Haga que los servicios de fax por Internet trabajen para usted

Odio los faxes. Cuando tenía una máquina de fax en mi oficina, llegaba por la mañana y veía la acumulación de menús de restaurantes, seguros y otras cosas que llegaban durante la noche. Además, siempre me estaba quedando sin el papel especial o los cartuchos de tinta se secaban porque rara vez lo usaba. Hay una mejor manera, y quiero revisar sus opciones con cómo puede conectar su correo electrónico a sus necesidades de fax.

La idea es simple: el proveedor de servicios de fax por Internet mantiene su máquina de fax y asigna todo lo que entra su "número" a su bandeja de entrada de correo electrónico. Para los faxes salientes, puede enviarlos a una dirección de correo electrónico especial o, de lo contrario, le proporcionan una utilidad especial de software para Web o Windows que puede enviar el fax a través de Internet. No hay comentarios, ni problemas, y no hay necesidad de una máquina de fax.

Me gusta el fax a través de Internet porque tiene varias ventajas sobre los faxes comunes. Primero, puede hacer uso de números de fax privados, para que nadie más en su oficina pueda ver sus comunicaciones. ¿Recuerda cuando se compartió la nota confidencial de alguien alrededor del enfriador de agua porque estaba en la máquina de fax? Esos días han terminado, porque el fax nunca tiene que imprimirse y puede verse en su PC.

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Segundo, cuando está en la carretera y no lo hace desea compartir sus faxes con el personal de su hotel, el fax a través de Internet tiene mucho sentido. Como el fax se dirige a la bandeja de entrada de su correo electrónico, no tiene que preocuparse de dónde se encuentra cuando viaja.

Entonces, si está listo para comenzar, eche un vistazo a mi tabla comparando los diversos servicios de fax por Internet. Antes de elegir su proveedor, responda las siguientes preguntas:

Primero, ¿cuánto fax necesita? Cada plan tiene límites en el número de páginas enviadas y recibidas, y es importante separar sus requisitos para el ingreso y el envío. faxes salientes. Obviamente, haga coincidir el plan con la cantidad que necesita. Algunos de los servicios son más apropiados para usos más ligeros, algunos para volúmenes más altos.

¿Alguno de estos documentos recibidos requiere que los firme y los envíe por fax? Si es así, podría tener más sentido y sin duda sería más fácil tener una máquina de fax de gama baja o una impresora multifunción que tenga el fax como una de sus funciones para esta situación. Si la mayoría de sus faxes provienen de un documento en su PC, puede usar las herramientas de envío de fax de los proveedores de servicios.

¿Necesita un software de visualización especial cuando recibe un fax? Algunos de los servicios solo tienen Windows versiones; algunos no requieren nada más que un navegador web. Por ejemplo, uso eFax gratis, que le asigna un número de fax aleatorio y está bien para el usuario ocasional (menos de 20 páginas por mes). El plan gratuito requiere que el visor de eFax vea sus faxes. Si pones más efectivo por uno de los planes pagados, no necesitas el visor. Otro servicio, uReach.com, no requiere un visor para ninguno de sus planes.

¿Desea un número de fax en una ciudad diferente? Todos los servicios proporcionan mucha flexibilidad en los números de teléfono que repartir para usted. Si tiene clientes en un lugar diferente, puede obtener un número de fax local allí, si eso es importante.

¿Necesita un número de fax gratuito? Para algunas empresas, esto es importante, y mientras yo No quisiera alentar más faxes no deseados, hay razones para tener números de fax entrantes gratuitos. Algunos de los servicios ofrecen estos a un costo adicional, mientras que Docuharbor.com incluye un número gratuito en todos sus planes.

David Strom es un ex editor en jefe de Network Computing, Tom's Hardware.com y DigitalLanding.com y un consultor de red independiente, blogger, podcaster y conferenciante profesional con sede en St. Louis. Él puede ser contactado en [email protected].