Cómo realizar un seguimiento de los gastos y el presupuesto desde el teléfono con Google Docs

Hacer un seguimiento de los gastos y ajustarse a un presupuesto puede ser una prueba tediosa. Por lo general, recolectamos recibos y nos sentamos con cientos antes de revisarlos. Tal vez te has cansado de eso y finalmente dejaste de mantenerlos. Esta no es una buena práctica, pero normalmente es el resultado de la molestia física y la confusión de realizar un seguimiento de todas esas compras.

Pero, ¿cómo hace un seguimiento de estos gastos sin una copia física de los recibos? Esto es extremadamente fácil con Google Forms. Puede hacer un formulario que describa lo que normalmente vería en un recibo y registre en sus libros. Incluya preguntas en el formulario, como para qué fue la compra y su precio. Use este formulario desde su teléfono inteligente justo después de realizar una compra. Esto enviará los resultados del formulario a una hoja de cálculo que puede revisar en su computadora en casa.

Además del diseño agradable de las transacciones, puede configurar la hoja de cálculo para mostrar cuánto dinero le queda en su cuenta bancaria (o en efectivo). Especialmente útil para estudiantes y similares, que siempre están preocupados por agotar su presupuesto a través de gastos imprudentes antes de darse cuenta.

, primero le mostraremos cómo crear un formulario de Google para enviar gastos rápidamente. Luego demostraremos cómo calcular su saldo disponible y luego publicarlo en forma de una página web simple a la que se pueda acceder fácilmente a través del navegador de cualquier teléfono móvil. Finalmente, hablaremos sobre la publicación de un gráfico del saldo disponible en su lugar.

Vamos a empezar.

1. Crear un formulario de Google

Abra su cuenta de Google Drive y seleccione Crear> Formulario en el menú.

Ingrese cualquier título de formulario y seleccione un tema antes de presionar OK.

Vamos a hacer este formulario simplemente con unas pocas preguntas. Estos se pueden personalizar como mejor le parezca. Utilizaremos una pregunta de precio con un campo de texto como tipo de pregunta. Esto nos permitirá ingresar cualquier cantidad que queramos.

Un precio es inútil sin una categoría de para qué fue la compra. Cree un nuevo campo que sea una pregunta de opción múltiple que incluya categorías comunes como Gas, Facturas, Comestibles, etc.

Haga clic en Ver formulario en vivo en el menú superior para ver el formulario tal como está.

El nuestro parece muy simple, pero incluso podría incluir imágenes u otras preguntas. Finalmente, copie la URL del formulario en vivo y envíele su teléfono inteligente. Asegúrese de marcarlo allí para un acceso rápido y fácil cuando sea necesario.

Al lado del botón Ver formulario en vivo hay una opción de respuestas. Seleccione esto para que se le solicite un nuevo nombre de hoja de cálculo. Ingrese un nuevo nombre y presione Crear.

Use su nuevo formulario para ingresar un precio de muestra como gasto de gas.

Ahora podemos ver y publicar los resultados. Veamos como hacerlo.

Sugerencia: consulte nuestro artículo sobre cómo habilitar las notificaciones por correo electrónico para las hojas de Google Docs. También puede ser útil en este caso si tiene la intención de compartir su hoja de gastos con alguien.

2. Ver y publicar el resultado del formulario

Para ver los resultados, ingrese el formulario y presione Ver respuestas para abrir la hoja de cálculo recién creada.

El envío del formulario desde arriba ahora se clasifica en el lugar apropiado.

Debido a que solo se ha poblado una categoría y queremos que todas estén presentes antes de avanzar, ingrese una cantidad cero (0) para cada categoría de esta manera. Asegúrese de hacer esto desde la página de formulario en vivo.

Al costado de la página, después de completar todas las entradas de categoría en blanco, ingrese la siguiente información como en la captura de pantalla a continuación.

Para comenzar, la cantidad debe tener cuánto dinero tiene actualmente disponible para gastar. El segundo campo para compras totales incluirá una fórmula para calcular estas transacciones contra nuestra cantidad inicial. El tercer y último campo llamado Cantidad a gastar será cuánto dinero tenemos disponible después de los precios enviados (deducciones).

Para la fórmula sobre el cálculo de las compras totales, simplemente ingrese = SUMA (celda: celda) . Reemplace la celda de palabras con la categoría que tiene para el Precio. La nuestra es la columna B.

Ahora, para la celda final del Monto a gastar, reste el total de la celda del monto comprado del monto inicial en dólares.

El resultado final siempre será una celda actualizada sobre cuánto dinero tenemos que gastar. Toma nota de la celda. El nuestro es F5.

Vaya a Archivo> Publicar en la web.

Elija la hoja correcta en la primera sección y luego haga clic en Iniciar publicación. Luego seleccione la misma hoja en la sección inferior e ingrese la celda que incluye el valor de Cantidad a gastar. Como el nuestro era F5, lo ingresaremos en el campo de texto. Esto asegurará que solo se publique la celda, que es todo lo que se requiere para ver el dinero disponible para gastar.

Guarde la URL en la parte inferior con un comando Copiar normal y envíela a su teléfono por correo electrónico para marcarla como favorita. Esto hará que sea muy fácil de ver sobre la marcha.

El resultado es simplemente una celda como esta, que se puede ver en cualquier navegador:

Cualquier cambio realizado desde el formulario hará un cambio posterior en la hoja de cálculo de Google. Esto se publicará automáticamente en la página web, actualizando así la página que guardó en su teléfono. Ahora puede hacer registros de gastos y ver su efectivo disponible en cualquier momento. Todo lo que necesita hacer es visitar esa página en el navegador de su teléfono inteligente.

3. Publicar una tabla de gastos

En lugar de ver su saldo disponible, también puede crear un gráfico de los resultados para mostrar un gráfico de dónde va su dinero. Para este ejemplo, la categoría debe colocarse antes de la columna de precios en el formulario. Por ejemplo, mueva la pregunta de categoría sobre la pregunta de precio para comenzar.

Ahora en la hoja de cálculo de respuestas, vaya a Insertar > Gráfico y use las columnas como rangos de datos. Además, seleccione Usar fila 1 como encabezados.

Ahora elija un gráfico apropiado como el gráfico circular.

Actualice los detalles del gráfico con el botón Actualizar y luego en el gráfico para seleccionar Mover a la propia hoja.

Regrese a Archivo> Publicar en la web. Esta vez, elija la pestaña del gráfico en la parte inferior para que pueda obtener un enlace al gráfico en forma de página web.

Copie el enlace resultante en la parte inferior y utilícelo desde cualquier navegador para ver una vista actualizada de la categoría de sus gastos.

Conclusión

Verá que es muy fácil enviar su transacción sobre la marcha a una buena hoja de cálculo sin abrir su cuenta de Google o incluso estar cerca de una computadora. No solo esto, puede obtener un saldo actualizado de su cuenta con facilidad. Simplemente no comparta el enlace del documento con nadie. ????