Google Voice hace que la pequeña empresa suene más grande

Google Voice ha sido objeto de controversia y ha sido noticia por todos los motivos equivocados desde que se amplió la disponibilidad a principios de este año. Por otro lado, incluso con disponibilidad limitada, Google Voice ha llegado a casi 1,5 millones de usuarios, y la mitad de ellos utiliza el servicio diariamente.

Google Voice transcribe sus mensajes de voz y se los envía por correo electrónico.

La razón por su popularidad no es difícil de ver. Google Voice proporciona una gran cantidad de funciones de manejo de llamadas a un precio que no se puede superar sin problemas. Para las pequeñas y medianas empresas, Google Voice es una oportunidad para usar funciones avanzadas de administración de llamadas, generalmente reservadas para costosas soluciones de voz en grandes empresas.

Las grandes empresas tienen IP-PBX y administradores de voz dedicados para administrarlo, o han realizado el cambio a las comunicaciones unificadas y tienen un entorno de voz construido alrededor de Microsoft o Cisco u otro proveedor de comunicaciones unificadas. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con los recursos financieros ni de personal para esas soluciones. Veamos cómo las pequeñas empresas pueden poner en funcionamiento Google Voice.

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Timbre simultáneo

Google Voice le permite tener una llamada entrante al número de Google Voice simultáneamente. en varios teléfonos. De forma individual, las llamadas podrían hacer sonar un teléfono de escritorio de oficina y un teléfono móvil al mismo tiempo para garantizar que las llamadas importantes lleguen a usted sin importar dónde se encuentre.

Las empresas pueden utilizar esta función como una forma de enrutamiento de llamadas departamentales. Puede usar un número de Google Voice para un departamento, como ventas o servicio al cliente, y hacer que el número de Google Voice llame simultáneamente a los teléfonos de escritorio de todas las personas del departamento para que los clientes obtengan una respuesta eficiente.

Personalizado Saludo y enrutamiento de llamadas

Puede configurar Grupos en Google Voice y establecer opciones únicas de administración de llamadas para cada grupo. Un departamento de ventas puede usar esta función para configurar diferentes grupos para cada vendedor. Las llamadas entrantes asociadas con el grupo de una persona de ventas se pueden enrutar para ir solo al escritorio y al teléfono móvil del usuario designado, y si la llamada va al correo de voz, puede tener un mensaje personalizado del vendedor individual en lugar de un saludo genérico.

Utilizando un número de Google Voice de esta manera, todos los clientes pueden marcar un número para llegar al departamento de ventas, pero los clientes existentes serán enrutados a su representante de ventas designado, mientras que las llamadas de clientes nuevos y potenciales se administrarán usando la configuración predeterminada para timbre simultáneamente a todo el departamento.

Correo de voz por correo electrónico

Cuando se recibe un nuevo correo de voz en Google Voice puede enviar el correo de voz a una dirección de correo electrónico y / o transcribir el audio en el texto de un mensaje de correo electrónico. Puede configurar Google Voice para entregar los mensajes de correo de voz a un grupo de correo electrónico o una lista de distribución para que todos los miembros del departamento reciban el correo de voz.

Tener el correo de voz enviado al correo electrónico ayudará a garantizar que no se pase por alto por completo, y la distribución del mensaje a un grupo puede mejorar la eficiencia con la que el departamento responde a las consultas de los clientes y conducir a una mayor satisfacción del cliente.

Selección de llamadas

Puede configurar Google Voice para anunciar las llamadas entrantes antes que usted decida si quiere o no aceptar la llamada. Cuando suena el teléfono y usted responde, no está conectado inmediatamente con la persona que llama. Google Voice identificará la fuente de la llamada y podrá elegir entre aceptarla o pasarla al correo de voz.

Esta función puede ser utilizada por un individuo o un equipo para reducir el tiempo perdido y mejorar la productividad. Si se encuentra en medio de un proyecto, aún se pueden realizar llamadas importantes, mientras que otras pueden enviarse al correo de voz para que pueda concentrarse en tareas más productivas.

Google anunció recientemente una nueva opción, una especie de Google Voice Lite, que le permite usar algunas funciones de Google Voice mientras mantiene su número actual, pero las funciones que mencioné anteriormente requieren la cuenta estándar de Google Voice. Google Voice aún no está disponible para el público en general, pero si conoce a un amigo o amigo que tiene Google Voice, es posible que pueda obtener una invitación.

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Tony Bradley es un experto en seguridad de la información y comunicaciones unificadas con más de una década de experiencia en TI empresarial. Hace tweets como @SecurityNews y brinda sugerencias, consejos y revisiones sobre seguridad de la información y tecnologías de comunicaciones unificadas en su sitio en tonybradley.com.