Revisión de Doo para Mac: enfoque poderoso para la gestión de documentos

La gestión de documentos sigue siendo uno de los santos griales del mundo tecnológico moderno, y cada empresa tecnológica importante parece tener una solución diferente. ICloud de Apple, con su enfoque simple pero inaccesible, renuncia por completo a la estructura de archivos. Luego tenemos Google con Google Drive y su enfoque de "compartir con todos" que, a su vez, es muy similar al de Dropbox, otra plataforma extremadamente popular para compartir archivos y documentos a través de la web y diferentes computadoras.

Como consecuencia de tener todos estos servicios, lo más probable es que todos tengamos documentos distribuidos en todos ellos, lo que puede hacer que encontrarlos y organizarlos sea una tarea difícil. Agregue a eso el hecho de que la mayoría de nosotros todavía llevamos documentos físicos que también nos cuesta organizar, y que tiene la receta perfecta para el caos en la oficina.

Para resolver esto, Doo.net comenzó un proyecto hace unos meses que finalmente comenzaron a implementarse en forma de aplicaciones nativas para Mac, Windows 8 y dispositivos móviles (que estarán disponibles próximamente).

Llamada simplemente DOO, la aplicación proporciona un enfoque bastante único de la forma en que organizamos los documentos, utilizando una serie de herramientas y algoritmos inteligentes para dar un orden no solo a los documentos digitales, sino también a los físicos.

La idea detrás de DOO

En la Mac, la aplicación gratuita se puede descargar de la Mac App Store. Una vez instalado, DOO le pedirá que cree una carpeta para la aplicación, donde centralizará todo su contenido.

Es en el siguiente paso donde podemos ver el enfoque inteligente de la aplicación para la gestión de documentos: en lugar de tratar de ser otro servicio de sincronización de documentos, DOO se conecta a los existentes y extrae los datos contenidos en cada uno sin meterse con su propia organización y / o estructura.

Los servicios admitidos incluyen Dropbox, Google Drive, sus carpetas locales e incluso sus cuentas de correo electrónico, de las cuales obtiene todos los documentos adjuntos a sus mensajes de correo electrónico.

Cómo se desempeña DOO

Una vez que sus carpetas y cuentas se han vinculado a la aplicación, comienza a leerlas e indexarlas. Aquí es donde entran en juego algunas de las herramientas más innovadoras de DOO: la aplicación utiliza una serie de algoritmos inteligentes para identificar toda la información relevante en sus documentos y usarla para clasificarlos.

Nota: DOO utiliza OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) para extraer la información más importante de sus documentos físicos escaneados, haciéndolos fáciles de clasificar y encontrar también.

Por supuesto, esta aplicación no sería útil si no pudiera encontrar el documento que desea fácilmente. Afortunadamente, una vez indexada, la función de búsqueda de DOO es instantánea y extremadamente precisa. Los resultados se muestran a medida que escribe y se pueden filtrar por etiquetas.

Además, puede usar la función de búsqueda de línea de tiempo de la aplicación, que le ayuda a limitar su búsqueda por fecha.

El resto de la aplicación funciona como se esperaba, lo que le permite ordenar los documentos de la manera que desee, ya sea sincronizando el servicio, por tipo, por espacio de trabajo y más.

DOO también ofrece su servicio en la nube completamente opcional (se requiere cuenta), que puede almacenar todos sus documentos en los servidores en la nube de la compañía, haciéndolos disponibles en cualquier otro dispositivo donde tenga instalada la aplicación.

Además, como la mayoría de los servicios con los que trabaja, DOO también ofrece un servicio gratuito con una serie de opciones de actualización. Todavía no están disponibles, pero su precio parece razonable.

Conclusión

Si bien tenía algunas dudas al principio, me gustó DOO y lo que intenta lograr. Las soluciones integrales tienden a terminar siendo un desastre o demasiado complicadas, sin embargo, en este caso, los desarrolladores de DOO han creado una aplicación que es simple y fácil de usar, aprovechando perfectamente el poderoso servicio que se encuentra detrás. Todavía tengo que ver cómo funciona cuando está completamente disponible en todos los dispositivos, pero hasta ahora, parece que cumplirá su promesa.