Usar reglas para organizar automáticamente el correo electrónico

Con algunas opciones en capas, Las reglas de correo de Outlook clasifican automáticamente mis mensajes entrantes en una serie de carpetas. Los mensajes de un determinado editor sobre un tema determinado van a una carpeta. El correo que contiene archivos adjuntos que probablemente no sean deseados va a una carpeta de correo no deseado. Los mensajes de alta prioridad de las personas que respetan esa etiqueta van a una tercera carpeta. Estas son solo algunas formas de ordenar el correo para mantener el negocio en movimiento.

Busquemos mensajes de una persona específica sobre un tema determinado. Antes de crear la regla, agregue una nueva carpeta si es necesario. Elija Archivo, Nuevo, Carpeta, escriba un nombre y haga clic en Aceptar. Si está utilizando un servidor IMAP y desea carpetas sincronizadas en diferentes dispositivos, primero resalte esa cuenta de correo en el área inferior.

Dentro de la ventana principal de Outlook, seleccione Herramientas, Reglas y alertas. Haga clic en Nueva regla. Es probable que desee elegir una de las opciones Stay Organized; mis reglas dependen principalmente de la primera opción, Mover mensaje de alguien a una carpeta. Haga clic en Siguiente.

Haga clic en la primera casilla de verificación, en la lista de personas o distribución. Marque la casilla de verificación que dice con palabras específicas en el asunto o cuerpo. En la parte inferior de la ventana, haga clic en la gente azul o en la lista de distribución, seleccione un contacto y haga clic en Aceptar. Haga clic en palabras específicas, agregue una palabra o término de uso frecuente, como "informe semanal" y haga clic en Agregar y Aceptar. Haga clic en especificado, elija una carpeta y haga clic en Aceptar. Haga clic en Siguiente dos veces.

La ventana de excepciones le permite agregar la antigua búsqueda de estilo "y no", vetando las reglas anteriores si se activa uno de estos. No necesito esas reglas para esta lista simple, pero lo haré para otro sistema de clasificación más adelante. Haga clic en Siguiente. Ingrese un nombre para la regla y haga clic en Finalizar.

Me gusta agregar algunas condiciones más para otras reglas, como ordenar en mi carpeta marcada de Prioridad alta. Demasiadas personas usan la etiqueta de correo de alta prioridad por capricho. Para crear una regla que clasifique esos mensajes en una carpeta determinada, marque la casilla marcada como importancia y ajústelo a Alto. Elija el remitente está en la Libreta de direcciones especificada y elija sus contactos de Outlook para que el correo no deseado o el correo no solicitado no activen la regla. En la pantalla de excepciones, use la opción excepto para gente o la lista de distribución para quitar los contactos gatillo de la regla.

Experimente formas de superponer estas reglas para ayudar a eliminar el desorden de la bandeja de entrada y trabajar eficientemente. Cada vez que llega un mensaje, se le reembolsará el tiempo invertido en la creación de reglas.