Los 8 mejores consejos de microsoft teams para usarlo como un profesional

Slack cambió el juego de mensajería desde su debut en agosto de 2013. Ha reemplazado el correo electrónico para la comunicación interna dentro de muchos equipos y organizaciones. Mientras tanto, los equipos de Microsoft superaron a Slack con más de 13 millones de usuarios al agruparlo con el servicio de Office 365.

Además, se beneficia del robusto ecosistema de Microsoft construido a lo largo de los años. Si la configuración u organización de su oficina tiene la suscripción a Office 365, entonces comunicarse y colaborar a través de Teams se hace sin esfuerzo.

Echemos un vistazo a algunos de los mejores consejos y trucos para que los usuarios de Microsoft Team aumenten su productividad y la usen como un profesional.

1. Atajos de teclado

Los métodos abreviados de teclado pueden ahorrar mucho tiempo, especialmente cuando está utilizando una aplicación como Teams. Probablemente lo usará todo el día para comunicarse con sus colegas. Solo hay dos atajos que debes recordar como principiante por ahora.

1. / - la tecla de barra diagonal revelará todos los comandos que puedes dar usando varios atajos de teclado.
2. Teclas /: una lista de todos los atajos de teclado que puede usar. La lista es bastante larga para compartir aquí. Encuentra y recuerda los que te sean útiles.

Como se ve en la captura de pantalla, escribirá estos dos accesos directos en la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar lo que está buscando.

2. Nombre del grupo

El chat es una característica principal de los equipos de Microsoft, pero buscar una conversación en particular dentro de un canal puede ser difícil. Puede resolver este problema dando a esa ventana de chat o grupo un nombre significativo. Por ejemplo, si está discutiendo una nueva guía sobre el Producto A, puede nombrar la ventana de chat Errores del Producto A. Hace que sea más fácil buscar en el futuro.

Para hacer eso, simplemente haga clic en el ícono de lápiz en la parte superior de la ventana de chat para editar y luego dele un nombre. Solo funciona para chats grupales y no privados.

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3. Reenviar correos electrónicos

En GT, apenas usamos correos electrónicos y confiamos principalmente en Slack para comunicarnos entre nosotros. Funciona para nosotros, pero no significa que pueda eliminar por completo los correos electrónicos. Los correos electrónicos están aquí para quedarse. Microsoft lo sabe, y es por eso que permite a los usuarios reenviar correos electrónicos con archivos adjuntos a los canales del equipo desde cualquier dominio de correo electrónico incluido en la lista blanca.

No solo eso, si hace clic en Configuración avanzada en la siguiente pantalla, puede controlar quién puede enviar correos electrónicos, y también desde dominios específicos, para reducir los correos electrónicos no solicitados.

4. Crear GIF

Compartir GIF es divertido, pero crearlos lo es aún más. Me alegra que Teams permita a los miembros crear sus propios GIF, lo que les permite ser creativos y reducir el estrés para equilibrar las discusiones serias.

Teams integra Giphy, un popular destino GIF, para compartir su obra de arte con otros miembros del equipo.

5. Bots

Automatizar las tareas repetitivas ahorra tiempo y los bots pueden ser útiles. Teams tiene una serie de bots que puedes usar para tu ventaja. El bot Who es útil para encontrar miembros del equipo en toda la organización en función de sus roles y responsabilidades. Por ejemplo, ¿quién es el producto líder X comercializador?

Los bots actúan como los miembros del equipo, lo que significa que puedes chatear con ellos, hacerles preguntas y ellos responderán.

Otros bots incluyen el bot Calendar para encontrar un espacio abierto en los calendarios y citas de programación de los miembros de su equipo, Polly para crear encuestas y recopilar comentarios, y YellowAnt para conectarse con más de 40 aplicaciones para crear flujos de trabajo inteligentes. Así es como puedes crear tus propios bots.

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6. Pestañas

Teams viene con una característica única llamada Tabs. Puede dedicar cada pestaña a un único recurso que puede ser un video, un sitio web o una aplicación. Depende de lo que quieras lograr con él. Creo que es el más adecuado para las aplicaciones que desea utilizar mientras trabaja con Teams.

Las pestañas hacen que sea muy fácil administrar el flujo de trabajo y evitar que partes importantes del proceso se superpongan. Por ejemplo, puede crear una pestaña para Trello para que todos en el equipo puedan acceder a ella de manera conveniente. Simplemente haga clic en el ícono '+' para elegir una aplicación. Tenga en cuenta que ya hay una pestaña para compartir archivos.

7. Marcador

Una característica pequeña pero a menudo descuidada de Teams es la opción de marcador. En caso de que reciba un mensaje importante pero le gustaría volver a él más tarde, simplemente puede marcarlo y atenderlo más tarde.

Haga clic en el ícono de menú al lado del mensaje para hacerlo.

8. Lector inmersivo

¿Alguien ha compartido un documento con usted? En lugar de leerlo en su totalidad, puede usar la opción Lector inmersivo para hacer dos cosas. Elimine todas las distracciones para que solo el texto sea visible. Facilita concentrarse en el documento o mensaje.

También puede escuchar el documento con palabras resaltadas en tiempo real. Otra característica interesante es la traducción. Puede seleccionar un mensaje y traducirlo a más de 60 idiomas con Microsoft Translator.

Trabajo en equipo hasta el final

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración increíble, y una obviedad si ya está trabajando con otros productos de Microsoft como Office 365. Espero que algunos de los consejos que compartimos anteriormente lo ayuden a ser más productivo.

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