¿Qué oficina sin papeles? Las máquinas de fax se niegan a morir

La oficina sin papel no parece estar más cerca de la realidad que los autos voladores hacer. Tan conectado como todos, parece que imprimir documentos o enviar mensajes en papel debería estar al borde de la extinción, pero una nueva encuesta indica que todavía estamos desperdiciando mucho más papel de lo que deberíamos.

Para averiguar cómo las oficinas están usando papel, Nitro, una empresa de documentos digitales y flujo de trabajo, encuestó a más de 500 trabajadores de oficina, equilibrada por género y distribuida en todas las regiones del país. Los resultados ilustran una tendencia en la dirección general de una oficina sin papel, pero la dura realidad es que el papel parece ser un hábito difícil de romper.

Según la encuesta de Nitro, el 42 por ciento de los encuestados envía faxes "la mayoría del tiempo" "O" siempre "(ver infografía a continuación). ¿Y eso que significa? ¿Todavía hay personas que no usan el correo electrónico, la mensajería instantánea o cualquier otra forma de comunicación digital? Parece poco probable, si no imposible.

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Solo el 3.9 por ciento afirma que "nunca" envía faxes. Cuentame en ese grupo. Tengo una máquina de fax que está acumulando polvo en algún lugar de mi ático, pero nunca la uso. Cuando alguien solicita que envíe algo por fax, provoca una respuesta algo visceral. Luego explico que es 2012 y que hemos evolucionado más allá del envío de faxes.

Flickr, Leonid MamchenkovTenemos la tecnología para hacer que las máquinas de fax se vuelvan obsoletas … pero se niegan a morir.

Imprimir un documento, firmarlo y luego escanearlo y enviar por correo electrónico la versión digital es técnicamente lo mismo que usar una máquina de fax. No guarda ningún papel ya que todavía está imprimiendo una copia impresa para firmar, pero aún está más evolucionado tecnológicamente que una máquina de fax. La mejor solución es adoptar el uso de tecnologías de firma digital para que podamos eliminar la necesidad de firmar físicamente la hoja de papel.

Hay una serie de puntos brillantes en la encuesta. Casi dos tercios de los encuestados comparten electrónicamente entre el 50 y el 100 por ciento de sus documentos, y prácticamente el mismo número informa que utilizan menos papel en la oficina que hace cinco años. Parece que al menos estamos progresando.

Parte del problema parece ser generacional. Casi ocho de cada 10 trabajadores de entre 18 y 35 comparten documentos electrónicamente más de la mitad de las veces, pero ese número cae al 60 por ciento para los trabajadores de 55 años o más.

A medida que maduran los trabajadores más jóvenes que han nacido y crecido en Internet, el uso de papel podría caer precipitadamente. Las máquinas de fax ya son vistas como tecnología anticuada, pero ojalá que se hayan extinguido por completo algún día. Por favor, déjalo en mi vida.

Nitro