10 Características nuevas e increíbles en Excel 2013

La herramienta de hoja de cálculo actualizada de Microsoft no está obteniendo muchas características nuevas y geniales, pero se está volviendo más funcional. Eso es algo que disfrutarán tanto los usuarios nuevos como los experimentados, especialmente un nuevo enfoque para un viejo problema que solía requerir una solución engorrosa. Las tareas complejas se vuelven más fáciles de realizar gracias a herramientas como las Gráficas recomendadas y las Herramientas recomendadas de tablas dinámicas. Otros cambios colocan las opciones más cerca de sus datos, y utilizan la fuerza de las grandes empresas para procesar datos directamente en Excel.

Para ayudarlo a ponerse al día, siga leyendo para obtener 10 nuevas características que facilitan su trabajo en el nuevo Excel. ¿Desea saber más sobre el nuevo paquete de Office? Encontrará nuestra revisión completa de Office 2013 aquí, así como 10 características principales en el nuevo Word 2013 aquí.

1. La pantalla de inicio establece la escena

La nueva pantalla de inicio de Excel te ayuda a trabajar más rápido. A lo largo de su margen izquierdo se encuentran las hojas de trabajo utilizadas más recientemente, cualquiera de las cuales se puede anclar en su lista Reciente para que siempre estén visibles. Aquí también puede hacer clic en Abrir otros libros de trabajo para acceder a sus archivos desde un disco o la nube. La esquina superior derecha de la pantalla de inicio también muestra la cuenta de SkyDrive (o SharePoint) a la que está conectado actualmente.

Aquí aparece una gama de plantillas para ayudarlo a comenzar rápidamente un proyecto. También se pueden anclar, o puede usar la función de búsqueda para buscar otras plantillas en línea. Una lista de búsquedas sugeridas puede ayudarlo a comenzar.

Los usuarios nuevos apreciarán las opciones de plantillas, y los usuarios existentes tendrán gusto de la lista de archivos recientes y el acceso rápido a los archivos existentes. Aunque la pantalla de inicio se puede desactivar, creo que es lo suficientemente útil como para seguirla.

La pestaña Abrir tiene enlaces a archivos y ubicaciones a los que accedió recientemente.

2. Disfrute de una nueva Vista de Backstage

La Vista de Backstage, presentada en Office 2010, es accesible desde el menú Archivo. En Excel, esto se ha mejorado para mostrar exactamente lo que está haciendo para que pueda elegir la tarea adecuada.

La pestaña Abrir ahora le da acceso a libros de trabajo recientemente accedidos, convirtiéndola en una combinación de las pestañas Abrir y Recientes de Excel 2010. Puede pegar hojas de trabajo en esta lista o hacer clic en Computadora para acceder a las ubicaciones accedidas recientemente (cualquiera de los cuales puede fijar permanentemente aquí, también). También hay acceso a su cuenta de SkyDrive y la opción de configurar cuentas adicionales de SkyDrive o SharePoint.

¿Quiere dividir los nombres y apellidos en dos columnas? Mire la nueva característica Relleno Flash.

3. Make Flash Fill magic

La característica nueva más genial es la herramienta Flash Fill. Su entrada de datos predictivos puede detectar patrones y extraer e ingresar datos que siguen un patrón reconocible. Resuelve algunos problemas comunes que actualmente requieren soluciones engorrosas para lograr.

Uno de esos problemas es extraer el nombre de una persona de una columna de nombres completos. En una columna en blanco junto a la que contiene nombres completos, simplemente escriba el nombre y luego haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Relleno, Relleno Flash. Los nombres de todos en la lista se ingresará en esa columna inmediatamente. Puede usar el mismo proceso para extraer apellidos, unir nombres y apellidos, extraer meses, días o años de las fechas e incluso extraer valores de las celdas. Aunque siempre podría haber hecho esto con fórmulas, ahora Flash Fill garantiza que cualquiera pueda hacerlo de manera rápida y fácil.

Elimine las suposiciones sobre qué gráfico elegir para mostrar mejor sus datos.

4. Simplifique las elecciones con los Gráficos recomendados

Esto se encuentra en algún lugar entre una nueva característica increíble y algo que hace que trabajar en Excel sea más intuitivo. Los Gráficos recomendados muestran solo un subconjunto de tipos de gráficos que son apropiados para los datos que ha seleccionado. Ayudará a los usuarios inexpertos a crear gráficos que ayuden a explicar los datos y no confundan al espectador.

Para usar la herramienta, seleccione los datos que desea representar, haga clic en la pestaña REPLACEar y seleccione Gráficos recomendados. Aparece un cuadro de diálogo con un rango de gráficos para elegir: haga clic sucesivamente para ver cómo se verán los datos en ese gráfico. Seleccione la opción deseada y haga clic en Aceptar, y el gráfico se creará automáticamente.

Cambie el aspecto de su gráfico seleccionando opciones en el menú emergente.

5. Las herramientas de gráficos se vuelven más inteligentes

En las versiones anteriores de Excel, cuando se selecciona un gráfico, la pestaña Herramientas de gráficos mostraba tres pestañas adicionales: Diseño, Diseño y Formato. La interfaz es más simple en Excel 2013, con solo las pestañas Diseño y Formato para elegir.

Además, un conjunto de iconos aparece fuera del borde superior derecho de un gráfico cuando se selecciona. Haga clic en cualquiera de estos botones: elementos de gráfico, estilos de gráfico o filtros de gráfico para revelar opciones adicionales de formato de gráfico. Haga clic en Elementos de gráfico para agregar o eliminar elementos, como títulos de ejes y leyendas; haga clic en Estilos de gráfico para cambiar el estilo y el color de su gráfico; o haga clic en Chart Filters para ver los datos filtrados usando una vista previa en vivo.

Quick Analysis ofrece formateo, totales y tablas para analizar sus datos.

6. Analice rápidamente sus datos

La nueva herramienta de Análisis Rápido puede ayudar a los usuarios nuevos y experimentados a encontrar opciones para trabajar con los datos seleccionados. Para usarlo, seleccione los datos a analizar y el ícono de Análisis rápido aparecerá en la esquina inferior derecha de los datos seleccionados.

Haga clic en ese icono y aparecerá un cuadro de diálogo que muestra una gama de herramientas para analizar los datos, como Formateo, Gráficos, Totales, Tablas y Sparklines. Haga clic en cualquier opción y aparecerá una serie de elecciones seleccionables; obtener una vista previa de esas elecciones pasando el mouse sobre ellas. A continuación, haga clic en la opción que desee para aplicarla a sus datos. Esta función acelera el proceso de formateo, creación de gráficos y fórmulas de escritura.

Las tablas dinámicas se volvieron ridículamente simples de crear.

7. Responde preguntas al instante con Pivot Tables

Las tablas dinámicas son una herramienta poderosa para analizar y responder preguntas sobre tus datos, pero no son fáciles de crear para los nuevos usuarios. Por primera vez, sin embargo, si puede hacer clic con la tecla del mouse, puede crear una tabla dinámica significativa, gracias a las nuevas tablas dinámicas recomendadas. Para usarlo, seleccione sus datos, incluidos los encabezados, y elija REPLACEar, tablas dinámicas recomendadas. Aparece un cuadro de diálogo que muestra una serie de tablas dinámicas con explicaciones de lo que muestran. Todo lo que necesita hacer es seleccionar la tabla que muestra lo que desea ver, haga clic en Aceptar, y la tabla dinámica se dibujará automáticamente para usted.

Excel 2013 ahora integra Power View para análisis exhaustivos e informes.

8. Realice informes rápidos con Power View

El complemento Power View, disponible para versiones anteriores de Excel, ahora está integrado dentro de Excel 2013. Power View se usa generalmente para analizar grandes cantidades de datos provenientes de fuentes de datos externas: solo el tipo de herramienta que las grandes empresas podrían usar.

Incorporado dentro de Excel, ahora es accesible para cualquier persona. Para verlo en funcionamiento, seleccione sus datos y elija REPLACEar, Power View. La primera vez que lo usa, la característica se instala automáticamente. Luego se agregará una hoja de Power View a su libro de trabajo, y se creará el informe de análisis.

Puede agregar un título y luego filtrar los datos y organizarlos para que se muestren de la manera que desee. La pestaña Power View en la barra de herramientas Ribbon muestra las opciones de formato de informe, como el tema y los formatos de texto, y las opciones de Vista para los paneles de Área de campo y Filtros que puede usar para filtrar y ordenar sus datos.

Intente trabajar en un hoja de trabajo que alguien más está editando? Se te advertirá que está bloqueado. Puede verlo y descargarlo, pero no puede cambiarlo.

9. Comparta archivos y trabaje con otras personas

Trabajar con otras personas en archivos compartidos en tiempo real es una espada de doble filo. Si bien es útil para hacer esto, enfrentarás problemas cuando dos personas intenten cambiar el mismo elemento al mismo tiempo. En Excel 2013 puede compartir y trabajar en colaboración en archivos con otros a través de SkyDrive usando Excel WebApp, y varias personas pueden trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo. Sin embargo, no puede abrir una hoja de trabajo de SkyDrive en Excel 2013 en su máquina local si otra persona está trabajando actualmente en la misma hoja de trabajo. Esto protege la hoja de trabajo contra cambios conflictivos.

En cambio, si una persona está editando un archivo de Excel almacenado en línea, otros con permiso pueden verlo y descargarlo, pero no pueden cambiar el original, que está bloqueado hasta que la persona que trabaja con él finalice.

Al igual que otras aplicaciones en la Oficina 2013 suite, Excel 2013 guarda archivos de forma predeterminada en la nube. Puede abrir, ver y editar archivos de Excel en línea en un navegador usando Excel WebApp sin tener Excel 2013 en el disco duro local.

Comparta sus hojas de trabajo almacenadas en la nube con amigos en Facebook, Twitter o LinkedIn.

10. Comparta el trabajo con sus redes sociales

Esta es una forma práctica de compartir una lista de tareas, una hoja de trabajo de planificación de eventos o cualquier hoja de cálculo que desee con su red social. Ahora puede compartir libros de Excel con Facebook y más desde dentro de Excel 2013. Para ver la opción Publicar en redes sociales, la mejor manera de guardar primero el archivo en SkyDrive.

Si no ha guardado su archivo en SkyDrive, elija Archivo, Compartir, y haga clic en Invitar a personas. Pasará por el proceso de guardar el archivo en la nube para que las opciones Guardar como aparezcan más tarde automáticamente. Una vez hecho esto, vuelve al panel Compartir donde aparece la opción Publicar en redes sociales. Aquí puede seleccionar cualquier red social que haya vinculado a su cuenta de Office 2013. Puede seleccionar si los espectadores pueden ver o editar su hoja de trabajo compartida, y puede incluir un mensaje, y luego publicarlo para su revisión.