Antiguos y nuevos formatos de archivo de Microsoft Office

Ankush khandelwal preguntó sobre problemas de compatibilidad entre archivos creados en diferentes versiones de Microsoft Office, específicamente los grandes cambios en el formato de archivo que venía con Office 2007.

[Envíe sus preguntas por correo electrónico a [email protected] o publíquelos en el PCW Answer Line forum .]

Con Office 2007, Microsoft introdujo formatos de archivo completamente nuevos para Word, Excel y PowerPoint. Designado por un x al final de la extensión de archivo (.docx en lugar de.doc, etc.), estos no eran compatibles con versiones anteriores.

[Más información: su nueva PC necesita estos 15 gratis, excelentes programas]

Inicialmente, no estaba contento con este cambio. En general, soy conservador con respecto a los formatos de archivo populares y establecidos, especialmente los que cuentan con el apoyo de muchos vendedores de software, y no quiero que se modifiquen. Y casi todos en el negocio de software de oficina han estado apoyando.doc y.xls durante años.

Pero Microsoft hizo un excelente trabajo al hacer que la transición fuera lo más fácil posible, y asegurando que tanto el formato anterior como el nuevo seguirían siendo legibles. (Si alguien cree que soy astuto para Microsoft, sugiero que lean Por qué no debería actualizar a Windows 8.)

No tendrá problemas para cargar un archivo.doc antiguo en una versión moderna de Word. (Estoy hablando de Word específicamente por conveniencia. Todo lo que digo aquí también funciona para Excel y PowerPoint.) Simplemente haga doble clic en el archivo y se abrirá.

También puede guardar un archivo.doc, para que las personas que usan versiones anteriores pueden leerlo. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el menú desplegable Guardar como y seleccione Documentos de Word 97-2003 (*.doc).

Las versiones anteriores de Word se escribieron sin conocimiento del formato.docx, por lo que no puede esperar que lo lean sin un poco de ayuda. Pero la ayuda está ahí. Si está utilizando Office 2003 (o incluso Office 2002 o 2000), descargue e instale el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint. Podrás abrir, editar, guardar y crear los formatos x más nuevos.

Y sí, los formatos más nuevos tienen sus ventajas Por un lado, los archivos son más pequeños, ya que el Los formatos x tienen integrada la compresión sin pérdida. Como regla general, los archivos.docx son aproximadamente la mitad del tamaño de los archivos.doc con el mismo contenido, y he visto menos de un cuarto del tamaño, por lo que más fácil enviar por correo electrónico o hacer una copia de seguridad de los archivos. Según Microsoft, también son más seguros y recuperables, aunque no he visto evidencia de esto con mis propios ojos.

También están diseñados para ser fácilmente compatibles con otros programas que no sean de Microsoft. De hecho, están formados por formatos de archivo abiertos y existentes. Si no me cree, intente esto: cambie el nombre de un archivo.docx, cambiando la extensión a .zip . Luego haz doble clic en él.

Sí, un archivo.docx es realmente un archivo.zip (ya te dije que estaba comprimido). La mayoría de lo que encuentras en el interior son archivos.xml, otro estándar abierto. Ese experimento también funcionará en los archivos.xlsx y.pptx.

Una vez que haya terminado de experimentar, no olvide volver a cambiar la extensión a .docx .