Use Microsoft FindTime para programar reuniones más rápidamente en Outlook

A menudo, encontrar el mejor momento para la reunión con sus colegas de oficina no es un trabajo fácil. Primero debe preguntarles acerca de su hora conveniente y luego hacer coincidir lo mismo con su horario para llegar al mejor momento para todos. El trabajo de decidir cuándo reunirse es relativamente simple si se trata de personas menores como asistentes, sin embargo, ¿qué tal si la reunión requiere más personas? El trabajo se pone realmente difícil con algunos no disponibles o personas que abandonan debido a razones variadas. Todo este proceso hace que invierta mucho de su tiempo productivo, ¿no es así?

FindTime es una aplicación que puede ayudarlo a programar reuniones más rápido. Un complemento para Microsoft Outlook , FindTime te ayuda a decidir el tiempo de una reunión fácilmente con un enfoque sistemático y sin demasiada participación. La aplicación le sugiere automáticamente qué días y horarios funcionan mejor para las personas que deben asistir a la reunión. Por lo tanto, te ayuda a llegar al tiempo de consenso con bastante facilidad. Lea a continuación para encontrar cómo programar reuniones más rápidamente.

FindTime para Outlook

FindTime reduce el tiempo de organización. Como organizador, usted propone los horarios seleccionados a todos los asistentes y les permite a todos votar. Una vez que hay un consenso a través de la votación, FindTime envía la invitación a la reunión en su nombre, y así elimina el tiempo que generalmente tiene para invertir coordinando con las personas y llegando al mejor momento para todos.

Para comenzar a utilizar FindTime

Paso 1

El primer paso es instalar FindTime y para hacerlo, es obligatorio ingresar a cuentas de Office 365. Una vez que haya iniciado sesión, puede instalar FindTime desde la tienda de Office. Una vez instalado, reinicie Outlook y podrá ver el icono de FindTime ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla de Outlook. Tenga en cuenta la diferencia en apariencia en Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook en la Web que se muestran a continuación.

En Outlook 2013

En Outlook 2016

En Outlook en la web

Nota: Se puede acceder a FindTime solo en Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook en la web.

Paso 2

Entonces, al configurar la aplicación, ahora puede redactar un nuevo correo electrónico o responder a un correo electrónico existente para programar una reunión.

Por ejemplo, si desea establecer una reunión con las personas enumeradas respondiendo a un correo electrónico existente. Haga clic en "Responder con encuesta de reunión".

Se abre un panel a través del cual puede establecer el tiempo de duración de la reunión. La parte media e inferior del panel le permite ver el programa de las personas a las que desea invitar a una reunión. Aquí puede seleccionar múltiples intervalos de tiempo y enviarlos a las personas involucradas para que voten.

El estado de las personas está representado por diferentes colores y, según el mismo, puede decidir qué sala de reuniones es más adecuada para todos.

Haga clic en "Siguiente" y verá las franjas horarias preseleccionadas y las pestañas como "ubicación de la reunión". Ahora estás listo para hacer una invitación. Haga clic en "Insertar para enviar por correo electrónico" para hacer una invitación.

Paso 3

Después de hacer una invitación, haga clic en "enviar" en la ventana de la bandeja de entrada de mensajes para permitir que la gente comience a votar en los intervalos de tiempo que haya seleccionado. Todos los invitados pueden ver la encuesta en línea sobre quién vota para qué momento. Incluso puede saber que otros conocen su tragamonedas favorita.

Tan pronto como los votos lleguen, la invitación recibe cronogramas y su reunión ha sido configurada. El Organizador también recibe un correo electrónico sobre la confirmación de la invitación.

Nota: Del lado de los destinatarios, solo necesitan una dirección de correo electrónico para recibir su invitación y acceso a Internet para votar en el sitio web de FindTime. Además, pueden votar desde cualquier dispositivo que deseen. Los destinatarios no necesitan tener FindTime instalado en su PC o teléfono, o en el caso de una cuenta de Office 365.

Haga clic en aquí para comenzar a utilizar FindTime y háganos saber si le gusta esta nueva aplicación de Microsoft.

Fuente de la imagen: Microsoft.