efectivamente como en el pasado.

Outlook 2013 desactiva la barra Tareas pendientes de forma predeterminada, pero es fácil de traer. Haga clic en la pestaña Ver, seleccione Tarea de la barra, y en la lista desplegable, seleccione qué elementos deben aparecer en la barra Tareas pendientes. Las opciones son activar la barra de tareas pendientes desactivada (la predeterminada) o que muestre una combinación de tareas, personas y calendario. El orden en el que selecciona estas opciones determina el orden en que aparecen en la barra Tareas pendientes. Por ejemplo, Tarea, seleccionada primero, está en la parte superior. El segundo elemento, Personas, aparece debajo y el tercero, Calendario, aparece en la parte inferior de la barra.

Sin embargo, la barra Tareas pendientes ya no funciona como lo hizo en versiones anteriores de Outlook. Sin importar qué tan ancha sea la barra, solo verá un mes calendario. Además, si no tiene citas programadas para hoy, no se mostrarán citas aunque tenga algunas programadas mañana.

5. Conéctese a sus cuentas de redes sociales

Use el cuadro de diálogo Cuentas de redes sociales para vincular Outlook con LinkedIn y Facebook para que los detalles de su contacto sean accesibles desde Outlook.

Cuando conecta Outlook a sus cuentas de redes sociales, el módulo Personas puede mostrar datos sobre sus contactos y sus actividades.

Para vincular una cuenta de red social a Outlook 2013, seleccione Archivo> Información> Configuración de cuenta > Cuentas de red social. Conéctese a LinkedIn y Facebook seleccionando el servicio deseado, escribiendo los detalles de su cuenta y otorgándole a Outlook permiso para acceder a su cuenta. Ahora los detalles de las personas en su lista de contactos que usan el sitio social que ha agregado aparecerán en el área Contactos de Outlook.

6. Limpiar información de contacto

Use la función Vincular contactos para vincular múltiples entradas de contacto de una persona para que la información sea más accesible.

Las nuevas funciones del módulo Personas de Outlook le permiten acceder a información sobre contactos de lugares como Facebook y LinkedIn.En algunos casos, tendrá varias entradas de contactos en la lista de contactos para una sola persona, con diferentes detalles en cada lugar.

Puede vincular estas entradas múltiples para un único contacto para unificar los datos en un solo lugar. Haga clic en el contacto que le interesa y vea su información seleccionando Inicio> Personas.

A la derecha de la pantalla, haga clic en Enlazar contactos, y se abrirá un cuadro de diálogo que muestra la entrada de contacto o entradas para esa persona. En el cuadro Buscar personas, escriba cierta información de identificación para esa persona y Outlook devolverá cualquier otra entrada de contacto que pueda corresponder a esa persona. Si son la misma persona, haga clic en esa entrada para vincular los detalles.

7. Controlar dónde Outlook busca de forma predeterminada

Puede configurar Outlook 2013 para que busque de manera predeterminada en las carpetas que elija.

Cuando busca correos electrónicos en Outlook, la ubicación predeterminada es su Buzón actual. Sin embargo, esto a menudo es demasiado limitado. Si desea que una búsqueda devuelva todas las entradas coincidentes en todos los buzones, por ejemplo, deberá seleccionar esta opción de la lista en el cuadro de búsqueda para cada búsqueda que realice.

Alternativamente, puede cambiar la ubicación predeterminada que Outlook usa para buscar. Para hacer esto, elija Archivo> Opciones> Buscar. En el área Resultados puede seleccionar incluir resultados, eligiendo una de estas cuatro opciones: Carpeta actual; la carpeta actual, el buzón actual cuando se busca desde la bandeja de entrada; Buzón actual; o todos los buzones Seleccione la opción que desea usar y haga clic en Aceptar. Esto se convertirá en el predeterminado para las búsquedas de Outlook aunque, por supuesto, puede cambiarlo según la búsqueda cuando sea necesario.

8. Decida si usar Pasos rápidos o Reglas

Pasos rápidos y Reglas realizar tareas similares, pero hay una clara elección que hacer con qué propósito.

Pasos rápidos se introdujeron en Outlook 2010 para darle un método de realizar rápidamente tareas en Outlook. Sin embargo, ¿podría preguntarse por qué usaría un Paso rápido en lugar de una Regla? Los Pasos rápidos son flexibles, por lo que puede optar por aplicarlos cuando quiera usarlos: las reglas son menos flexibles y, una vez configurados, se aplican automáticamente.

La respuesta a cuál de estos debe usar depende de su tarea. Use Reglas, por ejemplo, cuando puede identificar un mensaje que siempre debe manejarse de una manera específica en todo momento. Entonces, usaría una regla si quiere mover todos los mensajes entrantes de su jefe a una carpeta en particular. Una regla funcionará bien aquí porque los correos electrónicos de su jefe serán fáciles de identificar por la dirección de correo electrónico única.

Por otro lado, si almacena comunicados de prensa entrantes en una carpeta especial, esta puede ser una tarea para un Paso rápido si no sé de antemano de quién vendrán estos correos electrónicos. Sin una forma única de identificar un correo electrónico que contenga un comunicado de prensa, no puede escribir una regla para procesar el mensaje automáticamente. Sin embargo, puede crear un Paso rápido en el que puede hacer clic para mover cualquier mensaje seleccionado a una carpeta específica. Quick Step no puede identificar que un correo electrónico contenga un comunicado de prensa; debe hacerlo, pero acelerará el proceso de mover el correo electrónico si usted decide que necesita ser movido. Puede crear reglas y pasos rápidos en el área Correo de Outlook usando las herramientas en la pestaña Inicio.

9. Haga uso de Favoritos

Haga de cualquier carpeta un favorito para que aparezca en la parte superior del Panel de carpetas y sea fácil de encontrar y usar.

Si tiene algunas cuentas de correo electrónico, su panel de carpetas puede llenarse de carpetas haciendo lleva mucho tiempo navegar para encontrar las carpetas que usa la mayor parte del tiempo. Puede simplificar la búsqueda de estas carpetas si las agrega como Favoritos. Los favoritos aparecen en la parte superior de la lista de Carpetas cuando se encuentra en el módulo de Correo.

Si el área de Favoritos no aparece, cambie a Correo y elija Ver> Panel de Carpetas y haga clic para habilitar Favoritos. Ahora puede agregar cualquier carpeta a los Favoritos haciendo clic con el botón derecho en el panel Carpeta y seleccionando Mostrar en Favoritos. Incluso puede configurar una carpeta de búsqueda para que sea un favorito, por lo que es fácil de encontrar y usar.

10. Comprenda las consecuencias del uso de IMAP

Si su servicio de correo electrónico utiliza el protocolo IMAP, algunas funciones de Outlook no estarán disponibles, incluido el marcado detallado de mensajes.

Si su cuenta de correo electrónico utiliza el protocolo IMAP, ciertas funciones comunes no trabajar en Outlook 2013. Este será un problema para un número creciente de usuarios, ya que IMAP le permite acceder al correo electrónico desde cualquier dispositivo. Servicios como Hotmail y Gmail, por ejemplo, usan IMAP para correo electrónico.

Cuando está utilizando el correo electrónico IMAP, en Outlook ya no puede descargar solo los encabezados de los mensajes y decidir a partir de allí qué mensajes descargar. En cambio, ahora todos los correos electrónicos se descargan automáticamente. Además, con IMAP no puede agregar indicadores detallados a los mensajes. Las banderas están activadas o desactivadas, y no pueden configurarse para significar cosas diferentes. Tampoco podrá asignar mensajes a Categorías, a excepción de los mensajes de la cuenta de Hotmail.