Compartir y colaborar con Microsoft Office Web Apps

Microsoft ha lanzado la Vista previa técnica de Office Web Apps, y he estado probando las herramientas para ver qué Microsoft se le ha ocurrido. Una de las principales ventajas de trabajar con aplicaciones de Microsoft Office en la nube es la capacidad de acceder y trabajar con documentos, hojas de cálculo, presentaciones y computadoras portátiles desde cualquier PC con acceso a Internet, desde cualquier lugar del mundo. Siempre que almacene sus archivos en SkyDrive, puede viajar sin una computadora portátil y aún tener acceso a sus datos.

La opción Más le permite elegir Copiar, Cambiar nombre o Compartir.

Un beneficio aún mayor de trabajar a través de la nube es que puedes compartir archivos y colaborar con cualquier otra persona en el mundo. Después de todo, la Web es la nube, y la Web es una plataforma para compartir información, generalmente en forma de páginas web.

El hecho de que los archivos y datos residen en la nube en lugar de dentro una red cortafuegos o en el disco duro local del usuario significa que cualquiera puede compartir y acceder a los archivos.

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La estructura de carpetas predeterminada en SkyDrive es similar a lo que los usuarios ven en Windows Vista y Windows 7. Obtiene una carpeta Mis documentos, que ostensiblemente contiene la mayoría de sus datos, junto con una carpeta pública, donde almacena los archivos que desea compartir.

Puede hacer clic para enviar un correo electrónico a un enlace o copie el código para incrustar el archivo en una página web.

De forma predeterminada, la carpeta pública permite que todos puedan ver los archivos, pero restringe a los usuarios la modificación o eliminación de archivos. Debido a que es la carpeta pública, no puede modificar esos permisos.

Puede compartir un archivo en la carpeta pública seleccionando el archivo y luego haciendo clic en Más para generar un menú desplegable con Copiar, Cambiar nombre, o opciones de Compartir. Cuando selecciona Compartir, puede elegir enviar por correo electrónico un enlace de invitación a usuarios específicos o REPLACEar código en una página web que mostrará el archivo compartido.

Si decide enviar un enlace por correo electrónico, puede seleccione de los contactos asociados con su cuenta de Windows Live, o agregue manualmente las direcciones de correo electrónico. El correo electrónico de invitación enviado a los usuarios designados incluye un enlace para que puedan ver el archivo.

Seleccionar 'Seleccionar personas' le ofrece una gama de opciones para designar el acceso.

Usar el código HTML para incrustar el archivo en un sitio web mostrará un ícono del archivo en la página web, en el que los usuarios pueden hacer clic para acceder al archivo desde su ubicación en la carpeta pública de SkyDrive. Una ventaja de incorporar datos como este es que puede modificar o actualizar el archivo, y los visitantes del sitio web siempre verán la versión actual.

Para la carpeta Mis documentos o cualquier carpeta que cree, puede personalizar el acceso a través de las opciones etiquetadas Just Me, Everyone, My Network (que incluye todos los contactos que tiene en Windows Live) o Seleccionar personas. Si elige Seleccionar personas, verá una gama más amplia de opciones, incluida la posibilidad de designar el acceso en función de los grupos que ha creado en sus contactos, o la posibilidad de agregar usuarios uno a la vez escribiendo su dirección de correo electrónico. Tenga en cuenta que la dirección de correo electrónico en cuestión debe estar asociada a una cuenta de Windows Live para que el usuario acceda a los datos.

Los usuarios a los que les conceda acceso a carpetas en su SkyDrive recibirán una invitación por correo electrónico como esta..

Para cada grupo o persona que seleccione, puede permitir que solo vean archivos, o puede otorgar un acceso más potente, como la posibilidad de agregar, editar y eliminar archivos. Puede enviar una invitación por correo electrónico a los designados con acceso.

La posibilidad de acceder a los archivos en la nube y compartir ese acceso con otros no es nueva: esas funciones son una función de SkyDrive y han estado disponibles para algunos hora. Sin embargo, lo nuevo es que los usuarios podrán ver los archivos independientemente de si tienen las aplicaciones asociadas de Microsoft Office instaladas, y cada archivo se representará exactamente como lo vería el usuario si abrieran el archivo en su aplicación nativa..

Donde las aplicaciones web de Office realmente cambian el uso compartido y la colaboración es la capacidad de múltiples usuarios para acceder y trabajar con el mismo archivo al mismo tiempo en Excel o OneNote. La aplicación OneNote aún no está disponible en la vista previa técnica, pero pude trabajar con la función de colaboración en tiempo real en Excel.

Mi editor (la persona con la que estaba compartiendo el archivo) y pude acceder al Hoja de cálculo de Excel al mismo tiempo. Cada uno de nosotros editó los campos y pudo ver lo que la otra persona estaba escribiendo en tiempo real. La capacidad de trabajar con hojas de cálculo Excel y blocs de notas de OneNote de esta manera, colaborando con pares o clientes en tiempo real a través de la nube, es un refuerzo de productividad definitivo.

Trabajar con los permisos y otorgar acceso a invitar participantes no fue tan intuitivo o fácil de usar como me gustaría. Sin embargo, en última instancia, no es impresionante la capacidad de compartir datos en la nube, sino la capacidad de interactuar con esos datos a través de las aplicaciones de Office Web Apps.

¿Desea ver más de las aplicaciones web de Microsoft Office? Eche un vistazo más de cerca a la aplicación web de Excel y la aplicación web de PowerPoint. En el momento de la publicación, Word y OneNote aún no eran completamente funcionales.

Tony Bradley es un experto en seguridad de la información y comunicaciones unificadas con más de una década de experiencia en TI empresarial. Hace tweets como @SecurityNews y brinda sugerencias, consejos y revisiones sobre seguridad de la información y tecnologías de comunicaciones unificadas en su sitio en tonybradley.com.