HyLighter ayuda a los grupos a colaborar en documentos

Colaboración con otros miembros de su equipo crear y modificar documentos es una necesidad comercial común. Pero, ¿cuál es la mejor manera de manejar esta tarea? Un nuevo servicio de colaboración de documentos en línea llamado HyLighter le permite usar códigos de colores para resaltar las anotaciones, que el servicio rastrea por separado del documento original.

Los productos diseñados para satisfacer las necesidades de las personas que colaboran en documentos han existido por un tiempo. Un ejemplo familiar es la capacidad de cambios de seguimiento de Microsoft Word; introducido hace varios años, esta característica permite a los usuarios marcar un documento de Word con comentarios y cambios sugeridos que otros colaboradores pueden aceptar o rechazar.

Muchos servicios web conocidos ofrecen opciones de colaboración de documentos altamente flexibles, incluido el acceso a documentos compartidos. Microsoft Office Live y WebEx WebOffice, por ejemplo, le permiten cargar documentos en un sitio privado en línea para compartir, revisar y modificar. Basecamp proporciona un Writeboard en línea para la colaboración de documentos, así como servicios simples de administración de proyectos.

HyLighter, actualmente en pruebas beta, se especializa exclusivamente en la colaboración de documentos. Ofrece beneficios que no están disponibles en servicios de intercambio en línea más genéricos, sobre todo un esquema de codificación de color intuitivo que destaca áreas de interés para el equipo de negocios.

HyLighter sigue los comentarios y los cambios sugeridos por separado para no ocultar el documento original. De hecho, no puede cambiar el documento en sí mismo dentro de HyLighter, lo que podría hacerlo inadecuado para algunos usuarios. Pero en situaciones donde el seguimiento de las preocupaciones de los colaboradores es importante, puede ser muy útil.

HyLighter proporcionó incorrectamente la letra minúscula c a lo largo de este documento PDF importado.

HyLighter es un trabajo en progreso, por lo que no recomendaría confiar en él exclusivamente cuando trabajas con documentos importantes; prepárate para usar otra cosa si te encuentras con dificultades. Por ejemplo, el servicio dice que admite documentos en formatos Word, PDF y HTML, pero algunos PDF que subí al servicio no se procesaron completamente. (HyLighter reconoce que algunos PDF de varias columnas con gráficos incrustados, como el de la captura de pantalla que se muestra arriba a la izquierda, pueden no mostrarse correctamente.)

Por otro lado, los documentos de Word se muestran sin problemas. HyLighter dice que planea admitir anotaciones en gráficos, audio y archivos de video con el tiempo.

Cómo funciona HyLighter

HyLighter reconoce dos tipos de usuarios: el creador del documento y el invitado: la persona a quien el creador pide participar en la colaboración. Los tutoriales animados cortos en el sitio de HyLighter explican los roles de los usuarios en mayor detalle.

El iniciador inicia el proceso registrándose para el servicio y cargando un documento. La primera vez que intenté registrarme, me encontré con un problema menor: no recibí un acuse de recibo por correo electrónico. Pero en un segundo intento al día siguiente, tuve éxito.

Una vez que haya iniciado sesión, verá una interfaz de repuesto. En la parte superior, hay opciones de menú para acceder a los documentos que origina y documentos en los que ha sido invitado a colaborar. Un panel del lado derecho contiene enlaces para cambiar su perfil y para importar documentos en los que desea trabajar en HyLighter.

La importación de documentos es sencilla. Proporciona un título de documento, ubica el archivo en su PC, le asigna un estado de copyright (seguro, pendiente o no aplicable) seleccionado de un menú desplegable, ingrese una descripción si lo desea y enumere las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar como colaboradores.

Cada invitado recibe un mensaje de correo electrónico solicitando información sobre el documento. Antes de trabajar en un documento, el invitado debe configurar una cuenta de HyLighter.

Comentarios, no cambia

Después de cargar un documento desde su PC al servicio en línea (que toma unos segundos), puede comenzar anotándolo.

Las barras de colores de HyLighter se parecen a los aspectos más destacados del mundo real aplicadas con rotuladores de colores: no oscurecen el texto. Las barras amarillas resaltan los pasajes en los que ha realizado un comentario, los azules indican los comentarios de los demás, y los verdes indican las áreas de preocupación común. Los tonos más oscuros de azul o verde aparecen cuando los colaboradores muestran un interés especialmente fuerte en un segmento, por ejemplo, cuando varios participantes dejan comentarios sobre el mismo texto.

Los comentarios aparecen en un panel a la derecha del documento. Cada comentario aparece bajo el nombre de su autor y al hacer clic en un pequeño ícono con forma de caja a la derecha del nombre del autor, se resalta el rojo resaltado. Otros iconos pequeños le permiten reemplazar, agregar o eliminar comentarios.

Cuando agrega o reemplaza comentarios, aparece un cuadro de edición de texto simple, que ofrece algunas opciones de formato comunes, como en negrita y cursiva. Puede REPLACEar enlaces a sitios web o datos en un servidor externo (videos de YouTube, por ejemplo), pero no puede cargar los datos externos en HyLighter. Los botones

ubicados sobre la columna de comentarios hacen que todo el documento sea adicional funciones disponibles. Uno le permite crear una nota G: un comentario general que no está vinculado a ningún área particular del documento. Un botón Comparar le permite designar los comentarios que ve: los propios, por ejemplo, o solo los de sus colegas.

Una vez que se completa la colaboración, puede presionar un botón Exportar para exportar el documento y los comentarios a un archivo HTML, aparentemente limitando la utilidad del servicio. (HyLighter planea incluir soporte para exportar a formato RTF, PDF y posiblemente Word en el futuro).

Mientras tanto, el archivo de ayuda de HyLighter sugiere una solución alternativa que utiliza el botón Vista fácil: haga clic para generar una ventana más estrecha en el que el documento resaltado aparece en el panel superior y los comentarios en el panel inferior. A menos que tenga una pantalla muy pequeña, tendrá suficiente espacio para abrir su aplicación de creación de documentos (Word, por ejemplo) en una segunda ventana estrecha junto a la ventana de Easy View; entonces puedes hacer los cambios manualmente. Obviamente, esta no es una manera eficiente de trabajar.

¿Vale la pena que HyLighter valga?

Me gusta la forma en que HyLighter separa los comentarios del documento. La mayoría de las herramientas de colaboración basadas en web modifican el documento en sí, y como resultado, cuando se involucran muchos usuarios, la intención y el tono del texto original pueden perderse.

Sin embargo, si una o dos personas revisan su documento, el peligro de ahogarse en los comentarios puede ser muy pequeño. Mientras tanto, el trabajo extra de transferir comentarios y cambios al documento original puede ser una gran desventaja.

HyLighter es de uso gratuito durante su período beta, y el servicio es muy prometedor. Si necesita colaborar en documentos, le recomiendo que lo pruebe para ver si se adapta a su estilo.

Una vez que aparece la versión final de HyLighter, estará disponible como una aplicación que los usuarios pueden instalar en su servidor, como además de ser un servicio alojado Los precios no se han establecido.

Richard Morochove es consultor y escritor de TI. Envíele preguntas sobre el uso de tecnología en su pequeña o mediana empresa conectada a través del correo electrónico. PC World puede editar su consulta y no puede garantizar que se responderán todas las preguntas.