Cómo elegir una solución de correo electrónico alojado

De todas las tecnologías que manejan su negocio, es muy probable que ninguna afecte tanto a su empresa como a su correo electrónico. Mientras que las organizaciones más grandes tienen el hardware, la infraestructura y el capital humano para administrar el correo electrónico interno, las pequeñas empresas con departamentos de TI pequeños o inexistentes no tienen ese lujo. A continuación se detalla cómo obtener la eficiencia del correo electrónico de las grandes empresas en un presupuesto de pequeñas empresas.

Para las empresas con entre cinco y 25 usuarios, hospedar su propio servidor de correo no vale la pena el esfuerzo y el gasto involucrados, y puede conducir a más tiempo de inactividad que ir con un servicio externo. Si bien puede ser tentador para las empresas muy pequeñas confiar simplemente en los servicios gratuitos de correo electrónico como Gmail, Yahoo o Hotmail, hay algo acerca de tener su propio nombre de dominio que hace que su negocio se vea más legítimo. El uso de una cuenta de correo electrónico gratuita es un claro ejemplo de que su organización funciona con un presupuesto mínimo. Afortunadamente, tanto Google como Microsoft ofrecen soluciones de correo electrónico alojado asequibles y robustas.

Hace apenas unas pocas semanas, Google tenía una gran ventaja como la solución alojada más rentable, pero Microsoft redujo recientemente sus precios a la mitad para dar el Google una verdadera competencia. Sin embargo, Microsoft Exchange Online a $ 60 por usuario por año es unos pocos centavos más que Google Apps Premiere Edition (GAPE) a $ 50. Tanto Google como Microsoft ofrecen 25 GB de almacenamiento con sus cuentas.

Un factor importante para elegir Exchange alojado a través de Gmail es si necesita usar Outlook o no. Por supuesto, Outlook admite Gmail a través de IMAP, pero dado que es un protocolo de solo correo, no podrá compartir su calendario con sus compañeros de trabajo sin conectarse a la Web. Esta es una función de hacer o romper para mucha gente.

Otra razón para considerar Exchange es si confía en aplicaciones de terceros que se relacionan estrechamente con Outlook. Xobni, por ejemplo, es una excelente herramienta de administración de contactos y redes sociales que funciona exclusivamente con Outlook.

Google Apps Premiere Edition también tiene algunas ventajas importantes. Si eres un usuario de Gmail, ya sabes lo útiles que pueden ser las etiquetas, y no las encontrarás en Outlook. Google también tiene la ventaja de ser independiente del navegador, obtendrá la misma experiencia independientemente de si prefiere Firefox, IE o Chrome. Hasta que Exchange Online migre a Exchange 2010 a principios de 2010, estará limitado a Outlook Web Access Light cuando utilice navegadores distintos de Internet Explorer.

Si bien Outlook no es compatible con la función completa de Google Apps Premiere Edition, los usuarios de Outlook todavía puede acceder a Google Apps Premiere Edition a través de un complemento.

Si ya es usuario de Google Docs, disfrutará de un único inicio de sesión para correo electrónico, Google Docs y otros servicios de Google. Por supuesto, Microsoft también ofrece una gran cantidad de funciones adicionales en línea como SharePoint, Office Live Meeting y Office Communications Live, pero deberá actualizar a Business Productivity Online a $ 120 por usuario por año para usarlas.

Both Google Apps Premiere Edition y Exchange Online se pueden sincronizar con los controladores de dominio de Active Directory de su organización. Esto reduce la cantidad de contraseñas que los usuarios deben recordar y permite una experiencia de inicio de sesión único.

Google Apps Premiere Edition le da a las pequeñas empresas la mejor inversión por dinero, por un margen muy reducido. Dado que ambas ofertas garantizan el 99.9 por ciento de tiempo de actividad, la confiabilidad debe ser comparable entre los servicios. Si sus necesidades de correo electrónico son simples, Google lo tiene cubierto. Si tiene que usar Outlook, elija Exchange Online.

NOTA: Este artículo se ha actualizado para aclarar los hechos relacionados con la asignación de almacenamiento de Microsoft y el soporte de Google para Active Directory y Microsoft Outlook.

Michael Scalisi es un administrador de TI basado en Alameda, California.