Mantenga las pestañas en sus documentos legales

Un legal un acuerdo puede ser el comienzo de algo maravilloso en un negocio. Pero hacer un seguimiento de todos los detalles en una gran cantidad de contratos puede ser una pesadilla para el mantenimiento de registros.

El panel principal de Mumboe muestra las tareas venideras y vencidas, junto con sus fechas límite. Los iconos prominentes le permiten crear, ver o encontrar un acuerdo que haya almacenado en la base de datos en línea de Mumboe.

Un nuevo servicio llamado Mumboe saca los documentos legales de archivadores polvorientos y los coloca en una base de datos en línea segura y con capacidad de búsqueda. Puede ayudar a una empresa a crear y rastrear tanto sus acuerdos legales como cualquier fecha u otra información clave relacionada con ellos.

Mumboe es una alternativa basada en la Web al software de escritorio para la administración de documentos, como Docsvault. Otros servicios en línea, como Microsoft Office Live Small Business, permiten almacenar y rastrear documentos. Mumboe, sin embargo, es especialmente adecuado para administrar una gran cantidad de acuerdos legales, ya que también realiza un seguimiento de tareas relacionadas y datos que pueden ser importantes, como la fecha de vencimiento del contrato.

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Sospecho que el solo hecho de que sea un servicio en línea disuadirá a ciertos usuarios potenciales. Algunos abogados, por ejemplo, no confiarían documentos confidenciales a ninguna base de datos en Internet, sin importar cuán segura sea. Pero, suponiendo que seleccione una contraseña segura, la transmisión en línea de sus documentos debe estar bien protegida con el cifrado de 256 bits del servicio.

Cómo funciona Mumboe

Después de crear una cuenta de usuario, inicie sesión en Mumboe a través de su navegador web para encontrar una interfaz de usuario de repuesto pero elegante. El tablero principal muestra las tareas venideras y vencidas, junto con sus fechas límite. También verá íconos prominentes que le permiten crear, ver o encontrar un acuerdo en su base de datos en línea.

Una barra de menú en la parte superior brinda acceso con un solo clic para administrar acuerdos, tareas y contactos. Otras opciones de menú incluyen marcadores y elementos vistos recientemente.

Mumboe le permite crear varios tipos de contratos, como un acuerdo de arrendamiento o de no divulgación, utilizando plantillas de Microsoft Word que puede descargar desde Mumboe.com y luego personalizar en Word o cualquier otro Aplicación compatible con Word. Sin embargo, el valor principal del servicio radica en su capacidad para rastrear acuerdos legales.

Acuerdos de seguimiento en Mumboe

Puede cargar acuerdos a Mumboe en formatos.doc (Word), PDF o TIFF. Una vez que el documento se ingresa en la base de datos, el acceso puede ser compartido con otros usuarios que usted autorice. El servicio admite varias formas diferentes de buscar un acuerdo, como los nombres de las partes del acuerdo o las fechas de renovación y expiración del contrato.

Mumboe también le proporciona una base de datos para rastrear las disposiciones clave de estos documentos, tales como pagos requeridos, números de orden de compra y territorio cubierto. También rastrea eventos, como nuevas versiones del acuerdo. En este momento, debe completar manualmente la mayoría de los campos de base de datos aplicables para cada contrato, pero Mumboe planea automatizar más entrada de datos en futuras revisiones.

Integración con el servicio de administración de relaciones con los clientes Salesforce.com está previsto para más adelante este año, por lo que podrá vincular los datos de Mumboe a la base de datos de Salesforce.com.

¿Quién necesita seguimiento de acuerdo legal?

Mumboe está dirigido a una gama de empresas, pequeñas a empresas, que necesitan mantenerse cerca pestañas sobre sus acuerdos legales. El servicio podría ser útil tanto para el asesor legal interno como para los asesores legales externos que necesitan revisar los borradores de acuerdos y controlar los contratos existentes de un negocio.

Mumboe se encuentra actualmente en pruebas beta. El servicio completo se estrenará el 20 de marzo con tres versiones. Mumboe Express es gratuito e incluye almacenamiento de hasta diez acuerdos (50 MB) y acceso compartido para hasta tres usuarios.

Mumboe Standard incluye almacenamiento para 250 acuerdos (500MB) y cuesta $ 24 por usuario por mes sin límite en el número de usuarios. Pro puede almacenar hasta 1000 acuerdos (2 GB) por $ 48 por usuario por mes. Las organizaciones que requieren más de 2 GB de almacenamiento deben ponerse en contacto con Mumboe para obtener precios empresariales.

Suponiendo que necesita más de lo que ofrece la edición gratuita Express, Mumboe costará más que un archivador, el repositorio tradicional de acuerdos legales. Sin embargo, muchas organizaciones deberían considerar que vale la pena pagar por la capacidad de compartir documentos, seguir el historial de revisiones y controlar los plazos.

Richard Morochove es consultor y escritor de TI. Envíele preguntas sobre el uso de tecnología en su negocio conectado de pequeña a mediana a través del correo electrónico. PC World puede editar su consulta y no puede garantizar que se responderán todas las preguntas.