MS Office batalla con Google en la nube

Cuando Microsoft lanza la próxima versión de su suite de productividad, Office 2010, se encontrará en un panorama competitivo muy diferente al que enfrentaba Office 2007 a fines de 2006.

En ese entonces Google Apps tenía disponibilidad limitada, y casi nadie había oído hablar del proveedor de aplicaciones alojadas Zoho. IBM aún no había lanzado su software gratuito de productividad, Symphony, y si bien a mucha gente le gustaba la idea de OpenOffice.org, los problemas de compatibilidad con otras aplicaciones lo mantenían al margen de la mayoría de los entornos de oficina convencionales.

Las cosas han cambiado desde entonces, con Google más que cualquier otra compañía representa una amenaza real para el bastión de Microsoft Office. En poco más de dos años, Google Apps ha avanzado en el mercado empresarial, especialmente entre las pequeñas empresas que no necesitan todas las funcionalidades avanzadas que ofrece Office y que prefieren el precio de Google de US $ 50 por año.

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Google Apps, que tiene gran parte de la funcionalidad que la mayoría de los usuarios empresariales necesitan en Office pero agrega funciones para compartir documentos y colaboración que Office no tiene, ahora es utilizada por cientos de usuarios. miles de usuarios de negocios, dijo el portavoz de Google Andrew Kovacs.

Y las pequeñas empresas no son las únicas que usan Google Apps; la empresa cuenta con algunas empresas importantes, tales como Motorola, Genentech y Sabic (anteriormente GE Plastics), ya que los clientes, todos los cuales tienen decenas de miles de empleados que utilizan el servicio hospedado.

Microsoft es consciente de la creciente amenaza, y la voluntad contrarrestarlo en Office 2010, que por primera vez incluirá versiones basadas en web de sus aplicaciones de productividad más utilizadas, Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

La empresa cree que al ofrecer opciones a sus clientes, puede retener Los usuarios de escritorio de Office que estén pensando en cambiar a una aplicación basada en la Web, o recuperar algunos clientes que ya podrían estar usando Google Apps.

En una entrevista reciente, Stephen Elop, el presidente de la División de Negocios de Microsoft, dijo mientras que la afluencia de todos estos nuevos competidores basados ​​en la web a la oficina es nueva, la suite en sí no es ajeno a la competencia.

Antes Oficina compitió con Google Apps y otros, que competía con ella misma en forma de copias personas piratas eran obtener el uno por el otro, dijo. De hecho, más personas usan versiones de Office gratuitas que usan Google Apps, lo que debería proporcionar cierta perspectiva sobre el dominio actual de la empresa en el mercado de la productividad.

"Tenemos forma, manera, modo en que más personas usan versiones gratuitas de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ¿qué le pasó a usted más de lo que Google lo hizo o utilizará en mucho tiempo con las aplicaciones de Google ?, dijo Elop. "De los 500 millones de copias de Office en uso hoy en día, la mitad de ellas han sido pagadas. La otra mitad ha sido gratuita. Obviamente, estoy inclinando un sombrero a las personas que podrían pedir prestado software".

Elop dijo que la inclusión Office Web Apps brindará a los usuarios de Office la capacidad de colaborar y compartir aplicaciones a través de la Web, que es una de las razones por las que algunos usuarios comerciales de Google Apps han dicho que prefieren usar las aplicaciones basadas en la web en lugar del escritorio.

"Cuando usa Office 2010, la capacidad de trabajar en Word 2010 y decir: 'Oye, estoy almacenando ese documento localmente o lo estoy colocando en un entorno de SharePoint basado en la nube o lo estoy publicando en ¿La web?' "Todos esos tipos de cosas se combinan de una manera que tenga sentido para el usuario y le permite a la compañía aprovechar algunos de esos productos", dijo Elop.

Kovacs de Google dijo que a Microsoft le falta el punto, Sin embargo, cuando se habla de Office web Apps como las versiones "ligeras" de las aplicaciones de Office más robustas.

en lugar de tratar de tomar la experiencia de escritorio de uso de Office a la web con Google Apps, Kovacs dijo que Google está tratando de "repensar el la forma en que las personas colaboran ", dándoles un lugar que les permita editar y compartir documentos y comunicarse entre ellos mientras trabajan juntos en ellos.

"No vemos [Google Apps] como versiones ligeras, las vemos como más poderosas, que permiten a las personas ser mucho más productivas", dijo.

Los primeros usuarios de Google Apps tienden a estar de acuerdo con Kovacs; la mayoría usa el paquete junto con una versión de Office para complementarlo, no para reemplazarlo, y son las funciones de colaboración que les resultan más atractivas.

"Todavía utilizamos Microsoft Word y Excel al crear documentos, pero si hay un documento producido que necesita colaboración o difusión en toda la compañía, generalmente se ejecuta a través de Google Docs ", dijo Andrew Johnson, CIO de SF Bay Pediatrics, un consultorio médico con oficinas en San Francisco y Mill Valley, California.

Dijo: la práctica incluso tiene una hoja de cálculo de Google Apps que las recepcionistas de ambas oficinas usan como parte de su flujo de trabajo diario para responder preguntas o proporcionar información de programación a los pacientes. Es la capacidad de mensajes instantáneos entre ellos dentro de la aplicación que la hace tan útil, dijo Johnson.

Kari Barlow, vicepresidenta asistente de la Oficina de Tecnología de la Universidad de Arizona State University, dijo que Microsoft Office siempre será preferido por algunos usuarios. quien necesita sus características más avanzadas. "Siempre habrá usuarios de alto nivel [Office] que necesiten fusión de correspondencia o tablas dinámicas de hojas de cálculo, pero eso no es todo para todos", dijo.

Hace varios años, ASU reemplazó un sistema de correo electrónico propio para sus estudiantes con Google Apps, y parte de la facultad desde el sistema de correo electrónico del cliente de Exchange Server / Outlook de la universidad para usar las características de Gmail y de colaboración de Google Apps también, dijo.

Barlow también premia la colaboración en tiempo real. "La edición sincrónica de un solo documento, con varias personas al mismo tiempo editando el documento, la capacidad de compartirlo con una persona, un grupo de personas, un dominio, el mundo, es muy simple y directo", dijo..

A partir de estos primeros casos de uso, es probable que Elop tenga razón para no preocuparse demasiado de que Google Apps le quite a Office su posición dominante, ya que muchas organizaciones aún dependen de la suite de Microsoft para el trabajo pesado. Más del 80 por ciento todavía lo usa más que cualquier otro paquete de productividad, según las cifras más recientes de Forrester Research.

Pero a medida que las empresas examinan más de cerca los costos de TI y se dan cuenta de la funcionalidad proporcionada en un conjunto de colaboración basado en web como Google Las aplicaciones se adaptan a muchos de sus usuarios, Office se convertirá en una aplicación menos imprescindible para toda la compañía, dijo la analista de Forrester Sheri McLeish.

A medida que las empresas clasifiquen a sus usuarios según la productividad y funcionalidad de colaboración que necesiten, en última instancia significará menos Las licencias de Office pueden llevar a algunas empresas que no necesitan la sólida funcionalidad de Office a abandonarla por completo, añadió.

Elop de Microsoft argumentaría que Office Web Apps impedirá que las personas lo hagan. Dijo que los usuarios de Office probablemente irán a Office Web Apps de Microsoft antes que un servicio competidor debido a la interfaz de usuario común y la marca.

Pero McLeish dijo que Office Web Apps en realidad puede ser menos intuitiva para los usuarios de la oficina que algunos de sus competidores, y que en realidad podría ser más fácil para alguien usar Google Apps o Zoho si ya están familiarizados con Office.

"En términos de las aplicaciones web, para acceder a ellas, debe registrarse en Windows Live Spaces", dijo., que actualmente tiene más de 100 millones de usuarios. "Para las personas que están familiarizadas con este entorno y Windows Live SkyDrive … acceder a Office Web Apps puede no parecer complejo de navegar. Pero para las personas sin experiencia en este sitio definitivamente habrá una curva de aprendizaje."

Google y Zoho, por otro lado, es "muy fácil comenzar hoy", dijo, requiriendo solo un paso para registrarse antes de que alguien pueda trabajar en un documento u hoja de cálculo.

La situación actual ciertamente prepara el escenario para un enfrentamiento competitivo cuando Office 2010 y Office Web Apps llegarán al mercado a principios del próximo año, dijo McLeish. "Las alternativas están madurando, convirtiéndose en opciones mucho más viables para las organizaciones que buscan ahorrar dinero", dijo. "Va a ser mucho más competitivo para Office 2010".