First Look: Adobe Acrobat.com Document Collaboration Service

Hoy Adobe lanzó la versión beta pública gratuita de Acrobat.com, un complemento basado en la web de su popular aplicación de creación de documentos PDF. El nuevo sitio ofrece una variedad de servicios para ayudar a las empresas a compartir y colaborar en documentos. También es compatible con conferencias web básicas (incluido el uso compartido de escritorio) y la conversión gratuita limitada de documentos a formato PDF.

Acrobat.com funciona bien con la versión beta de Acrobat 9 (también anunciada hoy), que incluye menús para compartir y colaborar en documentos. (Consulte nuestro primer vistazo, "Acrobat 9 pretende reinventar archivos PDF"). La versión final de Acrobat 9 está programada para su lanzamiento en julio, junto con una nueva versión de Adobe Reader.

Pero incluso si no usa las aplicaciones de escritorio de Adobe, puede obtener una gran cantidad de millas de Acrobat.com si Trabaja con otros para crear documentos. La semana pasada pude probar la mayoría de las funciones de la versión beta de Acrobat.com, y descubrí que eran una excelente combinación de servicios para la colaboración remota.

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Acrobat.com tiene cuatro componentes principales: un procesador de textos llamado Buzzword; compartir archivos en línea a través de una función llamada Compartir; un convertidor de archivos que le permite convertir hasta cinco documentos por mes, gratis, a formato PDF (ofrecido dentro de Compartir); y ConnectNow para conferencias web personales. Adobe también hace que las API estén disponibles para los desarrolladores para que puedan crear servicios mash-ups más fácilmente.

Word Processing

Buzzword no es Microsoft Word, pero cubre los aspectos básicos de la creación de documentos, incluido el formateo, tablas e importación de imágenes.

Buzzword, un procesador de textos basado en Flash, fue desarrollado originalmente por Virtual Ubiquity, que Adobe adquirió en septiembre pasado. El programa no es Microsoft Word, pero cubre los aspectos básicos de la creación de documentos, incluido el formato, las tablas y la importación de imágenes. Sus menús son fáciles de aprender y su tiempo de respuesta es rápido.

La palabra de moda brilla cuando necesita compartir o crear documentos en colaboración. Puede decidir si desea compartir un documento con cualquiera que conozca su URL o restringir el acceso a usuarios específicos de Acrobat.com. Los derechos de usuario, que asigna la persona que envía el documento a Acrobat.com, van desde el coautor (privilegios de edición de documentos completos) hasta el revisor (puede agregar solo comentarios) a Reader (puede ser de solo lectura).

cada uno los comentarios del colaborador aparecen en un color diferente. Buzzword guarda el documento automáticamente mientras trabaja. Puede volver a una versión anterior si lo desea.

Puede importar y exportar documentos de Buzzword a otros formatos de documentos populares, incluidos Word (.doc,.docx,.xml),.rtf y.txt. También puede exportar a formato HTML o PDF.

Compartir documentos

Compartir asigna una URL única a cada documento que carga en su cuenta (obtiene 5 GB de espacio de almacenamiento). Para compartir un documento, ingrese la dirección de correo electrónico de la otra persona, junto con un mensaje opcional, y especifique si el archivo puede ser visto públicamente o solo por el destinatario. El destinatario recibirá un correo electrónico con un enlace al documento.

Puede incrustar documentos públicos en un sitio web o blog. Los lectores verán una pequeña miniatura; pueden hacer clic aquí para ver un documento PDF o archivo de imagen en una vista previa a pantalla completa.

Puede compartir archivos, incluidos documentos de Office, en formatos que no sean de Adobe. También puede previsualizar archivos PDF, documentos de Microsoft Office, archivos de imágenes y archivos de StarOffice / Open Office desde el navegador.

Compartir y Conversión de Formularios PDF

Acrobat.com ofrece un servicio de tabulación e intercambio de formularios en PDF de aspecto interesante, también; pero como requiere Acrobat 9 (que no estaba disponible para probar antes del lanzamiento del sitio), no pude probarlo. Sin embargo, Adobe presentó una demostración de cómo la característica se podría usar para distribuir un formulario en PDF (por ejemplo, para el registro de la conferencia) por correo electrónico.

Los destinatarios recibirán instrucciones de completar el formulario y enviarlo a Acrobat.com, que notificará al remitente original cuando lleguen los formularios llenos y tabulará los resultados en una base de datos simple. El remitente podría ver los resultados, desglosados ​​por categorías, como qué destinatarios se habían registrado para qué sesión de conferencia.

Esto podría ser un servicio valioso para una pequeña empresa que actualmente tiene que configurar su propio servidor para manejar la tabulación de formularios.

Acrobat.com también le permite agregar comentarios a documentos PDF. Dado que Acrobat 9 admite más tipos de archivos, incluida la conversión de video a FLV, puede marcar y analizar los cambios de video si tiene la aplicación de escritorio.

Conferencia web

El servicio de conferencia web ConnectNow de Adobe para personas y pequeñas empresas hasta tres participantes en la conferencia. Presumiblemente, este límite de usuario bastante bajo pretende ser un incentivo para que las empresas se actualicen a Connect Pro de Adobe.

ConnectNow le permite compartir el escritorio de su computadora y colaborar en un documento en tiempo real. También puede tomar notas de la reunión en un pod de notas, intercambiar mensajes de texto o comunicarse por audio. Adobe proporciona números de teleconferencia que utilizan el servicio de conferencia de voz de Vapps, pero los usuarios

deben pagar todos los cargos de peaje. El servicio de conferencias es similar a los ofrecidos por varios competidores, incluido el WebEx de Cisco.

Software de escritorio útil pero no obligatorio

La mayoría de los servicios de Acrobat.com no requieren la compra de aplicaciones de Adobe. Puede registrarse y utilizar el sitio de forma independiente o con el Adobe Reader 9 una vez que se publique. Sin embargo, necesitará Acrobat 9 para aprovechar algunas de las buenas capacidades de Acrobat.com, como la posibilidad de crear formularios y crear e incrustar video en archivos PDF para anotaciones.

Una vez finalizado el período de la prueba beta (Adobe hasn ' t especificó una fecha para esto), la compañía cobrará una tarifa (aún no determinada) por un servicio premium de Acrobat.com que ofrecerá una mayor capacidad de almacenamiento y capacidades adicionales aún no identificadas. Una versión básica del servicio seguirá siendo gratuita.

Me impresionaron especialmente las capacidades de colaboración de documentos de Acrobat.com, que son superiores a las ofrecidas por otros servicios en línea, como Google Docs. Si a menudo necesita trabajar con otros para crear documentos, le recomiendo que pruebe el nuevo servicio de Adobe.

Richard Morochove es un consultor y escritor de TI. Envíele preguntas por correo electrónico sobre el uso de tecnología en su pequeña o mediana empresa conectada. PC World puede editar su consulta y no puede garantizar que todas las preguntas serán respondidas.