Cómo crear plantillas de correo electrónico en gmail y Outlook

Mis últimos meses con Microsoft Outlook y Lotus Notes han sido bastante interesantes. Nunca fui fanático de los clientes de correo electrónico de escritorio, pero cuando comencé a usar estas aplicaciones, nunca pude volver. Una de las características más útiles que proporcionan estos clientes es la capacidad de crear plantillas de correo electrónico, también conocidas como papelería, que pueden enviar correos electrónicos diarios donde la mayor parte del cuerpo del correo electrónico es demasiado rápido. Ya sea un informe diario o simplemente un correo electrónico de confirmación, una plantilla prefabricada puede ahorrarle mucho tiempo.

He visto a personas buscar un correo electrónico en su carpeta Enviado y luego reenviarlo después de realizar la edición. En términos prácticos, esto funciona mejor que recomponer todo el correo electrónico desde la memoria, pero cambiar la línea de asunto y editar la dirección puede llevar algo de tiempo.

Además, las posibilidades de errores aumentan cuando se trata de trabajo manual. Por lo tanto, para mejorar las cosas, sugiero usar una extensión para Chrome llamada Plantillas de correo electrónico de Gorgias que puede ayudarlo a crear y usar plantillas de correo electrónico en Gmail, Yahoo, Outlook y otros clientes de correo electrónico populares.

Comenzando con Gorgias

Después de instalar la extensión, haga clic en el icono en la barra de extensión para abrir la página de configuración.

Gorgias viene con 4 plantillas predeterminadas para darle una idea básica de lo que puede hacer con la extensión. Para crear una nueva plantilla, haga clic en el botón Nueva plantilla y comience por darle un nombre. A partir de entonces, puede comenzar a escribir el cuerpo del correo electrónico en el campo Contenido de la plantilla. Si desea agregar el campo de asunto también en la plantilla, haga clic en los campos de configuración y marque la opción Asunto.

Características de las plantillas de correo electrónico de Gorgias

El poder real de la extensión radica en la capacidad de usar variables mientras se llena la plantilla. Suponga que necesita completar automáticamente el nombre de la persona. En ese caso, haga clic en el botón Insertar variable y seleccione la opción Para: Nombre. Cuando inserte la plantilla, la extensión completará automáticamente estos nombres de variables a partir de los detalles de contacto del correo electrónico y facilitará la redacción de correos electrónicos similares para varios contactos.

Otra característica interesante es el acceso directo de texto y el uso de esta opción particular puede activar la finalización de una plantilla mediante la tecla de tabulación.

Después de haber creado algunas plantillas, es hora de insertar una en un correo electrónico. Abra la ventana de redacción de Gmail y verá un botón de Gorgias en el lado derecho. La extensión enumerará todas las plantillas que ha guardado y un solo clic las insertará en el cuerpo del correo electrónico. También puede usar el atajo de texto y presionar el botón de tabulación para facilitar las cosas.

Consejo interesante: reenvíe un correo electrónico enviado y haga clic derecho en la ventana de redacción para crear una plantilla a partir de los correos electrónicos existentes. ¿No es genial?

La versión gratuita de la extensión limita las plantillas a un solo dispositivo y no hay opción para sincronizar las plantillas usando una cuenta en línea.

Entonces, si tiene dos o más dispositivos en los que trabaja, tendrá que crear plantillas individualmente en cada sistema a menos que compre la aplicación paga. Además, vive con el riesgo de perder los datos si desinstala Chrome o la extensión, o reinstala Windows. Pero por $ 4.99 al mes, puede obtener la función de sincronización con el uso compartido de plantillas de equipo.

Conclusión

Gorgias es una aplicación increíble si trabajas diariamente en correos electrónicos similares. Ya le he dado un 5 estrellas en la tienda web de Chrome. También me puse en contacto con los desarrolladores para agregar algunas variables adicionales en las plantillas, como la hora y la fecha. Pruébelo hoy y comparta sus opiniones con nosotros.