Cómo usar la combinación de correspondencia en Google Docs - tecnología de orientación

Cuando estaba en la escuela, la parte tecnológica de mi cerebro ya estaba floreciendo. Pero las clases de computación de la escuela con MS Office nunca encendieron mi pasión. Claro, eran cosas útiles, algo que algún día nos conseguiría trabajo. Aún así, lo detestaba. Lo peor de todo fue aprender a combinar correspondencia.

Lo intenté en la escuela, la universidad y el poco tiempo que pasé en una empresa de contabilidad. Nunca funcionó como yo quería. Más importante aún, nunca lo "entendí". Ahora tengo un gran respeto por las personas que se ocupan de la suite de Office día tras día, porque créanme, no es fácil.

Por mucho que no me guste la implementación de la combinación de correspondencia de MS Office, obtengo su atractivo. Es mejor que solo enviar un correo electrónico masivo sin saludos personales, y para algunas personas, configurar un boletín para un solo correo electrónico masivo podría no valer la pena. No hay ninguna razón por la que la combinación de correspondencia no sea parte de su flujo de trabajo / vida empresarial, pero hay mejores maneras de manejarla fuera del universo de MS Office.

Es por eso que me complace contarles sobre una alternativa que es intuitiva, fácil de usar y que realmente funciona. Funciona como un complemento para Google Docs (lo siento, amigos de MS Office, pero tal vez es hora de considerar el conjunto de productividad en línea / fuera de línea de Google Drive). El complemento proviene de MailChimp, uno de los mejores y más fáciles servicios de boletines por correo electrónico.

Paso 1: crear una hoja de cálculo con detalles del destinatario

Antes de comenzar, diríjase a Google.com/Sheets, cree una nueva hoja de cálculo e ingrese los detalles de sus destinatarios en filas debidamente etiquetadas. Comience con Nombre, Apellido y Correo electrónico. Puede poner en campos como Dirección o cualquier otra cosa relacionada con su trabajo.

Una vez hecho esto, cierre la pestaña y comencemos a trabajar en el correo electrónico real.

Paso 2: Instalar el complemento Merge By MailChimp

Vaya a Google.com/Docs, cree un nuevo documento, asígnele el nombre que desee, diríjase a Complementos -> Obtener complementos y busque Fusionar por MailChimp. Descargue el complemento y espere unos segundos para que se instale.

Paso 3: crea el cuerpo del correo electrónico

Aquí es donde haces lo que tienes que hacer. Google Docs tiene muchas plantillas y complementos para crear diseños de página atractivos. Insertar gráficos, imágenes y otros elementos multimedia también es bastante fácil.

Paso 4: fusionar el correo

Una vez que el cuerpo del correo electrónico esté listo, vaya a Complementos -> Combinar por MailChimp -> Enviar correo electrónico. Esto activará una ventana emergente que explica los pasos que debe seguir antes de poder enviar el correo electrónico.

Ahora, desde el selector, seleccione la hoja de cálculo que creamos en el paso 1.

Verá una barra lateral emergente con los datos de su hoja de cálculo analizados y procesados.

Ya sabe cuáles son las filas de encabezado, cuáles son los encabezados y, lo que es más importante, qué fila contiene el correo electrónico. Por supuesto, puede cambiar los detalles si lo desea.

Paso 5: Personalizar la combinación de correspondencia

Como se trata de una "combinación de correspondencia" y no solo una correspondencia masiva, puede hacer cosas como agregar los nombres de la parte receptora en la parte superior o en cualquier parte del documento que desee.

Para hacer esto, haga clic en el botón Combinar etiquetas de la barra lateral. Esto generará una etiqueta para cada fila.

Ahora seleccione en qué parte del documento desea insertar los datos correspondientes y haga clic en el botón de etiqueta (por ejemplo, Nombre). Haga esto para todos los elementos necesarios.

Paso 6: ingrese la información del remitente y envíela

En la pestaña de información del correo electrónico, ingrese el nombre del remitente, el correo electrónico del remitente, el asunto del correo electrónico y el nombre y la dirección de la empresa en el pie de página.

Haga clic en Enviar correo electrónico y su correo electrónico masivo personalizado está en camino. Fácil, ¿no?

Ahora que se ha enviado el correo electrónico, puede realizar un seguimiento del progreso y ver cuántos de ellos se abrieron desde la opción Informes en la sección Complementos. Con este complemento, puede enviar hasta 6000 correos electrónicos al mes. Además, a medida que utiliza los servicios de una compañía establecida de boletines para enviar el correo electrónico, contará con un enlace "Cancelar suscripción" y un logotipo de MailChimp en la parte inferior.