Etiqueta de correo de voz: envío del mensaje correcto

Sí, las personas todavía hacen llamadas telefónicas. Probablemente no deberían, pero lo hacen. Aquí hay cinco reglas, algunas nuevas y otras antiguas, para lidiar con los peligros del correo de voz.

La brevedad es la clave. La persona promedio puede leer un mensaje al menos tres veces más rápido de lo que usted puede decirlo., por lo que la mayoría de los oyentes descubre que cada segundo que pasan escuchando el correo de voz es angustiosamente tedioso. Una longitud máxima tolerable comúnmente citada para un mensaje de correo de voz es de 30 segundos.

La simplicidad oscila en ambos sentidos. Tener un breve mensaje de salida es simple pero extremadamente importante para evitar enojar a quienes llaman. No complete su mensaje saliente con números de teléfono alternativos y direcciones de correo electrónico. En su lugar, ofrezca a las personas que llaman un medio alternativo para comunicarse con usted (ya sea un número de teléfono celular o una dirección de correo electrónico, por lo general). Si alguien necesita localizarlo con urgencia, lo encontrarán.

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Sobre el seguimiento. Si siente la necesidad de seguir un mensaje de correo electrónico que envió haciendo una llamada de voz, siga adelante, pero controle estrictamente lo que solicita a cambio. Por ejemplo, no deje un mensaje de voz pidiéndole a la persona que devuelva su llamada "para asegurarse de que recibió el correo electrónico". Es suficiente recordarle al destinatario que verifique su bandeja de entrada para ver su mensaje. (A muchos profesionales ocupados no les gustan las llamadas de seguimiento de ningún tipo, así que piénselo con precaución.)

Use la tecnología disponible. La mayoría de los sistemas de correo de voz le permiten borrar o "hacer de más" un mensaje fallido. No dude en presionar la tecla numeral (#) si olvidó dejar su código de área o si escribió mal su dirección de correo electrónico la primera vez. Presione el botón correcto (por lo general es #) para acceder a las "más opciones" que normalmente no indaga, y puede dejar un mensaje profesional sin mensajes.

Descuelgue el auricular. Nunca deje una mensaje de voz para alguien mientras habla a través de un altavoz.