Contabilidad de Microsoft Office más versátil

Office Accounting 2008 le permite importar prácticamente cualquier dato en Excel, incluidas cuentas, transacciones (como facturas y facturas de proveedores) y listados (como productos de inventario y clientes).

La versión 2008 de Microsoft Office Accounting borra el línea entre el software de contabilidad tradicional empaquetado que se ejecuta en una PC con Windows y el software basado en la web (o SaaS - Software as a Service - como se conoce en la industria). Ambos están integrados en el menú Contabilidad de Office, que se puede personalizar para que una firma de contabilidad pueda ofrecer servicios mejorados a sus clientes.

Office Accounting 2008 también es mejor para los neófitos que su predecesor. Comenzar con la aplicación de contabilidad es más fácil, especialmente si actualmente usa una hoja de cálculo de Excel para hacer un seguimiento de las finanzas de su empresa. Nuevas plantillas comerciales están disponibles para configurar cuentas para determinados tipos de negocios, desde minoristas hasta construcción.

Un nuevo Centro de recursos en línea ofrece enlaces a videos tutoriales (para ayudarlo a obtener más información sobre las operaciones del programa), consejos comerciales generales, una comunidad tablero de anuncios donde otros usuarios pueden compartir preguntas y respuestas, y más.

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Desde que debutó hace tres años, Office Accounting siempre ha ofrecido una gran integración con Word, Excel y otras aplicaciones de Microsoft Office, lo que le permite usar formularios e informes creados en Office. La integración es aún mejor en la última versión: el programa ahora puede importar virtualmente cualquier información de Excel, incluidas cuentas, transacciones (como facturas y facturas de proveedores) y listados (como productos de inventario y clientes).

También nuevo este año es el apoyo en español para las empresas latinas. También puede mezclar idiomas, por ejemplo, ver los menús de contabilidad en español mientras prepara las facturas de los clientes en inglés.

Comunicación más cercana con su contador

Algunas de las nuevas características de Office Accounting 2008 parecen diseñadas para convencer a los contadores clientes de pequeñas empresas a la aplicación de Microsoft (en contraposición al uso de archivado Intuit QuickBooks). Muchas pequeñas empresas no emplean a un contador profesional, sino que confían en una empresa de contabilidad pública para ayudarlas a preparar estados financieros y declaraciones de impuestos de fin de año. Office Accounting introduce funciones innovadoras para mejorar las comunicaciones entre un contador externo y un cliente.

Una empresa de contabilidad ahora puede integrar partes de su sitio web en el menú Contabilidad de Office. Por ejemplo, un contador puede ofrecer recordatorios de las fechas de vencimiento del pago de impuestos, un boletín en línea y enlaces a servicios de contabilidad para áreas especializadas, como el procesamiento de nómina.

Estos complementos contables se especifican en un archivo XML. La modificación de este archivo requiere conocimientos técnicos, pero Microsoft dice que pronto ofrecerá una utilidad descargable gratuita para simplificar la creación y modificación del archivo XML.

Un contador puede desarrollar una o más Plantillas de Negocio personalizadas para una configuración de empresa especializada y puede crear un plan de cuentas estándar adecuado para clientes en industrias específicas. El contador puede exportar la plantilla personalizada y enviarla a un cliente para ayudarlo a comenzar más rápido.

La aplicación también permite a una empresa enviar una copia de sus libros electrónicos a su contador, quien puede hacer ajustes financieros y entradas correctas. Esta capacidad de transferencia de contadores está disponible en la mayoría de las otras aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas (incluso QuickBooks).

Versión Ad-Supported gratuita

Office Accounting Express 2008, una versión básica de la aplicación dirigida a nuevos y basados ​​en el hogar negocios, es una descarga gratuita de Ideawins de Microsoft. Express puede rastrear los ingresos y los gastos, pero no administra el inventario, por lo que no es adecuado para las empresas que venden productos. Esta versión gratuita muestra anuncios.

Office Accounting Professional 2008 ($ 200, hasta $ 50 del precio de la versión del año pasado, actualizaciones de $ 150) agrega administración de inventario, seguimiento de trabajos, órdenes de compra y venta, y activos fijos. Está dirigido a pequeñas empresas con hasta 25 empleados. Las empresas que superan a Professional pueden actualizarse a una aplicación de contabilidad más capaz en la línea de productos Dynamics de Microsoft.

Microsoft planea lanzar una edición Professional 3-User ($ 500) y una Professional Plus ($ 300) el próximo año; Professional Plus agregará una suscripción de un año a un servicio de cálculo de nómina, junto con un servicio de eBay que puede ayudar a listar rápidamente productos para su venta en línea.

¿La contabilidad de oficina es adecuada para su negocio?

Office Accounting ofrece una alternativa interesante a los QuickBooks de Intuit. El soporte multimoneda en la aplicación de Microsoft lo hace una buena opción para las empresas involucradas en la importación y exportación de productos. La estrecha integración con Word y Excel debería alentar a las empresas que actualmente realizan un seguimiento de los registros financieros en esas aplicaciones a graduarse en un sistema de contabilidad real.

A pesar del aumento de precio de $ 50 para la edición Professional, Office Accounting sigue teniendo un precio razonable por lo que ofrece. Una versión de prueba gratuita de 60 días permite a las empresas probarlo sin riesgo financiero.

Richard Morochove es un consultor y escritor de TI. Envíele preguntas sobre el uso de la tecnología en su pequeña o mediana empresa conectada a través del correo electrónico. PC World puede editar su consulta y no puede garantizar que se responderán todas las preguntas.