Cómo usar la herramienta de comentarios en ms excel para agregar notas

En el pasado hemos hablado de colaborar en documentos compartidos. La ventaja obvia es que todos los usuarios están en la misma página y tienen la misma comprensión de los cambios que otros hacen en el documento. Luego, nos enfocamos en MS Word y observamos dos herramientas: Comentarios y Seguimiento de cambios. Hoy discutiremos y exploraremos utilizando la herramienta Comentarios en MS Excel que hace más o menos el mismo trabajo.

Consejo interesante: También puede aprender cómo crear una lista desplegable (lista de validación) en los libros de trabajo de MS Excel.

Bueno, además de usar los comentarios como una nota de colaborador, puede encontrar su uso para tomar notas al margen, especificar restricciones de celda, etc. Depende de usted cómo hacer que esta función sea útil. Y mientras elaboramos esto, es posible que desee probar algunas cosas. Entonces, abra la herramienta MS Excel y vaya a la pestaña Revisar. Echa un vistazo a la sección de Comentarios debajo.

Siempre que desee definir un comentario en cualquier celda, hágalo seleccionar. Luego haga clic derecho sobre él y seleccione la opción que dice Insertar comentario.

Cuando lo haga, aparecerá un pequeño cuadro de texto que apuntará hacia la celda seleccionada. Puede completar los comentarios en este cuadro.

Si ha notado que el cuadro de comentarios también especifica el nombre del creador / editor de comentarios (que funciona como un identificador). Además, una celda que se ha comentado se marca con un triángulo rojo en la parte superior derecha de la celda.

Una vez que se ha creado un comentario, aumenta la opción de clic derecho en esa celda. Los nuevos que se abren son Editar comentario, Eliminar comentario y Mostrar / Ocultar comentario; de los cuales, los dos primeros tienen los significados obvios.

Mostrar / Ocultar comentario se puede usar para anclar / desanclar el comentario para estar siempre en la parte superior. Cuando se muestra, el cuadro de comentarios siempre aparecerá incluso si está trabajando con una celda diferente. Cuando está oculto, pasa al fondo. La imagen muestra un ejemplo mixto (encendido y apagado) de comentarios en los estados Mostrar y Ocultar.

Si lo desea, puede usar la herramienta de cinta para Mostrar / Ocultar todos los comentarios para realizar una acción colectiva al respecto. Eso significa que todas las celdas comentadas estarían en estado Mostrar u Ocultar colectivamente.

Nota: Los comentarios se pueden crear solo para una celda a la vez. Si selecciona varias celdas y luego inserta un comentario, la herramienta lo decepcionará. Sin embargo, no se le impedirá crear un comentario duplicado en otro lugar.

Conclusión

Personalmente, encuentro el uso de esta función en muchos lugares de mi documentación diaria. Y estoy seguro de que también lo encontrará útil en algún sentido. Entonces, la próxima vez que desee agregar instrucciones a una hoja de cálculo, sabrá qué hacer.