Ansiedad de separación de Outlook es un obstáculo para Google Apps

En su audaz marcha para convertirse en un conjunto de colaboración y comunicación creíble para las empresas, Google Apps se ha encontrado con un obstáculo frecuente que ha resultado más fastidioso de lo esperado: el viejo Microsoft Outlook.

Google aparentemente subestimado qué tan apegados están los empleados a Outlook, el venerable programa de correo electrónico que personifica las aplicaciones "fabulosas" de PC de comunicación y colaboración que Google desprecia y ha prometido erradicar de los lugares de trabajo con su suite de aplicaciones alojadas en la Web.

Google anunció Gmail For Your Dominio, la piedra angular de lo que se convertiría en Google Apps, en febrero de 2006, posicionando su servicio de correo web como un sistema de correo electrónico hospedado alternativo para busine sses vis-à-vis costosos y difíciles de administrar servidores de mensajería interna como Microsoft Exchange.

[Lectura adicional: Los mejores servicios de transmisión de TV]

Aunque dio soporte de Gmail para POP3 (Protocolo de oficina de correos 3) y IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet) para que los usuarios finales puedan sincronizar mensajes con Outlook y otras aplicaciones de correo electrónico de PC, Google resistió durante años la creación de una herramienta de sincronización de Outlook específica.

Para Google, adoptar aplicaciones implicaba aceptar una nueva forma de comunicarse y colaborar en el lugar de trabajo, concretamente con aplicaciones alojadas en la web, el modelo de software como servicio (SaaS) que ve como el futuro, frente a lo que considera el pasado, Outlook y Oficina centrados en el escritorio.

Además de POP3 e IMAP, Google también desarrolló su complemento de navegador Gears para proporcionar acceso fuera de línea a componentes de aplicaciones como Gmail y el paquete de productividad de la oficina Docs.

Sin embargo, incluso cuando se le da la posibilidad de usar Gmail como un correo electrónico front end con y sin un n Conexión a Internet, suficientes usuarios en el lugar de trabajo se irritaron ante la idea de abandonar Outlook.

Aparentemente, la resistencia se volvió más estridente cuando Google intentó comercializar aplicaciones para empresas más grandes, aquellas con 1,000 o más usuarios finales.

Último mes, Google reveló, sorprendentemente, su herramienta de sincronización de Outlook para aplicaciones, haciendo que la ocasión sea feliz, cuando de hecho podría ser visto como una capitulación, una concesión de derrota. Google ha descubierto que, sí, muchas empresas están felices de deshacerse de Exchange para Gmail si eso significa ahorrar dinero y eliminar el dolor de mantener Exchange internamente.

Sin embargo, y tal vez en un grado inesperado de Google, también descubrió que muchas compañías lo consideran un romper el trato de perder la funcionalidad que proporciona el combo de Outlook-Exchange, gracias a los profundos vínculos que existen entre este tándem cliente-servidor.

Así que Google se embarcó, probablemente a regañadientes, por el camino que otros proveedores de correo electrónico he viajado con l ittle success: tratando de replicar la experiencia Outlook-Exchange con su servidor de correo electrónico de fondo y Outlook. Aquí estaba Google aparentemente siendo arrastrado a la forma de hacer las cosas de Microsoft, creando - ¡jadeo! - una pieza de software para PC: un complemento de Outlook. Los problemas y las quejas comenzaron inmediatamente.

Inmediatamente, los analistas de la industria advirtieron a los directores de TI y gerentes de TI que examinen de cerca la herramienta Google, advirtiéndoles que no podría replicar completamente en Gmail la funcionalidad de la combinación de Outlook-Exchange, careciendo de características básicas como la capacidad de sincronizar notas y tareas de Outlook, por ejemplo.

Apenas una semana después del anuncio de la herramienta, Google reconoció que tenía varios errores embarazosos, incluido el hecho de que rompió Windows Desktop Search, que se usa para buscar datos de Outlook.

Mientras Google buscaba una solución, la solución de búsqueda en el escritorio de Windows sonaba como la pesadilla de un administrador de TI: Desinstale la herramienta de Google, a menos que tenga la versión 1.0.22.1945, en cuyo caso primero debe instalar la última versión y luego desinstalarla para volver indexación habilitada.

En Redmond, Microsoft publicó su propia opinión sobre el problema en un blog oficial, caracterizando el problema como "una falla / falla grave" y anulando el remedio de solución provisional de Google. Desinstalar la herramienta de Google no resolvería el problema, dijo Microsoft, proporcionando instrucciones paso a paso para ajustar las claves de registro afectadas.

Google tardó dos semanas en entregar las correcciones para el problema de búsqueda y otros errores.

Bill Pray, un analista de Burton Group, cree que fue un error estratégico para Google crear la herramienta de sincronización de Outlook. Google nunca podrá ofrecer una paridad total con Outlook-Exchange, por lo que los holdouts difíciles de Outlook nunca estarán contentos, dijo.

Mientras tanto, Google gastará recursos y esfuerzos significativos no solo para aumentar las capacidades de los complementos, pero también para mantenerlo actualizado con los últimos parches y actualizaciones de Outlook, dijo Pray.

"Le tomará a Google mucho tiempo, mantenimiento y esfuerzo continuo para mantener la interoperabilidad", dijo Pray.

Una mejor estrategia para Google habría sido jugar con los puntos fuertes de la suite de aplicaciones y de Gmail en particular, apostando a ganar el apoyo de la nueva generación de usuarios finales empresariales, dijo.

"Estratégicamente, cuesta más que vale la pena mantener ese conector de Outlook funcionando mejor de lo que es para competir en la fuerza de su propia alternativa [de software] cliente de correo electrónico ", dijo Pray.

Antes del lanzamiento de Apps Sync para Microsoft Outlook, Google estaba a la ofensiva, encontrando nuevas formas de competir contra Outlook resaltando g las diferencias entre el cliente gordo de Microsoft y Gmail hospedado, centrado en el servidor.

"Lo que Google encontrará es que aunque inicialmente satisfará alguna demanda con el conector de Outlook, el conector fallará en última instancia contra la expectativa de la empresa de que funcionan perfectamente ", dijo Pray.

Las personas que se unen a la fuerza de trabajo cada vez están más cómodas y familiarizadas con los servicios de correo web como Gmail, una tendencia que reduce orgánicamente el atractivo de Outlook, dijo.

Haciendo lo imposible para adaptarse a Outlook holdouts, Google está debilitando su argumento para el uso de Gmail y aplicaciones, dijo Pray.

Google tiene una opinión diferente. El objetivo de la primera versión de Apps Sync para Microsoft Outlook era cumplir con "90 por ciento a 95 por ciento" de las necesidades de los usuarios de Outlook, lo que se logró, dijo Rajen Sheth, gerente senior de productos de Google Apps.

Eso incluye la sincronización de correo electrónico, elementos de calendario y contactos entre Outlook y Gmail "de forma muy similar", ya que funciona entre Outlook y Exchange, dijo.

Aunque reconoció que la herramienta no ofrece la paridad de características completa en este momento, Sheth prometió que Google ampliará su funcionalidad de forma agresiva.

"Como saben, con Google, nuestro primer lanzamiento nunca es nuestro último lanzamiento. Tenemos una sólida filosofía de conseguir algo en el mercado que sea fuerte y satisfaga las necesidades, pero luego continúa iterando para agregar más y más funcionalidades ", dijo Sheth.

" Vas a ver que lo hagamos agresivamente con este producto, al igual que hacemos con todo lo demás. Continuaremos agregando lanzamientos a él, para agregar características, para hacerlo mejor y mejor ir del 90 [por ciento] al 95 por ciento para acercarse al 100 por ciento de los casos de uso ", añadió Sheth.

Muchas personas adoptan la interfaz de usuario final de Gmail cuando sus empresas adoptan aplicaciones, pero las empresas de todos los tamaños tienen contingentes vocales de Los trabajadores con una profunda conexión con Outlook, para la cual la sincronización IMAP no es suficiente, dijo.

"Hay una experiencia especializada que los usuarios de Outlook tienen al usarla con Exchange Server, y queríamos que su experiencia con Google Apps fuera lo más cerca posible de esa experiencia ", dijo Sheth.

Google sigue convencido de que lo que ve es que los beneficios de la interfaz de usuario basada en la web de Gmail seguirán siendo reconocidos en los lugares de trabajo y ganará conversos, incluso entre los recalcitrantes de Outlook..

Los fieles a Outlook se pueden encontrar incluso en lugares que ayudan a las empresas a adoptar Google Apps, como el integrador de sistemas Epicentro en Milán, Italia.

Epicentro proporciona servicios de implementación de aplicaciones y también ha utilizado el paquete internamente desde 2006, cuando migró de Exchange a Gmail. Después de varios años, todavía tiene "algunos usuarios activos" de Outlook, dijo Mauro Ginelli, un especialista en aplicaciones empresariales de Google en Epicentro. Después de probar el complemento, Epicentro planea instalarlo en las computadoras de sus usuarios de Outlook.

Ginelli cree que Apps Sync para Outlook ayudará a convencer a los clientes potenciales de cambiar de Exchange a Aplicaciones. Le da a los usuarios de Outlook sincronización para correo electrónico, calendario y contactos, y puede suavizar una migración progresiva a la interfaz de Gmail, en lugar de una transición repentina y forzada, dijo por correo electrónico.

Rob Ardill, consultor de TI en Metro Wireless and Networking en Adelaide, South Australia, también prevé que Apps Sync for Outlook lo ayudará a convencer a los clientes de que renuncien a Exchange por las aplicaciones, pero cree que Google necesita llevar el producto más lejos.

"Si Google habla en serio sobre el robo Los clientes de Exchange deben ofrecer características nativas 1: 1. Esta oferta realmente se dirige a aquellos que han considerado desertar a Google Apps y no quieren saltar sin la integración básica de Outlook ", dijo a través de un correo electrónico. "Aquellos que buscan funciones más avanzadas permanecerán con Exchange".

Por lo tanto, queda por ver si Apps Sync para Outlook será un intento exitoso o un intento fútil de vencer a Outlook en su propio juego.