5 consejos de potencia para sobrecargar tu flujo de trabajo en pdf - tecnología de guía

Si es propietario de una pequeña empresa o un profesional independiente, probablemente procese muchos archivos PDF. Ya se trate de facturas, presupuestos o incluso documentos contractuales, casi todo se envía en formato PDF en estos días.

A medida que aumenta el número de archivos PDF, administrarlos se convierte en una molestia. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a sobrecargar su flujo de trabajo.

1. Documentos de OCR con FreeOCR

OCR es una gran tecnología que procesa sus PDF escaneados o descargados y hace que el texto sea reconocible. Esto puede ser especialmente útil para indexar páginas que escanea con su escáner. FreeOCR es una utilidad gratuita para Windows que hace exactamente eso.

Es una aplicación liviana que revisa sus archivos PDF, analiza su contenido y convierte el texto no seleccionable en la imagen / formulario PDF en texto normal en el que puede trabajar.

2. Cree y edite archivos PDF con Foxit Reader

Foxit Reader es un lector de PDF gratuito para Windows, pero puede hacer mucho más que leer archivos PDF. La interfaz de Foxit se ve peligrosamente cercana a la suite de Microsoft Office, pero si miramos el lado positivo, los usuarios de Office se sentirán como en casa. Puede crear un documento en MS Word / Excel tal como lo hace ahora, pero en lugar de utilizar la herramienta de exportación integrada de MS, podría utilizar la opción mejorada de Foxit.

Nota importante: Foxit Reader ha estado agrupando adware (leer molestas barras de herramientas) con su producto. Esté atento a los pasos de instalación y asegúrese de seleccionar el modo de instalación personalizado en lugar del predeterminado.

Si tiene instalado Foxit Reader, debería ver las opciones de PDF en sus programas de Office convenientemente ubicados en el menú de cinta. Si está buscando un enfoque más nativo para crear archivos PDF, Foxit es algo que debe probar. También puede usar Foxit para anotar y resaltar archivos PDF.

3. Guardar archivos PDF en Google Drive

Google Drive te ofrece 15 GB de almacenamiento gratis que puedes ampliar pagando una tarifa anual. 15 GB serán suficientes para la mayoría de nosotros. ¿Por qué querrías subir tus archivos PDF a Google Drive? Bueno, la misma razón por la que haces copias de seguridad de cosas en la nube. Tener una copia en línea siempre tiene sentido.

Y con Drive, puede hacer mucho más que simplemente hacer una copia de seguridad de los archivos PDF. El sistema de administración de carpetas de Google Drive significa que todos sus archivos PDF se pueden archivar de manera sistemática, lo que reducirá el tiempo de recuperación más adelante. También puede adjuntarlos rápidamente a su correo electrónico en Gmail cuando necesite enviar un PDF por correo electrónico a alguien. La excelente función de archivos adjuntos de Gmail garantiza que un destinatario nunca tenga que abandonar el navegador si solo quiere ver un archivo adjunto.

4. Active OCR en Google Drive

Google Drive es compatible con OCR. Lo que significa que guardará sus archivos PDF con OCR y le permitirá buscar directamente.

Para habilitar esta función, haga clic en el ícono de Configuración de su página de Google Drive, luego vaya a Configuración de carga y marque la opción que dice Convertir texto de PDF y archivo de imagen cargados. Ahora, cada archivo PDF que cargue será escaneado y convertido a formato de búsqueda.

5. Busque archivos PDF con Google Drive (o Evernote)

Ahora que todos sus archivos PDF escaneados son OCR y se cargan en una ubicación central, se puede aprovechar. Puede usar Google Drive no solo para buscar archivos PDF por título sino también por el texto dentro de ellos.

Por lo tanto, si no recuerda el nombre del archivo PDF que está buscando pero recuerda vagamente su contenido, Google Drive seguramente puede ayudarlo.

Alternativa: Evernote proporciona una funcionalidad similar (y mejorada) pero solo está disponible para usuarios de Evernote Premium. Si eres uno de ellos, no puedo recomendar el uso de Evernote para guardar e indexar tus archivos PDF lo suficiente. Como Evernote es una aplicación de escritorio, la búsqueda lleva mucho menos tiempo y las actualizaciones recientes de la búsqueda de Evernote la han hecho realmente poderosa. Si está dispuesto a pagar por un servicio para administrar sus archivos PDF, definitivamente debería buscar en Evernote.