Mejores formas de compartir documentos

Una de las maneras más sencillas de colaborar con un socio comercial o colega es enviarles un documento por correo electrónico, pero también es uno de los hábitos más difíciles de romper. Y aunque el correo electrónico es tan generalizado y casi instantáneo, la noción de colaboración en serie (trabajo en el documento, se lo envío y usted trabaja en él y lo devuelve) es torpe. Los documentos adjuntos pueden obstruir los sistemas de correo electrónico o ser rechazados por los filtros. Si hay más de dos personas trabajando en ello, alguien tiene que estar a cargo de resolver los conflictos.

Hay mejores maneras y le mostraré algunas alternativas. Para evitar el envío de archivos grandes por correo electrónico, probablemente hay una docena o más de servicios como YouSendIt.com que le permiten cargar el archivo y luego simplemente usar el correo electrónico para notificar a las personas dónde pueden ir a descargarlo. Pero eso no es muy satisfactorio, y una mejor opción es usar algo como Google Docs. Piense en esto como su disco duro compartido en la nube. Cualquier formato de Office y PDF puede cargarse en el servicio de Google una vez que configure una cuenta de Gmail. El problema es que todavía tiene que editarlos en serie.

Para evitar este problema, eche un vistazo a Etherpad.com, que básicamente configura una página web en tiempo real para su documento. Asigna una URL aleatoria, y esto es bueno y malo. Bien, porque una vez que conoces la URL, puedes acceder fácilmente al documento. Malo, porque no hay seguridad una vez que conoces la URL, para que cualquiera pueda ver lo que estás haciendo. Pero para una rápida edición conjunta en tiempo real, no puede ser mejor. Tiene una ventana de chat al lado donde puede compartir comentarios, y los cambios de cada autor reciben un color de resaltado diferente, para que pueda ver rápidamente sus contribuciones. También puede retroceder a versiones previamente guardadas, lo cual es una característica muy agradable si está tratando de encontrar algo que se perdió en la secuencia de edición. Y, es gratis. (Hay un servicio similar de Textflow.com por $ 100 por usuario por año.)

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Algo más seguro y más cargado de funciones es Box.net. Esto comenzó como un servicio de respaldo en línea (vea mi columna aquí), pero ha evolucionado a algo más. Un equipo de personas puede compartir una colección de documentos que se publica en su propia página web. Puede realizar búsquedas de texto completo en esta colección y también puede entablar discusiones. El costo es de $ 15 por usuario por mes. Y a diferencia de Etherpad, puede compartir todo tipo de archivos, no solo documentos de procesamiento de texto.

El último servicio que quiero mencionar es Drop.io. Esto es como Box en el que puedes guardar una gran variedad de archivos y hacerlo de forma segura, como Etherpad, ya que tienes chat en tiempo real. Pero hay mucho más pasando aquí. Lo mejor de Drop.io es que tienes muchas maneras de obtener información dentro y fuera de la página web compartida. Puede cargar contenido a través de la Web, correo electrónico, enviar a través de un mensaje de texto, fuentes de Facebook o incluso por teléfono o fax. Las llamadas telefónicas se guardan como archivos de audio. Puedes probar el servicio gratis. Si solo desea crear una página "desplegable" o compartida que sea de $ 10 al año por 1 GB de espacio. Existen otros planes más costosos si desea más capacidad de almacenamiento o características. Otro servicio que vale la pena examinar es ContentCircles.com, que tiene un plan de $ 10 por mes para espacio ilimitado.

Todas estas son excelentes alternativas para enviar el siguiente archivo por correo electrónico y pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y reducir las frustraciones de la colaboración serial. Déjame saber qué piensas de los servicios, o si tienes otros que utilizas habitualmente.

David Strom es un ex editor en jefe de Network Computing, Tom's Hardware.com y DigitalLanding.com y una red independiente. consultor, blogger, podcaster y orador profesional con sede en St. Louis. Él puede ser contactado en [email protected].