El complemento de Office Live facilita el trabajo en varios equipos

Si usa Microsoft Office y trabaja con frecuencia desde diferentes computadoras, debe verificar el complemento de Office Live para Office Live Workspace (actualmente en versión beta pública). Este servicio en línea gratuito le brinda la capacidad de almacenar y compartir hasta 5 GB de documentos de Word, Excel y PowerPoint, y el complemento de Office Live incorpora la capacidad de trabajar con documentos en Office Live Workspace sin abandonar la comodidad de su Microsoft. Aplicación de Office.

Instalación del complemento de Office Live.

Las ventajas de trabajar con Workspace y su complemento de Office son potentes. Sin cambiar la forma en que trabaja, sus documentos lo seguirán cada vez que tenga una computadora con conexión a Internet que ejecute Office, y si está lejos de su PC, todavía puede acceder a sus cosas desde cualquier otra máquina. Además, Office Live Workspace hace que compartir documentos a través de Internet sea trivial.

Comenzar es simple: primero, debe tener una identificación de Windows Live, si ya tiene una cuenta de Hotmail, ya está listo para comenzar. A continuación, vaya a la página de Office Live Workspace, haga clic en "Comenzar ahora", inicie sesión con su Live ID y cree uno o más espacios de trabajo siguiendo las indicaciones en pantalla. A continuación, haga clic en "Instalar Office Live Update" para instalar el complemento para Office XP, 2003 o 2007)

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Cómo guardar en un Office Live Workspace.

Una vez que termine la instalación, trabajar con el complemento no podría ser más sencillo. Para abrir un documento desde Office Live Workspace, haga clic en el botón de Office (en Office 2007) y seleccione Abrir desde Office Live. Después de autenticar su Live ID, podrá explorar Office Live Workspace como si fuera su sistema de archivos local. Guardar archivos en el área de trabajo es igual de fácil, simplemente seleccione "Guardar en Office Live". En Office 2003 y XP, el complemento pone los botones Abrir y Guardar directamente en su barra de herramientas.

Incluso hay una versión para Macs. Se incluye con Office 2008 SP2. En la versión de Mac, se llama Conexión de documentos, y se puede encontrar en el menú Archivo en Abrir desde la conexión de documentos. Para acceder a él, seleccione agregue una nueva ubicación y luego Iniciar sesión en un espacio de trabajo de Office Live. Para aquellos que rebotan entre diferentes sistemas operativos, es algo frustrante que Microsoft elija hacer que la versión para PC y Mac Office sea tan diferente. Aún así, es conveniente poder guardar un archivo de mi PC y luego abrirlo en mi Mac.

Aunque algunas personas son increíblemente organizadas cuando se trata de administrar archivos, otras son más descuidadas sobre dónde se guardan los documentos. Al guardar en el servicio en la nube, como Office Live Workspace, es más fácil encontrar archivos y administrar diferentes versiones. A pesar de que Microsoft dice que Workspace es para administrar documentos Work, Excel y PowerPoint, no tuve problemas para cargar otros tipos de documentos. Esto es importante ya que los proyectos no suelen incluir estrictamente los documentos de Office. La gestión de tipos de archivos alternativos requiere trabajar directamente con la página web de Office Live Workspace.

Para las personas que trabajan estrictamente con Microsoft Office con un mínimo de colaboración, este producto es excelente. Aunque permite compartir documentos a través de la Web, encuentro que para compartir y colaborar, Google Docs sigue siendo una solución más completa. A diferencia del complemento de Office Live, Google Docs permite que varios usuarios editen simultáneamente un único documento, y no requiere que todos los usuarios compren una versión compatible de Office. Todo esto puede cambiar cuando Microsoft finalmente libera versiones web gratuitas de su Suite de Office 2010. Sin embargo, las capacidades fuera de línea de Google Docs son, en el mejor de los casos, rudimentarias, y es aquí donde aún brilla Microsoft Office.

Michael Scalisi es un gerente de TI con sede en Alameda, California.