El flujo de Microsoft vs ifttt: que es mejor en automatización

Estoy seguro de que para la mayoría de nosotros hay varios software / aplicaciones / servicios que son esenciales o al menos de gran ayuda en nuestra vida diaria. Gestionarlos puede llevar mucho tiempo. Incluso con algo familiar para todos, como el correo electrónico, nuestras aplicaciones tienden a ocupar demasiado tiempo. Pero, ¿qué pasaría si pudiéramos automatizar ciertas tareas basadas en disparadores? Por ejemplo, considere este escenario. "Si mi jefe me envía un correo electrónico, envíeme un mensaje de texto".

Flow by Microsoft e IFTTT nos permiten establecer acciones que se llevarán a cabo con aplicaciones compatibles en función de ciertas condiciones. Desde recibir mensajes de texto cuando alguien importante le envía un correo electrónico o encender su sistema de iluminación inteligente en un momento determinado, estas dos aplicaciones tienen como objetivo permitirnos trabajar de manera más inteligente mediante la automatización de tareas monótonas con el objetivo de permitirnos finalmente lograr más.

Fluir

Dado que Flow es el recién llegado a la escena de la automatización, comenzaremos con ella primero. El objetivo de Flow es crear flujos de trabajo automatizados entre las aplicaciones y los servicios que valoramos para reducir la cantidad de tiempo dedicado a trabajar.

Nota: Flow está actualmente disponible como lo que Microsoft describe una vista previa que indica que probablemente todavía hay algunos problemas para resolver.

Aunque es un servicio relativamente nuevo que se ofrece, Flow permite la creación de flujos de trabajo con varias aplicaciones y servicios conocidos que muchos ya utilizan para aumentar su productividad. La lista completa de aplicaciones / servicios compatibles se puede ver aquí.

Cómo construir un flujo

Un flujo es el término dado a un proceso automatizado creado con Flow de Microsoft. Para crear un flujo, primero deberá apuntar su navegador a la sección Mis flujos del sitio web.

Luego podrá crear un flujo completamente desde cero o puede comenzar creando uno a partir de una plantilla.

Algunos de los flujos disponibles son los siguientes:

• Traducir correos electrónicos que no están en inglés
• Envíe por correo electrónico nuevos Tweets sobre una determinada palabra clave
• Enviarme un correo electrónico cuando se agregue un nuevo elemento a una lista de SharePoint Online
• Publica en Yammer si los nuevos tweets coinciden con el hashtag

Esos 4 ejemplos solo dan una idea de cuán poderoso es Flow. Sin embargo, veremos cómo crear un flujo desde cero para resaltar todos los diferentes tipos de actividades que son posibles.

En la página Mis flujos, deberá seleccionar Crear en blanco en lugar de Examinar plantillas. Desde allí se le preguntará qué tipo de flujo desea crear.

Examine las opciones disponibles actualmente y seleccione la opción que desea utilizar. Para este ejemplo, exploraremos un flujo que crea una nueva tarea en la aplicación Wunderlist de la lista de tareas pendientes cada vez que se envía un correo electrónico importante a su bandeja de entrada.

Si ha elegido usar un servicio que requiere que inicie sesión para usarlo, primero deberá realizar algún tipo de proceso de autenticación.

Una vez que se haya completado, podrá continuar creando su tarea. En nuestro caso, se nos pidió que seleccionáramos qué lista de Wunderlist monitorear para nuevas tareas. En nuestra tarea, necesitábamos completar la ruta de la carpeta correspondiente en nuestra bandeja de entrada de correo electrónico y cualquier otra condición relevante. En este caso, se marcarán los correos electrónicos con 'Importante' en el campo Asunto.

Después de configurar los parámetros de correo electrónico, ahora necesitamos configurar los parámetros para Wunderlist. Se agregará una tarea a la lista llamada Tecnología de guía en Wunderlist cada vez que se envíe un nuevo correo electrónico. A esta tarea se le asignará el título del asunto del correo electrónico.

Una vez completado este paso, seleccione Crear flujo y luego podrá probarlo para ver si funciona.

Se envía un correo electrónico de prueba y podemos ver si cada paso en el proceso de flujo tuvo éxito y la cantidad de tiempo que llevó llevarlo a cabo.

Aquí está la tarea creada.

Este es solo un tipo de actividad que se puede llevar a cabo y ya podemos ver cuán poderoso es. En lugar de dejar de recordar haber respondido correos electrónicos importantes al azar, puede tener una nota hecha automáticamente en Wunderlist.

Hay varios tipos de acciones diferentes que se pueden llevar a cabo y se pueden especificar varias condiciones antes de llevar a cabo una acción. También se pueden realizar múltiples acciones. También puede programar flujos.

Flow tiene una variedad de opciones diferentes que permiten a los usuarios automatizar creativamente tareas monótonas que requieren mucho tiempo.

IFTTT

IFTTT combina funcionalidades de una variedad de aplicaciones / servicios para automatizar tareas.

Los diversos servicios en línea disponibles a través de IFTTT se denominan canales en el sitio web. Actualmente, hay más de 300 canales diferentes disponibles desde los cuales puede crear acciones para automatizar las cosas.

Las tareas automatizadas en IFTTT se denominan recetas. ¿Cómo suena esto en comparación con los flujos?

Cómo crear una receta

Para crear una receta, primero deberá registrarse para obtener una cuenta. Después de completar este paso, seleccione Mis recetas y luego presione Crear una receta.

Ahora podrá ver un cuerpo de texto que dice si esto está en negrita. Haga clic en eso para comenzar a crear su receta.

Ahora deberá seleccionar el canal con el que desea trabajar.

Veremos un ejemplo con la conocida aplicación de bolsillo que se usa para guardar enlaces que desea revisar más adelante.

Después de hacer una conexión a la aplicación haciendo clic en Conectar, dependiendo del canal que seleccione, es posible que deba iniciar sesión en la aplicación y configurar la autorización para su uso con IFTTT.

Configuraremos una receta que active una acción después de agregar un nuevo elemento a Pocket.

Ahora podrá seleccionar esa parte de su receta.

En este ejemplo, elegimos que se envíe un correo electrónico a través de Gmail cuando se agrega un enlace a Pocket.

Esta receta enviará un correo electrónico con el título del enlace guardado como el asunto del correo electrónico y el enlace se incluirá en el correo electrónico.

Aquí está el correo electrónico que se recibió poco después de guardar un enlace.

IFTTT hace que las tareas de automatización sean bastante fáciles. Hay más de 300 canales entre los que puede elegir. Simplemente seleccione los dos que desea combinar y use la funcionalidad disponible para mejorar su productividad.

Conclusión

Con Flow, puede crear procesos muy detallados y realmente marcar qué es lo que desea automatizar. Sin embargo, al ser una plataforma relativamente nueva, estará limitado en términos de las aplicaciones / servicios que puede usar con ella. Dicho esto, parece estar orientado a las empresas, ya que requiere que se registre con un correo electrónico de trabajo. También hay muchas aplicaciones disponibles para su uso en flujos como Slack y Trello, que son comúnmente utilizados por equipos y empresas.

IFTTT, por otro lado, cubre una gama más amplia de aplicaciones, incluso le permite hacer cosas como controlar un sistema de iluminación inteligente o incluso cambiar el fondo de su dispositivo Android según las condiciones especificadas. Sin embargo, está limitado a una sola receta 'si esto, entonces' a diferencia de Flow, donde se pueden combinar varias acciones y condiciones.

Si está buscando automatización orientada específicamente a racionalizar un negocio, debería decir que Flow sería su mejor opción. Si está buscando automatizar algunas de sus tareas diarias, elija IFTTT. Un servicio no es necesariamente mejor que el otro. Son más adecuados para diferentes cosas debido a la forma en que están diseñados.

LEA TAMBIÉN: Cómo automatizar tareas en Windows usando acciones