Siete formas esenciales para reducir sus costos tecnológicos

Los costos de la tecnología pueden consumir fácilmente cualquier presupuesto: algunas actualizaciones de software y nuevos sistemas aquí, otra persona de TI para administrar su red allí y, antes de darse cuenta, ha erosionado por completo sus ganancias..

Ya sea que su negocio tenga solo dos personas o doscientos, estos consejos pueden ayudarlo a reducir costos, ahorrar dinero y dejar que se concentre en lo que es realmente importante: el resultado final.

1. Use software libre y de código abierto

Reconozcámoslo: cuando intenta mantener su empresa a flote, gastar mucho dinero en efectivo para un software comercial duele, como llenar una caries sin novocaína. Afortunadamente, el freeware y el software de bajo costo pueden ser una agradable sorpresa en términos de robustez y funcionalidad.

Aunque no está tan pulido como el paquete Office de Microsoft (pero no tanto como un recurso de memoria o de recursos), OpenOffice.org es gratuito., una alternativa de fuente abierta con un conjunto completo de aplicaciones para el procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos que son compatibles con Microsoft Office. Si bien las aplicaciones de OpenOffice le permiten hacer casi todo lo que puede hacer en Microsoft Office, la interoperabilidad entre las dos suites no es perfecta. Por ejemplo, si usa la función Cambios de seguimiento de Word, puede ser difícil eliminar o modificar sus ediciones más adelante cuando use el documento en OpenOffice, y viceversa.

Google Docs es otra alternativa viable y gratuita a Microsoft Office-- y no tiene ningún software para descargar o instalar. Aunque no es tan completo como Office o OpenOffice, su funcionalidad básica y su interfaz optimizada pueden ser todo lo que siempre necesitará.

Crear archivos PDF puede ser crucial para las empresas, pero no es necesario gastar $ 450 en Adobe Acrobat Professional.. CutePDF es un programa gratuito que simplemente exporta archivos a PDF. Solo descargue e instálelo; desde el archivo de destino, elija Archivo • Imprimir, y seleccione CutePDF en el menú de la impresora. (Si está utilizando OpenOffice o Google Docs, ni siquiera necesitará instalar CutePDF, ambos le permiten exportar a PDF directamente).

2. Telecommute

Gartner Research predice que para el año 2009, más del 25 por ciento de la fuerza de trabajo de EE. UU. Se teletrabajará. Teletrabajo le permite ahorrar en costos de gas, pero también puede seguir siendo igual de productivo cuando trabaja en su casa, gracias a herramientas que facilitan su conexión y colaboración (casi como si estuviera en la oficina).

Las Wikis lo simplifican publicar texto o documentos para que un grupo pueda hacer comentarios o cambios. Algunos wikis son gratuitos y públicos, mientras que otros son más centrados en la empresa, con características de seguridad más robustas. PBwiki ofrece tres sabores: comercial, académico y personal. El sitio incluye herramientas de edición WSIWYG, espacio de almacenamiento, cifrado SSL, notificaciones automáticas por correo electrónico o RSS y controles de acceso. También ofrece precios comerciales razonables: es gratuito para uno a tres usuarios, $ 8 por mes por usuario para 4 a 99 usuarios, y $ 6 por mes por usuario para 1000 a 4 usuarios.

Los Google Docs antes mencionados también son teletrabajadores. amigable, que ofrece una forma asequible y fácil de compartir archivos (y para controlar los cambios). Una vez que haya creado un archivo en Google Docs, simplemente invite a otros a colaborar en línea. Cuando haya terminado, puede exportar el archivo a Word, Excel, PDF o PowerPoint.

Si se avergüenza la idea de configurar una VPN (red privada virtual), servicios como LogMeIn Hamachi pueden ser su boleto para tener acceso remoto a VPN sin dolor de cabeza. LogMeIn Hamachi promete una configuración sencilla mediante la tecnología de igual a igual para que los empleados que no están en el sitio accedan a los archivos. El servicio funciona dentro de su cortafuegos y cuesta solo $ 5 por mes por una licencia de usuario.

Si su empresa no tiene, y no necesita, un servidor centralizado, Central Desktop es una forma de compartir documentos en línea prácticamente sin preparar. El sitio permite que los grupos grandes o pequeños compartan archivos fácilmente, realizar un seguimiento de quién ha comprobado qué archivos (o los ha modificado) y configurar escritorios separados para varios grupos de usuarios.

El plan gratuito le da 25 MB de espacio y admite dos espacios de trabajo con cinco usuarios cada uno. El plan con el salario más bajo es de $ 25 por mes para tres espacios de trabajo, 10 usuarios cada uno y 500 MB de almacenamiento de archivos. En el extremo superior, $ 249 al mes le ofrece 100 espacios de trabajo, 100 usuarios internos (empleados) y 100 usuarios externos (proveedores, clientes o socios), 25 GB de almacenamiento y marcas personalizadas. Una tarifa adicional brinda seguridad adicional y reuniones web.

Para obtener más consejos y estudios de casos, consulte la Guía de recursos de teletrabajo de PC World.

3. Mantenga reuniones en línea

¿Por qué volar para ver a un cliente cuando puede tener una reunión en el ciberespacio? Con el software de videoconferencia gratuito, como Skype, solo necesita una cámara web, una PC y una conexión a Internet, lo que le permite ahorrar dinero no solo en los costos de viaje, sino también en la larga distancia. Skype deja caer llamadas a veces y puede ser estático, por lo que realice algunas reuniones antes de dejar su línea fija por completo.

Si desea actualizar a un servicio de conferencia web más robusto, Cisco WebEx le permite compartir documentos, admite hasta cuatro webcams, y permite ejecutar presentaciones desde su escritorio.

GoToMeeting es otra solución que ofrece VoIP, admite reuniones con hasta 15 asistentes y le permite dar presentaciones, colaborar o brindar capacitación desde su escritorio, ahorrando dinero en viajes. costos y espacio para reuniones. ¿Quién no quiere hacer presentaciones en pijama?

Para los más aventureros, Second Life te permite crear un avatar gratis y conocer "en el mundo", hacer presentaciones de video y celebrar reuniones virtuales o sesiones de capacitación. También puede comprar espacio de oficina en Second Life si desea establecer un lugar más permanente para que los empleados se reúnan y colaboren.

4. Comprar hardware reacondicionado

Al abrir una caja que contiene una nueva computadora brillante es una emoción inigualable, salvar a su negocio un paquete es un segundo cercano. La compra de hardware restaurado (casi nuevo) es una excelente forma de conseguir un acuerdo.

Si tiene un ojo puesto en una marca específica de computadora, vaya al sitio de ese fabricante para encontrar ofertas en sistemas reacondicionados. Pero tenga en cuenta que cada proveedor define reacondicionado un poco diferente. Por ejemplo, Dell vende tres tipos de computadoras reacondicionadas, todas las cuales han sido probadas y restauradas según las especificaciones de fábrica: Certified Refurbished incluye computadoras portátiles y de escritorio que fueron devueltas a Dell y pueden tener fallas o defectos cosméticos menores; Pedido previo nuevo significa una PC que se envió nueva, pero el cliente decidió devolver el sistema sin siquiera iniciarlo; Los productos Scratch y Dent pueden parecer un poco más "gastados" en el exterior, pero aún funcionan bien y no contienen abolladuras o arañazos en el reposamanos o la pantalla.

La tienda Dell Outlet Store le permite buscar computadoras Dell restauradas, accesorios y laptops por rango de precio; la mayoría de los artículos cuestan hasta un 35 por ciento por debajo del precio minorista. Por ejemplo, una computadora portátil Inspiron 1720 restaurada con certificación Flamingo Pink con una CPU Intel Core 2 Duo, una pantalla LCD de 17 pulgadas y un disco duro SATA de 120GB costaba $ 879 en el sitio Dell Outlet. El precio depende de si el artículo tiene arañazos y abolladuras, si se ordenó nuevo y otros factores. Y si no está satisfecho con su compra, puede devolver los productos dentro de los 21 días a partir de la fecha de envío, menos una tarifa de reposición si el producto no es defectuoso.

Si es un devoto de Mac, Apple vende productos reacondicionados a través de su tienda en línea. Pero no espere grandes ahorros: algunos de los productos más nuevos cuestan solo $ 200 menos que el precio minorista. Sin embargo, en algunos casos, puede ahorrar mucho más. Un vistazo reciente a Apple Store reveló una MacBook Air reacondicionada (con una CPU Intel Core 2 Duo de 1,6 GHz, una pantalla brillante de 13,3 pulgadas, 2 GB de memoria, un disco duro PATA de 80 GB y una iSight incorporada cámara) a $ 1499, frente a $ 1799 al por menor. Un iMac reacondicionado (con una CPU Intel Core 2 Extreme de 2.8 GHz, una pantalla brillante de 24 pulgadas, 2 GB de memoria, un disco duro de 500 GB y una cámara iSight incorporada) se incluyó en $ 1599, frente a $ 2299 en ventas minoristas.

Los productos reacondicionados de Apple están cubiertos por una garantía de un año y también puede comprar una garantía extendida. Los productos reacondicionados de Apple son "de segunda mano", pero el sitio de Apple afirma que cada artículo se somete a un "proceso de restauración riguroso antes de ser ofrecido para la venta". Algunos productos fueron devueltos, mientras que otros fueron devueltos debido a problemas técnicos. Para leer la lista completa de pruebas y calificaciones renovadas, visite el sitio de Apple.

Amazon.com cuenta con una larga lista de revendedores de computadoras reacondicionadas, y las calificaciones del vendedor del sitio le permiten saber de inmediato qué tipo de negocio está tratando. Los vendedores también informan el estado del equipo con un sistema de clasificación: bueno, como nuevo, reacondicionado, y así sucesivamente. Bajo la garantía de compra segura A-Z de Amazon, los vendedores le permitirán devolver los artículos si son defectuosos.

eBay también ofrece una gran cantidad de ofertas. Como comprador, sabrá inmediatamente si el vendedor tiene poca información o es de buena reputación según las opiniones de los usuarios. Busque un vendedor con una gran cantidad de comentarios positivos, al menos un 95 por ciento. Asegúrese de revisar los comentarios de los compradores para ver los comentarios antes de sumergirse y hacer una oferta. Al igual que Amazon, eBay respalda a los compradores y la comunidad iniciará a cualquiera si no están en el nivel.

Es posible que los sistemas reacondicionados no estén bajo ningún tipo de garantía, y el vendedor puede vendérselos "tal cual". Esto puede ser una pesadilla si, por ejemplo, el sistema operativo simplemente se instala en un nuevo disco duro y la unidad queda atrapada en la computadora. Asegúrese de hacer preguntas al vendedor antes de comprar.

5. Reduzca los costos de impresión

De acuerdo con GreenBiz.com, no tiene que gastar dinero para ser ecológico. Puede ahorrar en costos de papel si simplemente fotocopia las páginas en ambos lados o usa membretes obsoletos para las notas internas. Si su oficina actualmente entrega memos en papel a los empleados, intente publicar los memos en su lugar en una ubicación central (como una placa cerca del enfriador de agua) donde las personas normalmente se reúnen y lo verán.

Otro consejo para ahorrar dinero es usar el modo de borrador de su impresora para reducir el uso de tinta y reemplazar cartuchos con menos frecuencia. El modo borrador es mucho más rápido y usa menos tinta. Al imprimir correos electrónicos y páginas web, busque una opción "compatible con la impresora".

Los cartuchos de impresión en color generalmente cuestan más, por lo que imprimir en escala de grises utilizando solo el cartucho negro puede ahorrar dinero y reemplazará el cartucho de color menos a menudo. La mayoría de las impresoras ofrecen una gran cantidad de configuraciones, por lo que debe consultar el software de su impresora para ver qué características pueden ahorrar dinero.

Si rara vez imprime, pero la tinta se agota de todos modos, es posible que la impresora limpie automáticamente los cabezales de impresión. Para evitar esto, imprima regularmente (al menos una vez por semana) para evitar la acumulación de tinta.

Vea el video de PC World, "Cómo ahorrar dinero en la impresión" para obtener más ideas.

6. Externalizar el trabajo

Muchas empresas carecen de un profesional de TI a tiempo completo o tienen una persona muy sobrecargada que administra la red y los sistemas. O tal vez tiene un proyecto web que necesita terminar o un simple comunicado de prensa que le gustaría haber escrito, pero no tiene el personal.

En lugar de contratar un headhunter (cuyas tarifas pueden ser del 10 al 40 por ciento de un el salario del primer año de un nuevo empleado) o una agencia temporal, use uno de muchos sitios independientes que abordan todo tipo de funciones de trabajo y no cuestan un centavo. eLance.com es una especie de mercado independiente donde los contratistas publican resúmenes, portfolios, referencias y detalles sobre su trabajo. Los empleadores pueden publicar trabajos o invitar a trabajadores independientes a pujar directamente. eLance evalúa a los profesionales independientes en el sitio en sus áreas de habilidades para certificar sus habilidades y permite a los clientes publicar comentarios una vez que se completan los trabajos.

Guru.com es un servicio similar que le permite buscar por lista de trabajadores independientes por categoría, recibir ofertas, premie el trabajo, vea las carteras y luego pague por el trabajo una vez que se haya completado. Cada profesional es revisado por empleadores anteriores y clasificados de acuerdo con los comentarios. El sitio ofrece una amplia gama de categorías laborales: legal, programación, marketing, CAD, fotografía, y es gratuito para los empleadores.

7. Uso del software de virtualización

El software de virtualización ofrece muchos beneficios de ahorro de costos, como la consolidación de servidores y la reducción del tiempo de respaldo y recuperación. Y debido a que está ejecutando menos servidores, ahorrará dinero en su factura de energía.

Las ofertas de VMware estándar de la industria abarcan toda la gama, desde suites para administrar grandes centros de datos hasta VMware Workstation para ejecutar múltiples sistemas operativos en una sola computadora. Al usar VMware, puede probar nuevos sistemas operativos o probar nuevos programas sin riesgo. VMware Player está disponible de forma gratuita, lo que le permite importar imágenes de copia de seguridad o compartir datos.

El servidor virtual gratuito de Microsoft y Virtual PC (búsqueda en microsoft.com) le permiten probar la virtualización y probar la herramienta de virtualización Silverlight de la compañía.

Parallels es una de las soluciones más conocidas para Mac. El software de Parallels se ejecuta en servidores Windows y Linux, así como también en Mac con su producto Parallels Desktop para Mac. (VMware ha seguido su ejemplo y ahora también ofrece una aplicación Mac.) Parallels ofrece paquetes de virtualización de escritorio, servidor y automatización con un precio que es más asequible que VMware.

Si prefiere ir a la ruta de código abierto, FreeVPS se una alternativa viable al software comercial mencionado anteriormente. Al igual que con algunos otros productos de software de código abierto, FreeVPS no ofrece soporte oficial, pero la documentación completa está disponible en el sitio web.

Mientras que la economía puede ser incierta, una combinación de software libre, servicios gratuitos y un poco de inteligencia puede ayudar a cualquier empresa a controlar los costos de la tecnología.