Servicios de nómina en la nube: Intuit vs. ADP

Nadie presta atención a su sistema de nómina a menos que no esté funcionando. Cuando dirige una pequeña empresa, no es tarea fácil complacer a su personal cada día de pago y satisfacer al Tío Sam en el momento de los impuestos. Las compañías más grandes emplean personal de nómina para calcular impuestos y retenciones, y para administrar correctamente los formularios del IRS. Pero si usted es responsable de recortar los cheques en una empresa más pequeña, los servicios en línea pueden automatizar la mayoría de las tareas de nómina.

Tanto Intuit Online Payroll como RUN de ADP pueden ayudarlo a comprender mejor y rastrear los formularios y registros necesarios para su empleados. Cada servicio le permite acceder a información sobre nómina desde un navegador web, teléfono inteligente o tableta. Estas herramientas basadas en la nube también ofrecen a los empleados acceso en línea a los detalles del cheque de pago, descargas de W2 e incluso saldos de tiempo libre pagado y detalles 401 (k). ¿Qué servicio es mejor para su negocio? Echamos un vistazo más de cerca para descubrirlo.

Obtiene las opciones habituales de programación de pagos con Intuit.

Nómina Intuit Online

Pros: Asequible; configuración simple; más fácil para principiantes de nómina; soporte técnico en vivo por teléfono

Contras: menos funciones que ADP RUN; no 24/7 help

Intuit Online Payroll es una gran opción para las pequeñas empresas, especialmente aquellas que no tienen experiencia previa en nómina. Comienza en $ 25 por mes para administrar a los empleados y contratistas que pagan, y se eleva a $ 39 por mes para respaldar los formularios de impuestos federales y estatales. Bajo cualquiera de las suscripciones, Intuit cobra una tarifa mensual adicional de $ 1.50 por cada empleado que pague. Además de eso, Intuit Online Time Tracking, con un costo de $ 3 por mes por empleado, hará un seguimiento de las horas ya sea a través de hojas de tiempo en línea que los empleados pueden editar o mediante un reloj multiusuario en línea.

Para comparar mejor su precio con ese de RUN de ADP, calculé el costo estimado de la nómina en línea de Intuit para 15 empleados. Agregó hasta $ 61 por mes para la suscripción que incluye los formularios de impuestos, o alrededor de $ 106 por mes con seguimiento del tiempo de los empleados. Intuit Online Payroll comienza como un período de prueba gratuito de 30 días, que comienza cuando ejecuta el primer período de pago.

Intuit también proporciona una lista de tareas de día de pago.

Intuit Online Payroll Plus ($ 39 por mes) también puede ayudarlo a administrar y rastrear sus impuestos federales, estatales y locales sobre nómina. Incluso admite presentaciones electrónicas y un servicio de compensación para trabajadores por separado.

La interfaz de configuración estilo asistente de Intuit le pregunta acerca de su programa de pagos, información de depósito directo y políticas de vacaciones / ausencias por enfermedad. También puede ingresar datos de nómina anteriores si ha utilizado otro sistema de nómina en el pasado.

La aplicación Intuit le permite mantenerse al día con las preocupaciones del día de pago mientras viaja.

Al configurar empleados individuales, puede configurar estados federales, estatales y retención de impuestos locales. Intuit proporciona los formularios de impuestos necesarios, como el W-4 (Certificado de retención de empleados), I-9 (Verificación de elegibilidad de empleo) y formularios estatales de nuevos empleados. Las deducciones admitidas incluyen seguros, planes de jubilación, cuentas de gastos flexibles, planes de HSA, embargos y otros elementos, como anticipo de efectivo y reembolsos de préstamos. Incluso puede agregar deducciones personalizadas después de impuestos. Además del pago regular, admite comisiones, bonificaciones, pago de días festivos, horas extras, reembolsos, bonificaciones, propinas y otras ganancias y compensaciones.

Para los pagos de los empleados, Intuit admite depósitos directos gratuitos, existencias de cheques pre impresos compatibles con QuickBooks, acciones en blanco, y talones de papel que pueden acompañar a los cheques manuscritos.

Al igual que ADP's RUN, Intuit Online Payroll ofrece a los empleados acceso en línea para ver su información, incluidos los cheques de pago, y descargar W2. Intuit también proporciona aplicaciones gratuitas para iPhone y Android que le permiten realizar la mayoría de las tareas de administración de nómina, pero no proporciona acceso móvil para los empleados.

En general, Intuit Online Payroll es lo suficientemente fácil de usar y rica en características para la mayoría de las pequeñas empresas. Ofrece ayuda adicional y consejos para muchos temas y campos mientras ingresa datos. Por ejemplo, durante la configuración inicial da consejos sobre los números de identificación del empleador que necesita y cómo obtenerlos. Y cuando ingresa datos de empleados, se explica cómo verificar los números de la Seguridad Social. Intuit también proporciona una lista de tareas que muestra las tareas requeridas y recomendadas, y sus recordatorios por correo electrónico pueden ayudarlo a mantenerse alerta.

ADP RUN

Pros: más métodos de pago para empleados; acceso móvil para el empleador y los empleados; ayuda en vivo las 24 horas del día, 7 días a la semana

Contras: más costosa y compleja de configurar que Intuit Online Payroll

RUN, del gigante de nóminas Automatic Data Processing, ofrece tres servicios principales en línea para pequeñas y medianas empresas: Nómina Esencial, Nómina mejorada, nómina completa y HR 411. La primera suscripción es la más comparable a la de Intuit, mientras que las dos subscripciones restantes ofrecen información adicional sobre nómina y recursos humanos y servicios. RUN es una buena opción para cualquier pequeña empresa, pero aquellos sin experiencia en nómina pueden necesitar asistencia.

Por el bien de mi ejemplo, una vez más calculé los precios para 15 empleados: el costo totalizó alrededor de $ 284 por mes por Nómina Esencial y $ 370 por mes para Nómina Mejorada. Para el seguimiento del tiempo de los empleados, el servicio EZLaborManager cuesta $ 57 por mes para una operación de 15 empleados. Aunque el precio es mucho mayor que el de Intuit, RUN ofrece características y servicios adicionales. La interfaz RUN y el proceso de configuración no son tan parecidos a un asistente como los de Intuit, pero aún así son bastante fáciles de usar.

La administración de los detalles de la nómina por empleado es sencilla con RUN.

RUN mantiene toda la configuración de la empresa y configuración global en una sección de Empresa, para información de contacto y cuenta de depósito directo. También puede definir políticas predeterminadas para frecuencia de pago, impuestos, deducciones de ganancias, tiempo libre remunerado y compensación laboral.

Cuando configure registros de empleados, puede configurar la retención federal, estatal y local. También puede configurar el depósito directo y personalizar elementos tales como deducciones de ingresos, tiempo libre remunerado y datos de compensación laboral. Además del pago regular, RUN admite comisiones, horas extra y formularios 1099-MISC, más reembolso, vacaciones, enfermedad, personal, bonificación y tipos de ingresos y compensación. Y proporciona ayuda con 401 (k) y planes de seguro, préstamos estudiantiles federales, embargos y otras deducciones.

Los empleadores y el personal pueden ver sus datos con la aplicación móvil de RUN.

En cuanto a los métodos de pago de los empleados, todas las suscripciones RUN incluye depósito directo e impresión gratis, así como la entrega de cheques en papel e informes de nómina a su empresa el día de pago. Además, puede imprimir sus propios cheques con una microimpresora o una impresora normal con inventario de cheques, o en papel normal para la impresión de talones solo si desea escribir a mano los cheques de pago. Nómina mejorada le permite tener cheques de pago impresos en cheques ADP oficiales y entregados firmados por ADP, o para ofrecer tarjetas de débito Visa recargables a los empleados.

Al igual que Intuit Online Payroll, RUN funciona con QuickBooks, QuickBooks Online, Zero y otras cuentas productos de software con un archivo genérico de salida.

Sin embargo, a diferencia del competidor de Intuit, RUN brinda acceso tanto a empleadores como a empleados a la información de nómina a través de acceso en línea y aplicaciones móviles.

En general encontré que RUN es rico en funciones y usuario amistoso. Pero podría usar algunas mejoras con la función de ayuda, como más información sobre herramientas en los campos de datos para que no tenga que consultar la sección de ayuda por separado para obtener una explicación de la jerga fiscal. Sin embargo, dado que cuenta con soporte de nómina las 24 horas, los 7 días de la semana, si se encuentra en un aprieto a medianoche, puede hablar con una persona para obtener asistencia.

El ganador

Intuit Online Payroll ofrece lo que la mayoría de las pequeñas empresas necesitan: ayuda con automatizar los conceptos básicos de nómina. Su servicio económico y fácil de usar es ideal para cualquier persona sin experiencia previa en nómina. RUN, por el contrario, cuesta mucho más y podría mejorar su documentación. Dicho esto, ejecutar es una buena elección si tiene suficiente dinero en el presupuesto para pagar sus tarifas más altas. Aunque RUN ofrece más funciones para las medianas empresas, recomiendo Intuit Online Payroll para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas debido a su facilidad de uso y asequibilidad.